JazzIT Excel
Listas de Precios
Natural Software
JazzIT - Herramienta de Importación
Manual del Usuario
Natural
Software – Av. de Mayo 650 Piso 2 - Buenos Aires – Republica Argentina - Tel.
(5411) 4342-8858
Importante
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Índice
2. Convertir otros formatos a EXCEL
(XLS)
4. Maestros que puede importar JazzIT
5. Datos de artículos/productos que
Importa JazzIT
6. Columnas para la carga de productos.
8. Ejemplo de cómo armar una planilla
correctamente
9. Solapas intervinientes en la
importación de Precios
10. Importación de Listas con
Artículos y Precios
12. Reprocesando mis propios precios
13. Planillas NO compatibles con
JazzIT Excel
14. Diferentes formas de aumentar
precios
15. Formulas de Excel que serán de
ayuda
17. Anexo Importar Clientes y
Proveedores
19. Anexo Importar Transportistas,
Rubros y Marcas
20. Recomendaciones al utilizar Jazz
22. Requerimientos Hardware y Software
23. Tipos de Jazz (Nuestros Productos)
Jazz Comercio – Punto de Venta
Jazz Office – Gestión para Pymes
Jazz Stock – Control de Inventarios
Dr. Contable Software Financiero
Contable
Jazz Contable MultiEmpresa (Permite
enlace con Gestión Jazz Office)
Jazz Abonos – Generación de facturas
mensuales
Jazz Fácil – Sus clientes podrán
pagar las facturas en Pago Fácil
Próximamente Software de Gestión de
Restaurantes y Bares
Próximamente Software de Gestión
Hotelera
JazzIT Excel – Listas de precios
Jazz Pedidos – Automatización de
Pedidos
1. Introducción
JazzIT es una herramienta que permite importar datos de Microsoft Excel a Jazz. Esta interfase, evita que realicemos cargas manuales de artículos, rubros, marcas, saldos de stock y cuenta corriente, clientes y proveedores a Jazz, procesando los mismos en forma automática (ahorrándonos mucho tiempo en el ingreso de datos). Es un programa que realiza un vuelco masivo de datos (migración) a Jazz Office.
Es común, el uso repetitivo de JazzIT Excel para la importación de listas de precios, porque los proveedores envían las nuevas listas con precios actualizados o bien porque decidimos comprar otra gama de productos a un nuevo proveedor y es por ello que debemos procesar la nueva lista.
En el caso de Clientes, Proveedores, Marcas y Rubros, generalmente se utiliza JazzIT para una única migración, ya sea porque dejamos de utilizar un sistema viejo para comenzar a utilizar Jazz, o bien porque hasta el momento usábamos una Planilla Excel (por ejemplo para manejar la agenda de Clientes) y ahora lo vamos a administrar con Jazz. Por lo que esta migración se realizara una sola vez, dando inicio al uso del sistema.
Esta aplicación es muy útil para comenzar a trabajar con Jazz, ya que muchas veces trabajamos con Planillas Excel y seria tedioso tener que pasar dato por dato al nuevo sistema, sobretodo cuando trabajamos con listas de Precios de mas de 10.000 artículos o tenemos miles de clientes ya ingresados en una planilla.
Una vez ingresados los Productos, Precios y Clientes en Jazz Office, podremos por ejemplo, facturar.
Si la versión de Jazz Office (Access) que utilizamos es para redes, debemos cerrar dicho programa en todas las PCs y ejecutar JazzIT Excel desde el Servidor. En Mysql no hay inconvenientes, ya que se puede utilizar desde cualquier PC.
2. Convertir otros formatos a EXCEL (XLS)
JazzIT interpreta solo archivos Microsoft Excel, por lo que si usted tiene los datos en otro formato (TXT, DBF, MDB, DOC) debe migrar los mismos a Excel
Este proceso muchas veces es tan simple como hacer Clic derecho sobre el archivo correspondiente dentro del explorador, Seleccionar Abrir Con…-> Microsoft Excel.
Y su archivo con extensión TXT se abre en formato Excel.
Luego Ingrese al menú Archivo y seleccionar Guardar Como…
Libro de Microsoft Excel
Y ya tenemos la Solución!
Actualmente varios
proveedores envían las listas de precios en PDF, existen conversores gratuitos
en Internet que permiten pasarlos a XLS. Busque en Google PDF to XLS.
3.
Acceso a JazzIt
Para acceder al sistema, hacer click en Herramientas è
JazzIT- importación de datos.
Nos abrirá una ventana principal con las opciones de importación.
4. Maestros que puede importar JazzIT
Esta
posibilidad dependerá de la versión de JazzIT que usted posee
- Artículos (Listas de Precios)
- Clientes
- Proveedores
- Libros de I.V.A. Ventas Histórico
- Libros de I.V.A. Compras Histórico
- Facturas de Compra
- Facturas de Venta
- Pedidos
- Rubros y Subrubros
- Marcas
- Transportistas
- Cambiar Códigos de productos
- Inactivar productos
- Eliminar productos
Nota: La funcionalidad
más utilizada por los usuarios de JazzIT, es la importación de Listas de
Precios, ya que no solo permite cargar nuevos productos, sino que, cada vez que
nuestro proveedor nos envía cambios, se pueden actualizar los precios.
Las demás funciones
que posee JazzIT (importar clientes, proveedores, etc), son herramientas
utilizadas por nuestros técnicos, para migrar los datos de su sistema
viejo/planilla a Jazz Office, por lo que en ese caso no posee mucho sentido
capacitarse en ellas, ya que las utilizaría solo una vez.
5. Datos de artículos/productos que Importa JazzIT
- Código del producto
- Descripción
- Costo Estándar
- Costo de Lista
- Costo de ultima compra
- Código de barras
- Stock
- Ajuste de Stock
- Stock Mínimo y Máximo
- Punto de Pedido
- Ganancia
- Precios de Venta *1
- Proveedores *2
- IVA *3
- Rubro y SubRubro *4
- Marcas *5
*1 Agrega los precios de una lista de precios previamente creada (ver Jazz Office - Manual del usuario. ver “Listas de precios”)
*2 Para ello debe estar creado con anterioridad por el proveedor (cito Jazz Office -Manual del usuario. ver “Proveedores”)
*3 Para que sea cargado automáticamente por JazzIT debemos previamente establecer en parámetros generales del menú herramientas que tipo de IVA llevan estos productos (cito en Jazz Office -Manual del usuario, ver “productos”)
*4 Para ello deben estar creados con anterioridad el Rubro y Subrubro.
*5 Para ello las marcas deben de estar creadas.
6. Columnas para la carga de productos.
Para realizar el proceso debemos dar un formato específico a la planilla de Excel donde se encuentra la información a ser exportada, para hacerlo tendremos en cuenta los siguientes conceptos:
- Los datos requeridos deben estar cargados desde la primera fila y columna (A1).
- Cabe destacar que un mismo campo podría invocarse de 2 formas, como en el caso de CostoLista y CostoEstandar
- La planilla no puede tener otros datos que no sean los debajo enumerados, y no pueden llamarse de otra manera de la aquí establecida
Productos
"Código"
"Descripción"
"CostoEstandar"
"CostoLista"
"CostoEstandarMoneda"
"CostoUltCompra"
"CodBarras"
"Proveedor"
"ProveedorNombre"
"PrecioVenta: COD" (COD = Código de Lista en Jazz)
"PrecioMoneda"
"CodRubro"
"Rubro"
"CodSubRubro"
"SubRubro"
"IVAVentas"
"IVACompras"
"Existencias"
"Stock"
"Marca"
"CodMarca"
"CantidadBulto"
"StockMinimo"
"StockMaximo"
"PuntoPedido"
"Ganancia"
"Obs"
“FechaEdicion”
CAMPOS OBLIGATORIOS
Código: Debajo de él, estarán todos los códigos de los productos. JazzIT interpreta fácilmente este código:
- Si no lo encuentra registrado en Jazz Office, crea un nuevo artículo.
- Si lo encuentra, actualiza sus datos, incluyendo el precio y los demás campos que le pasemos en la planilla.
En el caso de no cargar códigos en el XLS, el programa le asignará el último número cargado + 1, si la planilla contiene códigos repetidos, JazzIT aceptará como válido al primero, lo ingresara y luego actualizara con los valores de los registros siguientes.
Por lo que al procesar la planilla anterior, solo queda registrado un único articulo con el código AA28 y le asigna el Nombre REMERA URUGUAY.
Tener en cuenta que si se pretende procesar una lista mas de una vez, como por ejemplo para actualizar los precios, la misma debe de tener los códigos previamente asignados, ya que Jazz en el caso de no tener asociado un código, generaría en cada proceso un código automático diferente, generando dos artículos diferentes con el mismo nombre.
Para trabajar con DESCRIPCIONES UNICAS la columna código no debe contener codificaciones, o sea debe de estar en BLANCO y hay que seleccionar la opción Búsqueda por Descripción.
Descripción: Debajo de él estarán los nombres de los productos.
CAMPOS OPCIONALES
CodBarras: Podremos cargar
los códigos de barra desde
CodRubro: Podremos cargar
los Rubros desde
Rubro: Nombres de los
Rubros desde
CodSubRubro: Nombres de los SubRubros desde la planilla Excel. Si los Subrubros no están codificados, simplemente dejar este campo sin información en sus registros (líneas).
SubRubro: Nombres de los
SubRubros desde la planilla Excel. Si los subrubros ya poseen su codificación,
no hace falta especificar este campo
IVAVentas: Se podrá ingresar el valor del IVA Ventas para cada Articulo, suponiendo que los productos a ingresar posean el 21% de iva en la columna habría que poner 21
Asegúrese de definir en el ABM de Impuesto si el mismo es de Compras o de Ventas.
IVACompras: Se podrá ingresar el valor del IVA Compras para cada Articulo, suponiendo que los productos a ingresar posean el 10,5% de IVA en la columna habría que poner 10,5
Inactivo: Desde acá se ingresara si el producto se encuentra
activo o inactivo, lo que implica que el producto no participara de varios
reportes. Los ingresos posibles para este campo son: "S",
"SI", "YES", "Y", "VERDADERO",
"TRUE”. Cualquier otro valor lo pone como Activo.
AjustedeStock: Esta
columna se llenara en el caso que deseáramos ajustar el stock que tenemos
actualmente, en el caso de querer que el stock disminuya, debemos escribir el
número en negativo. Ej.: -10. Si queremos adicionar cantidades al Stock actual,
simplemente reflejar la cantidad Ej.: 25
Stock o Existencias: A diferencia de AjustedeStock, directamente se asigna el stock físico a dicho artículo. O sea si cargamos Stock 20, y actualmente teníamos 7, Jazz hará una entrada interna de Stock por 13 unidades reflejando las 20 indicadas en la planilla a procesar con el JazzIT. Por lo que si ponemos en el Excel Stock 4, hace una salida interna de Stock por 3 unidades (calculando que tenia 7, para llegar a 4, automáticamente restamos 3)
Si actualmente el sistema posee
stock, Jazz se ocupará de generar el remito de entrada o salida, según sea
necesario.
CostoEstandar o CostoLista: Si se encuentran valores en esta columna se los asignará al campo Costo Estándar/Lista de la solapa productos en la pantalla productos de Jazz.
CostoUltCompra: Los valores que se encuentren en esta
columna serán agregados al campo Costo Ultima Compra de la solapa Productos en
Productos de Jazz.
DescuentoProveedorHabitual: En el caso que nuestro proveedor nos haga un descuento habitual esta es la columna donde debemos cargarlo (Permite ganancias combinadas).
CodigoProductoProveedor:
En esta columna podemos anotar el código interno que le da nuestro proveedor a
sus productos para así agilizar en el momento de realizar una orden de compra.
Ganancia: Aquí se anotará cual es el porcentaje de ganancia que queremos aplicarle a los productos (pueden ser ganancias combinadas).
Marca: Aquí irá la marca a la cual pertenecen los productos.
CodMarca: Aquí ira el código de la marca a la
cual pertenecen los productos.
CantidadBulto: Aquí iría la cantidad de productos que vienen por bulto.
Unidad: Aquí va la unidad de medida. Ejemplo m, metros, litros, lit, Kg., gramo, etc.
Foto: Aquí se coloca la ruta y el nombre de la imagen del producto. Ejemplo C:\misimagenes\sistemaJazz\imagen000748.jpg.
"CostoListaMoneda"
"CostoRealMoneda"
"CostoCalculadoMoneda"
"ComisionPorcentaje" '
"ComisionMonto"
"DescuentoRecargo" Aquí va el porcentaje de descuento o recargo del producto
"DR" Aquí se indica si es Descuento o Recargo con D o R
"CodCategoria"
"CategoriaNombre"
"NroSerie"
"CostoReal"
"PrecioSugeridoVenta"
"PesoPorBulto"
"Despacho"
"ExistenciasDespacho" Aquí se coloca el stock de despacho para el producto
"ManejaDespachos" Aquí se coloca una letra S si maneja despacho el producto
Habitual: Aquí se pone una letra S si el proveedor es el habitual.
Proveedor:
A- Asignar un único proveedor para toda la lista
El proveedor deberá estar previamente cargado en Jazz Office. Solo debemos seleccionar el proveedor desde una de las opciones de JazzIT
JazzIT asociará automáticamente a todos los productos de la planilla el proveedor previamente seleccionado. Este es el caso mas utilizado, ya que siempre la planilla que nos envíe el proveedor será de un único proveedor.
B- Cargar distintos proveedores en una planilla.
Generalmente esto se utiliza para migrar artículos de una base actual (sistema o planilla XLS) para comenzar a trabajar con Jazz. Por lo que en ese caso si pudieran haber varios proveedores en la misma planilla.
Podremos hacerlo de dos maneras (B1 y B2).
B1- Esta manera es para proveedores previamente cargados en Jazz: para hacerlo debemos crear una columna que se llame “Proveedor”, y debajo de ella cargaremos los códigos de proveedores correspondientes de cada producto.
B2- Esta forma es para proveedores que no se han creado previamente en Jazz. Para utilizar este método, debemos crear dos columnas consecutivas en la planilla, una que diga “Proveedor” y otra que diga “ProveedorNombre”, la primera con el código, y la segunda con el nombre del proveedor, debajo de estas columnas, cargaremos los datos correspondientes, haciendo coincidir en cada fila el código y el nombre del proveedor según corresponda. Este campo no es requerido obligatoriamente.
Cumpliendo con estos requisitos JazzIT asociará el proveedor correspondiente a cada producto.
PrecioVenta: Este campo no
es obligatorio. Esta columna contendrá los precios de venta de los productos,
para que JazzIT asocie estos precios
a una lista de precios debemos escribir la columna el “PrecioVenta” “:” “Codigodelalistadeprecios” Ej.
Suponiendo que la lista de precios minorista tenga el código “min.” la cabecera
será la siguiente “PrecioVenta:min” . Este campo no es requerido
obligatoriamente.
Para conocer cual es el código de las listas que utilizamos, ingresar en Jazz Office menú Ventas->Precios->Listas de Precios
Lo más común es utilizar una
Lista “General”, que posee el código “
Por lo que la columna en JazzIT debería llamarse de la siguiente forma
PRECIOVENTA: 1
PrecioMoneda: Asociará la lista de precios, y sus precios de venta a una moneda, esta podrán ser pesos, dólares, o euros. Este campo por si solo no hace nada, debe estar acompañado de la columna PrecioVenta.
Para realizar este proceso, debemos escribir los datos de la siguiente manera:
“PrecioMoneda” “:” “Codigodelalistadeprecios” Ej. Suponiendo que nuestra lista se llame mayorista, y su código sea “may”, lo escribiremos de la siguiente manera, “PrecioMoneda: may”, esta columna la podremos poner a la derecha o a la izquierda de la columna PrecioVenta indiferentemente.
Las maneras de la que podemos escribir estas tres monedas son las siguientes:
Pesos: "$", "Pesos", "Peso", ""
Dólares: "US$", "USS", "USD", "U$D", "Dólares", "Dólar", "Dólares", "Dólar"
Euros: "€", "Euros", "Euro"
Cualquier
otra cosa se considera Pesos.
PuntoPedido: En esta columna anotaremos la cantidad mínima a la que
queremos que se genere el punto de pedido de cada artículo.
StockMinimo y StockMaximo: En estas dos columnas anotamos el rango de stock con el que nos queremos manejar.
FechaEdicion; Con esta columna podemos filtrar por fechas dentro del mismo Excel. Solo se procesaran los campos que entren en el filtro seleccionado en la solapa “General”.
Un caso de uso seria, si tenemos una gran Lista de Precios y solo deseamos actualizar los registros que tienen en el campo “FechaEdicion” un valor superior a cierta fecha. Evitando así procesar registros que no cumplan con dicha condición.
FIN
Es indispensable poner la palabra FIN debajo del último dato de la columna Código. FIN no es una columna, es un valor que va debajo del ultimo Código.
Esto nos da la posibilidad de procesar planillas que tengan renglones vacíos o libres.
7. Notas Importantes
- Las columnas pueden estar en cualquier orden.
- Si no deseo procesar una Columna simplemente elimino su titulo
- Los nombres de las columnas van sin “ ” (comillas) y sin subrayar.
- Antes de cerrar Excel para hacer la exportación a Jazz, debemos poner activa la hoja en la cual se encuentra la planilla y guardar los cambios
- Los precios de venta incluyen o no el IVA, dependiendo de la lista de precios que utilicemos (en Jazz Office se define si la lista incluye IVA). Para verificar esto ir a Jazz Office menú Ventas->Precios->Listas de Precios
- Para conocer si los precios de costo incluyen o no el IVA, abra la solapa precios de cualquier Producto dentro de Jazz Office y vera reflejada dicha información junto a cada uno de los costos.
- Recomendamos conocer Excel en profundidad, ya que nos será de gran utilidad para realizar formulas y cálculos con nuestras listas de precios. En determinados casos, es recomendable realizar formulas en Excel y subir los valores finales, respecto a los costos y los precios de venta. Logrando así, aprovechar la gran funcionalidad de Excel en el manejo de números.
- Como JazzIT procesa muchos registros de precios, es conveniente hacer un backup antes de procesar, para poder volver atrás en el caso de procesar planillas por error o no obtener los resultados deseados.
- Haga una prueba antes de comenzar a trabajar con grandes listas. Arme una lista de ejemplo con 2 o 3 productos y procésela, para luego verificar si obtiene el resultado deseado. Esto le responderá muchas dudas y le permitirá ajustar las listas a su modo de trabajar.
- Con JazzIT se pueden procesar los Costos, Ganancias y Precios de Venta (y varios ítems referentes al precio de un producto), pero recomendamos en un principio hacer los correspondientes cálculos en Excel y solo procesar con JazzIT los precio de ventas (que puede ser una única columna resultado final de un cálculo entre varias celdas). Aprovechando así la principal característica de Excel que es el manejo de formulas y cálculos. Una vez que logremos ser usuarios expertos de JazzIT, podremos ir viendo temas relacionados con la rentabilidad o la comparativa de costos entre proveedores.
- Si existen diferencias de tipos de campo en el Excel (por ejemplo, en una misma columna datos numéricos y alfanuméricos), JazzIT puede malinterpretar los mismos, para evitar esto, es conveniente concatenar el símbolo “>” (Mayor) en los campos Código, CostoLista y PrecioVenta. Utilice la función CONCATENAR de Excel que explicamos en este mismo manual.
Ejemplo: CODIGO
>00001
>AD45
8. Ejemplo de cómo armar una planilla correctamente
Así es como posiblemente nuestros proveedores nos envían la planilla de productos.
Antes:
En la siguiente planilla (ya configurada), aparecerán los mismos datos que se encuentran en el Excel anterior, pero además agregamos el precio de venta(haciendo una formula a partir del costo) y el proveedor (en este ejemplo nuestro proveedor es “Ferresur”, el mismo debe de estar creado en Jazz como proveedor, y el código que le hallamos asignado allí debe ser el que incluiremos en la planilla (la ultima versión de JazzIT Excel permite seleccionar el proveedor actual, desde una lista desplegable).
Después:
Nota: Al grafico anterior falta incluir la palabra FIN debajo del ultimo CODIGO
*En Excel 2007, se recomienda guardar el archivo como libro 97-2003
9. Solapas intervinientes en la importación de Precios
SOLAPA GENERAL
Comúnmente trabajaremos en esta solapa.
Opciones
Agregar a la descripción del producto el nombre del proveedor
Este dato podría ayudarnos en las futuras búsquedas del artículo, ya que se cargara como parte de la descripción del artículo.
Actualizar el costo de Lista en %
Muchas veces se puede optar por realizar formulas en el Excel y directamente subir los valores finales, respecto a los costos y los precios de venta. También es posible asignar un valor en este campo.
Siempre realice pruebas con pocos registros, para verificar si los resultados obtenidos son los deseados. Por ejemplo utilice 5 registros de prueba.
Incluir el siguiente prefijo en el código del producto
Esta opción ofrece solución a productos que no necesariamente son del mismo proveedor, pero podrían duplicar su codificación, porque justamente provienen de diferentes proveedores. También ayudara en futuras búsquedas en Jazz Office, ya que podríamos listar los productos que comiencen con el código ZZ. En ese caso Jazz mostrara ZZ01 ZZ02 ZZ03, etc.
JazzIT propone automáticamente utilizar el código del proveedor como Prefijo. Usted podrá modificar manualmente dicho valor.
Como ya mencionamos, esta opción permite identificar los productos de un proveedor con un prefijo. Ahora bien, si por error proceso los productos del proveedor “Distribuidora Charcas” con una “C” delante (prefijo) de su código y luego vuelvo a procesar la lista, sin marcar dicha opción de prefijo, entonces vamos a experimentar los siguientes resultados.
Ejemplo: El proveedor nos envía una lista con los siguientes artículos.
Código Descripción CostoLista
00001 Coca Cola
00002 Coca Cola 11/2 litros $6
00003 Coca Cola
Si proceso con el Prefijo voy a obtener los siguientes artículos
C00001 Coca Cola
C00002 Coca Cola 11/2 litros $6
C00003 Coca Cola
Si vuelvo a procesar y olvido de marcar el prefijo, mi base quedara así (se duplicaran)
C00001 Coca Cola
C00002 Coca Cola 11/2 litros $6
C00003 Coca Cola
00001 Coca Cola
00002 Coca Cola 11/2 litros $6
00003 Coca Cola
Asignar el siguiente proveedor a los productos de la planilla
En el caso de migrar los productos de un sistema actual, no hace falta seleccionar esta opción, ya que la misma podría contener varios proveedores, pero si la lista es brindada por un único proveedor (como será el manejo habitual), se le asigna esa característica a los artículos intervinientes.
El proveedor habitual, se genera a partir de que nuestros productos pueden tener muchos proveedores. Uno de ellos es el habitual y los demás son alternativos.
No agregar nuevos productos. Solo
actualizar los existentes
Esta opción nos permite procesar solo los productos que deseo trabajar, sin importar que el proveedor ofrezca muchos mas en su gran lista de precios.
Antes de procesar por primera vez los artículos de ese proveedor, se eliminan del Excel los productos que no utilizo. Al procesar con JazzIT por primera vez, incorporara a Jazz Office todos los productos de la planilla (Como se eliminaron los que no utilizamos, esos no se cargaran). La siguiente vez que nuestro proveedor actualice los precios, vamos a seleccionar esta opción para no agregar nuevos productos y solo actualizar los existentes. Esta opción configura JazzIT a modo UPDATE (Actualización) y no sumara los productos que no compramos a ese proveedor.
Para tener en Cuenta!
Es muy relevante estar atento a la selección de opciones antes de procesar JazzIT Excel. Ya que si por error, olvido de tildar esta marca, se agregarían cientos de productos no deseados a nuestra base de datos (ensuciando la misma) y si no tenemos un backup de hace un minuto atrás, no es posible volver atrás dicha carga!
Todos los procesos masivos son una excelente herramienta, pero mal utilizados pueden causar un gran desastre en nuestro sistema.
Siempre recomendamos realizar backup antes de procesar JazzIT, hacer pruebas pequeñas y luego de procesar toda una lista completa, verificar si los resultados son los esperados, caso contrario vuelvo al backup previamente realizado.
Búsquedas
A-Por Código B-Por Código y Descripción C-Por Descripción
A-Por Código
JazzIT busca únicamente por el código del producto
B-Por Código y Descripción
Si no encuentra por Código, busca por
C-Por Descripción
JazzIT busca únicamente por la descripción del producto
Esto se utiliza para planillas sin código, donde JazzIT auto numera los códigos
Para ello igualmente se debe incorporar la columna código sin necesidad de indicar un código en particular.
D-Por el código que el proveedor le da a los artículos
Esta opción se puede utilizar desde la siguiente solapa “Código de Producto de Proveedor” e inhabilita las anteriormente mencionadas.
Los precios de la
última compra son Sin IVA
Tildar esta opción si deseamos trabajar con IVA incluido (en el precio ultima compra)
Los precios son por
bulto
Esta modalidad se utiliza cuando compramos artículos por bulto y el precio unitario se calcula dividiendo el precio del bulto por la cantidad de unidades de cada bulto.
Es necesario que el producto tenga asignada la cantidad por bulto, se puede utilizar la columna cabecera “CantidadBulto” de JazzIT para tal fin.
Si los productos ya tienen la cantidad por bulto asignada, no es necesario utilizar la cabecera, solo bastara con utilizar la tilde. Cabe destacar que manualmente se puede cargar dicho campo en el ABM de Productos y Servicios, solapa Stock.
Si desea obtener mas información sobre el uso del campo bultos, por favor diríjase al manual de Jazz Office y lea la sección donde se detalla el uso de la solapa Stock del ABM de Productos.
No crear el producto
si el código esta vacío
Esta opción se utiliza, ya que predeterminadamente, si JazzIT encuentra Descripción con un código vacío, crea el artículo incorporando un código automático.
Nota Importante
Es claro que utilizar JazzIT lleva su tiempo de aprendizaje, pero mas tiempo insume cargar manualmente 5000 artículos.
Con el uso frecuente de la herramienta, usted procesara sus listas con mayor rapidez. Tenga en cuenta que si el proveedor envía solo 10 o 20 artículos, quizás sea más fácil ingresarlos manualmente.
SOLAPA CÓDIGO DE
PRODUCTO DEL PROVEEDOR
Permite actualizar precios y costo, procesando la lista de precios por el código del producto del proveedor. Tenga en cuenta que cada vez que el proveedor nos envíe su Lista, utilizara sus propios códigos.
Para poder utilizar esta opción debemos tomar una Lista del Proveedor con sus códigos y cargamos otra columna con nuestros códigos
O viceversa, a partir de una lista propia, agrego una columna con los códigos de producto del proveedor
CODIGO CODIGOPRODUCTOPROVEEDOR
Pasos a seguir:
A – Enlace de nuestro Código con el Código de Producto del Proveedor
Esto se puede realizar manualmente en la solapa Proveedor del ABM de Productos de Jazz Office o bien utilizando los 2 campos mencionados procesándolos con la primer solapa General de JazzIT
B – Proceso la lista de mi proveedor utilizando sus códigos, con la solapa Código Producto Proveedor como se detalla a continuación (teniendo la relación hecha, de ahora en mas siempre se utiliza esta solapa)
Si ud ya tiene ingresado los productos deberá relacionarlos con el código de su proveedor para:
- Poder procesar su lista de precios y actualizar los costos (o el precio de venta si ya pasa el Excel con los cálculos realizados)
- Cargar las facturas de compras por el mismo código del proveedor
C-Si usted activa que el Costo Calculado se Calcule partiendo del CostoLista, entonces parametrice el sistema para que al cargar las facturas de compras, estas impacten sobre dicho código para actualizar sus precios
D-Tenga en cuenta que si el proveedor no es el habitual no se registrara la modificación del precio en la solapa precios, solo cambiara en la solapa proveedores permitiéndome realizar un comparativo de precios
Los campos son CODIGO (este es el propio) y CODIGOPRODUCTOPROVEEDOR
Hay que tener el código propio y el del proveedor, solo la primera vez que se procesa una lista, para que JazzIT entienda que el código del proveedor corresponde al código propio (es decir, hace el enlace entre los códigos). Luego cuando reprocesamos las listas de los proveedores, solo necesitamos indicar el código del proveedor porque Jazz ya sabe a que código propio corresponde o en caso de que la lista sea de un solo proveedor podemos elegirlo en el combo desplegable y ponerlo como habitual con el tilde en caso de que no lo sea.
Aclaración:
Los productos tienen que tener su código de producto del proveedor cargado para que JazzIT pueda hacer el enlace de los mismos. Si no están los podemos cargar usando el encabezado CODIGOPRODUCTOPROVEEDOR y procesar la lista estando en la primer solapa “General”.
Si en la lista hay algún producto nuevo (que no encuentra el código de producto del proveedor dentro de la base de datos) se generara un archivo Excel con estos mismos para poder completar los datos restantes y darlos de alta en la solapa “General”.
Es posible asignar manualmente el Código de Producto Proveedor, desde la solapa Proveedores de cada artículo en el ABM de Productos y Servicios de Jazz Office. Como así también el costo y descuento de cada proveedor, permitiendo su posterior comparativo por CostoReal (Costo de Lista - Descuento).
Esto también facilita la carga rápida de facturas de compra, ya que obviamente las facturas enviadas por nuestros proveedores se imprimen sus códigos y no los nuestros. De esta forma evitaremos las búsquedas de artículos por descripción.
Muchos usuarios utilizan el código del proveedor como código propio, solucionando así esta problemática.
Nota: Existe una funcionalidad dentro del ABM de productos de Jazz Office, que permite unificar artículos que se ingresaron duplicados porque en Jazz IT se los proceso 2 veces (una con código propio y otra con código del proveedor).
SOLAPA AYUDA
Nomenclatura de cada uno de los campos.
10. Importación de Listas con Artículos y Precios
Una vez configurada la planilla
buscaremos al programa JazzIT desde Herramientas
èJazzIT
Una vez que encontramos la carpeta haremos doble clic en el archivo JazzIT.exe, al hacerlo aparecerá la siguiente pantalla (depende de la versión de JazzIT que usted adquirió)
PASO I
Para importar artículos o actualizar nuestras listas de precios, seleccionaremos la opción 1 (Deseo importar Productos y Listas de Precios).
Se podrá elegir empresa y sucursal (en el caso de tener varias).
PASO II
Seleccionaremos las opciones que nos resulten de interés, y el archivo Excel correspondiente haciendo clic en el botón que se encuentra a la derecha del campo Archivo, al hacerlo aparecerá una pantalla donde podrá seleccionar dicho archivo:
Seleccione el archivo correspondiente y haga clic en Abrir.
Se desplegara una pantalla donde seleccionaremos la hoja de la planilla en cuestión y automáticamente volveremos a la anterior pantalla en la cual haremos un clic en Comenzar. (Recuerde que los libros de Excel, pueden poseer múltiples hojas).
Por Ej. En este caso la hoja de la planilla a importar se llama ARTÍCULO.
Si la lista posee mas de 5000 artículos y su PC no es muy rápida, tenga en cuenta que la operación puede demorar varios minutos.
Recomendamos ejecutar este proceso fuera del horario laboral y luego chequear si los resultados obtenidos son los esperados, caso contrario, vuelva a cargar el Backup que debe hacer antes de procesar las listas con JazzIT.
PASO III
Click en Comenzar
Mientras se ejecuta la carga de productos, podemos observar que aparece una barra de proceso, donde se informa el porcentaje actual de la carga.
En promedio, el proceso se demora en una máquina común, unos cinco minutos por cada mil artículos aproximadamente, este proceso se dará por finalizado, si y sólo si, aparece el siguiente cartel:
Al finalizar JazzIT recomienda compactar la base de datos, eliminando información temporal del proceso. Recomendamos realizar la compactación haciendo Clic en SI.
Si usted posee MySQL como base de datos, no hace falta que realice el proceso.
Al pulsar sobre el SI accederemos a la siguiente pantalla
JazzIT solicita una última confirmación para Compactar la base
El siguiente cartel, informa que el proceso fue exitoso
11. Unir productos
Muchas veces procesamos diferentes planillas de diferentes proveedores
Por lo que podríamos encontrarnos con un mismo producto que en determinadas ocasiones me lo ofrece el proveedor A, en otras el proveedor B y en algunas otras el C
Como nosotros procesamos con el JazzIT todas las listas completas, para poder diferenciar esto, el JazzIT me permite trabajar con la solapa de Código Producto Proveedor. Sin embargo, la primera vez q proceso una lista de un proveedor, todo recae sobre el Código del Articulo y el Código Producto Proveedor no se utiliza
Lo que implica que podríamos procesar 3 listas de proveedores diferentes y me va a generar por ejemplo el artículo triplicado con descripciones diferentes (similares), pero en realidad es el mismo articulo!!!
- Coca Diet
- Coca Cola
- Coca - coca cola 1500 descart
Por lo que desde el ABM
de Productos se puede correr la siguiente función que me UNIFICA todos los
artículos similares y me crea un único articulo, con múltiples proveedores
12. Reprocesando mis propios precios
Es posible procesar mis propios precios.
Si nos resulta cómodo realizar cuentas o modificaciones de precios en un Excel:
Podríamos generar un Excel desde Jazz (automáticamente con las cabeceras necesarias para JazzIT)
Luego editamos el Excel cambiando los valores que necesitemos, ya sea manualmente, usando formulas o funciones masivas como el Reemplazar (utilizando todo el potencial de Excel)
Luego importamos a Jazz Office dicha planilla con JazzIT
O sea, extraer los precios que ya tengo cargados en Jazz Office, generar una planilla con los mismos. Hacer los cambios que deseo en dicho Excel (aumentos, formulas, porcentajes, etc.) Y volver a subir con JazzIT dicha planilla
Digamos que a JazzIT Excel no le interesa si estoy procesando una planilla de un proveedor o es mi propia planilla.
Pasos a Seguir
1-Exporto mis artículos de Jazz Office a Excel
Menú ->Productos->Listado de Precios
Menú ->Productos->Productos para JazzIT
2-Modifico
3-Vuelvo a subir las modificaciones realizadas con JazzIT a Jazz Office
4-Consulto las precios en Jazz Office
Como lo indica la siguiente secuencia.
- Jazz Office →
- Excel →
- Cambio precios en Excel →
- JazzIT →
- Jazz Office
13. Planillas NO compatibles con JazzIT Excel
El siguiente Excel NO podrá ser procesado.
Esta planilla es fácil de entender para el Ojo Humano, pero no para la computadora. Ya que hay registros vacíos o que no corresponden con exactitud a cada uno de los datos.
Si el usuario acomoda la siguiente planilla, para que cumpla con el estándar requerido por JazzIT, la misma podrá ser procesada. Pero cabe destacar que quizá sea muy tedioso tener que cambiar toda la disposición de columnas, mover datos y realizar formulas, para tener una planilla más o menos ordenada para que pueda ser interpretada con JazzIT
En estos casos se recomienda evaluar la posibilidad de realizar una carga manual de dicha Lista de Precios. Si hablamos de miles de registros trataremos de buscar la forma de procesarlo con JazzIT, pero si son 100 registros nos convendrá realizar una carga manual de productos y precios, ya que perderemos más tiempo si adaptáramos la planilla.
14. Diferentes formas de aumentar precios
Dentro de Jazz existen diferentes formas de administrar los precios.
Justamente por eso conviene utilizar una u otra forma según nuestra necesidad.
A-Si necesito cambiar los costos o precios de venta de uno, dos o tres artículos, podremos cambiarlos de forma individual en el maestro de productos de Jazz Office, o bien desde el menú Ventas-> Precios, donde encontraremos varios métodos.
B-Si un proveedor nos aumenta todos los artículos en un 5%
Disminuye el precio del
bronce en un 3%
Para todas las gaseosas nos aumenta $2
A la marca FIAT le disminuye %8
En todos estos casos se puede utilizar
C-Ahora si
nuestro proveedor nos envía una lista donde cada articulo de forma individual
aumenta o disminuye sin un determinado patrón (como los mencionados en el
ejemplo B donde utilizamos
NOTA: Si usted desea incorporar rápidamente productos que su proveedor NO le envía en una lista de precios (ya sea en Excel u otro formato digital), usted mismo podría generar su propia lista de precios en Excel y procesarla con JazzIT incorporando rápidamente todos esos artículos. Utilizando Excel para hacer cálculos, copiar nombres de artículos similares o realizar formulas para la generación de precios de venta.
IMPORTANTE: Aunque JazzIT permite procesar Costos, Ganancias, Descuentos y Precios de venta, en un principio, hasta que usted se ponga hábil con la herramienta, sugerimos hacer todos los cálculos intermedios en Excel, para solo procesar el Precio de Venta con JazzIT. (Aprovechando todo el potencial de Microsoft Excel en el calculo de precios con formulas).
15. Formulas de Excel que serán de ayuda
Recomendamos al usuario, conocer el uso de las siguientes
formulas de Excel, ya que serán de mucha ayuda, para dar formato a
Para conocer su modo de uso, acceder a Excel e ingresar al menú Insertar -> Función.
=CONCATENAR
La misma permite unificar 2 o mas celdas de texto
En este ej. en la celda C2 se unificara el contenido de las celdas B2 y C2 (las comillas son utilizadas para dejar un espacio blanco entre las palabras CANDADO y 40MM)
Sin el blanco quedaría CANDADO40MM
=SI
=TEXTO
=VALOR
=IZQUIERDA
=DERECHA
=SUMA
=BUSCARV
=PROMEDIO
16. Problemas de Formatos
Es muy común que alguna columna
de precios no ingrese a Jazz. Generalmente esto se debe a problemas en el
formato de
Detallamos a continuación dos posible soluciones
Solución 1
Una solución podría ser abrir una nueva planilla Excel, seleccionar la totalidad de las columnas y convertirlas a formato texto desde el Menú Formato -> Celdas
Entonces pegar el contenido completo de la planilla original, sobre la nueva planilla
Por ultimo convertir a formato Número todas las columnas correspondientes a Precios.
Luego grabar la planilla y procesarla con JazzIT
Solución 2
Recomendamos
realizar el siguiente procedimiento si una de las columnas numéricas (precios)
de
Excel. Convertir números almacenados como texto a
números
A-Una celda a la vez
- En el
menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación,
en
2. Asegúrese de que estén activadas las casillas de verificación Habilitar comprobación de errores en segundo plano y Número almacenado como texto.
3. Seleccione una celda con un indicador de error de color verde en la esquina superior izquierda.
4.
Junto a la celda, haga clic en el botón que aparece 
y,
a continuación, haga clic en Convertir en número.
B-Corrección de un rango de celdas con problemas de formatos en los
Números
Si usted desea realizar cálculos con Excel y tiene inconvenientes en
las formulas, realice los siguientes pasos en dicha planilla
- En una celda vacía, escriba el número 1.
- Seleccione la celda y en el menú Edición, haga clic en Copiar.
- Seleccione el rango de números almacenados como texto que desee convertir.
- En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.
- En Operación, haga clic en Multiplicar.
- Haga clic en Aceptar.
- Elimine el contenido de la celda introducido en el primer paso.
Nota Algunos programas contables muestran los valores
negativos con el signo menos (-) a la derecha del valor. Para convertir las
cadenas de texto a valores, debe devolver todos los caracteres de la cadena de
texto salvo el situado más a la derecha (signo de negación) y multiplicar el
resultado por -1. Por ejemplo, si el valor de
|
Datos |
Fórmula |
|
156- |
=IZQUIERDA(A2,LARGO(A2)-1)*-1 |
Selección de pocos Productos de una gran lista
1- Editar la lista del proveedor y eliminar los productos que no le compro o bien copiar a una nueva planilla los productos que si compro (esto depende de la cantidad de ítems, si son menos los que compro o los que no)
2- Proceso la lista con Jazz IT para que crear los productos
3- La próxima vez que necesite reprocesar la misma lista del proveedor, no tengo que eliminar los ítems del Excel, sino tildar la opción del JazzIT (No agregar nuevos productos. Solo actualizar los existentes en Jazz). Si me olvido de esto, puedo generar productos innecesarios en mi base de datos).
El campo prefijo se puede utilizar, para que no se superpongan los códigos de este proveedor con los códigos de otro proveedor
Ejemplo
PROVEEDOR A PROVEEDOR B
COD 1 CANDADO COD 1 ABRAZADERA
Si utilizamos prefijos, el candado va a tener código A1 y la abrazadera B1
Solución 3
Códigos con el signo '>'
Como prefijo cuando la columna contiene códigos numéricos y alfanuméricos mezclados. Eso funciona para el campo CODIGO como para CODIGOPRODUCTOPROVEEDOR, CODRUBRO, etc. para todas las columnas que hagan referencia a un código.
Dicho símbolo se puede adicionar manualmente o con la formula CONCATENAR de EXCEL.
17. Anexo Importar Clientes y Proveedores
Columnas para la carga de Clientes y Proveedores.
- Código
- Nombre
·
Domicilio
- CP
- Localidad
- Telefono
- Celular
- TelLaboral
- Fax
- Contacto
- email
- Obs
- Vendedor
- VendedorNombre
- LimiteCredito
- TipoIVA
- CUIT
- IdProvincia
- IdVendedor
- DomicilioDeposito
- WWW
- SaldoInicial
- IIBB
- DescuentoHabitual
- Categoria
- Actividad
- Categoria
- País
- Zona
- ZonaNombre
Codificación de los Tipos de IVA en
Clientes/Proveedores
Mayúsculas y minúsculas es indistinto
Responsable Inscripto -> RI / I / INSC
Consumidor Final -> CF / Consumidor final / F / Final
/ Cons Final / Cons / C
Exento -> Responsable Exento / Exento / Ex / E
Monotributista -> Monotributista / Monotributo / MT /
M / Mono / Monotri / Mon
Sujeto No Categorizado -> Sujnocateg / Sujeto no
categorizado / No categorizado / NC / Nocat
Detalle de las Columnas
Código: Requerido siempre. Debajo de él estarán todos los códigos de los Clientes o Proveedores. En el caso de no existir código el programa le asignará el último número cargado mas uno, si se llega a encontrar códigos repetidos aceptará como válido al primero, y a todos los demás los eliminará y les asignara código tal como si nunca lo hubieran tenido.
Nombre: En esta columna se anotarán el Nombre o Razón Social de nuestros Clientes o Proveedores.
Domicilio: Aquí se anota
la dirección.
CP: Aquí se anota el
Código Postal.
Localidad: Aquí se anota
la localidad.
Telefono: Aquí se anota el
teléfono.
Celular: Aquí se anota el
teléfono Celular.
TelLaboral: Aquí se anota
el teléfono laboral.
Fax: Aquí se anota el
número de Fax.
Email: En estos campos se anotan los respectivos datos de Clientes o Proveedores.
Contacto: En este campo se anota el nombre del contacto que tenemos ya sea Cliente o Proveedor.
Obs: Aquí se anotan las
observaciones adicionales al cliente o proveedor.
Vendedor: Aquí se anota el
código del Vendedor Asignado para el cliente.
VendedorNombre: Aquí se anota el nombre del Vendedor Asignado para el cliente.
LimiteCredito: Aquí se
anota el límite de crédito del que dispone el cliente.
[NombreCampo]: Estos campos se agregan cuando se
tienen Campos Adicionales o Comodines creados en el cliente. Entre corchetes se coloca el nombre que el
usuario le dio al nuevo campo adicional. No hay límite para la cantidad de
campos adicionales a utilizar.
TipoIVA: Categoría de IVA
La pantalla a completar es sencilla, ya que lo único que hay que hacer es seleccionar la planilla Excel a procesar y su correspondiente hoja.
Proveedores, posee una pantalla similar a
clientes.
18. Anexo Importar Pedidos
Se pueden
tomar pedidos cargados en un archivo de Excel o en un CSV
Columnas en archivo de Excel
NUMERO: numero del pedido
FECHA: fecha del pedido
CODIGOCLIENTE: código del cliente (alfanumérico
10 caracteres)
CLIENTENOMBRE
VENDEDOR: código del vendedor (alfanumérico
6 caracteres)
VENDEDORNOMBRE
CODIGOPRODUCTO: código del producto
(alfanumérico 15 caracteres)
CANTIDAD
PRECIO
MONEDA: numérico 1=pesos 2=dólares
3=euros
ESTADO: numérico, por defecto queda
en cero
Importar
solo los artículos con cantidades positivas
Esta nueva opción permite tomar los pedidos de
los clientes generados en un archivo de Excel e importarlos a Jazz pero tomando
en cuenta solamente los artículos que posean cantidad mayor a cero.
La utilidad es que se le puede enviar a
nuestros cliente la lista de precios completa en Excel, el cliente puede tipear
en ese mismo archivo la cantidad que desea pedir solo en los artículos que le
interesa, y devolver el archivo completo para que sean procesados solo los
artículos con cantidad y generado el pedido correspondiente en Jazz.
Ingresamos a JazzIT, vamos a importación de
Pedidos
Tildamos la opción para incluir solamente los
artículos con cantidades
Este es un ejemplo
del archivo de Excel que puede utilizarse
Importar desde
archivo CSV
Ejemplo de
archivo a importar:
"1","34","88060","2","2","122.2","0","0","1","","",""
"1","34","376","1","2","","222.3","0","","1","",""
"1","34","86100","1","2","","222","0","1","","",""
"2","132","86101","1","2","","333","0","1","","",""
"2","132","86104","2","2","","444","0","1","","",""
"3","134","88070","10","2","","222.22","0","1","","",""
Estructura del
archivo CSV
o
Campos
§
Numero Pedido
§
Código
de Cliente
§
Código de
Producto
§
Cantidad
§
Código de
Vendedor
§
Precio
Unitario
§
Tipo de
comprobante (No se usa)
§
Descuento
producto (% descuento del producto)
§
Código Lista
de precios
§
Deposito
(No se
§
Observaciones
del comprobante
§
Descripción
del producto
§
Sin
cargo (No se usa)
§
Condición
de venta 0 =
Contado efectivo, 1 = Medios de Pago, 2 = Cuenta Corriente, 3 = Tarjeta, 4 =
Cheque, 5 = Ticket, 6 = Deposito / Transferencia
o Comportamiento
de JazzIT al leer el archivo
§
Las
extensiones de archivo que se buscan son TXT, CSV, ODB
§
Cada
dato debe ir en el orden que se indica más abajo, separado por coma.
§
Cada
renglón del archivo es un ítem del pedido
§
En cada
renglón se indica el numero de pedido, un mismo archivo puede incluir mas de un
pedido a importar
§
Los
archivos a importar no deben tener encabezado de columna
§
En caso
de no existir en Jazz el Código de Cliente, Producto, Vendedor o Lista de
Precios se indicará en un mensaje el número de línea del archivo con problemas
y no se importara ningún pedido. Para que los pedidos sean ingresados todas las
validaciones deben ser correctas.
§
Los
campos que no se usan deben indicarse como “”
§
Los
campos que tienen importes deben indicarse con la coma (,) como separador
decimal. Si existe un punto (.) se reemplazara por coma. No usar separador de
miles.
§
Precio
unitario: Si es cero trae el de lista, convierte a moneda corriente
§
Lista de
precios: Si el precio es 0 toma el valor de la lista, sino prioriza el precio
indicado en el archivo. En un mismo pedido se pueden indicar diferentes listas
para los productos.
§
Descripción
del Producto: Si se deja vacío ‘’ se asume la descripción definida en el
producto.
19. Anexo Importar Transportistas, Rubros y Marcas
Estos son
todos los nombres de campos necesarios para poder migrar Transportistas, Rubros
y Marcas
Transportistas
/ Expresos
- Código
- Nombre
- Teléfono
- Localidad
- Domicilio
- CUIT
Rubros /
Subrubros
- Código
- Descripción
- Referencia (se usa cuando es un
subrubro aquí se indica el código del rubro al que pertenece)
Marcas
- Código
- Descripción
20. Recomendaciones al utilizar Jazz
- Recomendamos ZIP Drives o CDs para realizar backup
(copias de seguridad).
- Uso de resolución de pantalla 800 x 600 o
superior en el monitor.
- Tomarse algunos días para practicar con Jazz,
cargue datos ficticios con el fin de evacuar sus inquietudes. Ingrese
movimientos u operaciones
habituales a modo de prueba, los mismos podrán eliminarse para su
posterior carga real.
- Lea el Manual del Usuario y reproduzca los videos
(películas) que vienen incluidos en CD Original de Jazz, lograra un rápido
manejo del sistema y conocerá la mejor forma de utilización del software.
- Es recomendable que
- Recomendamos estudiar Microsoft Excel en
profundidad, ya que todos los informes de Jazz Contable exportan a Excel,
por lo que con esta herramienta podremos generar estadísticos, gráficos,
realizar búsquedas y filtros.
- Los cortes de energía
pueden dañar
- Las variaciones de Tensión y los Cortes de Energía Eléctrica
producen en su computadora:
- Pérdidas de datos almacenados en Disco Duro y RAM.
- Daños en CPU y en Circuitos.
- Problemas de software.
UPS (Sistema de Energía Ininterrumpida con respaldo por baterías)
para computadoras, impresoras, fax, centrales telefónicas, sistemas de
seguridad, cajas registradoras y otros.
21. Terminología
Entidad: Llamamos entidad a cualquier ente/objeto del sistema, como por ejemplo: Cliente, Proveedor, Rubro, etc.
ABM: Alta Baja
Modificaciones. Es la abreviación más utilizada en toda
Registro: Conjunto de datos correspondientes a un objeto. Por ejemplo: un registro de Clientes contiene el nombre, la dirección, el teléfono y demás datos del cliente.
Menú: Lista desplegable que contiene opciones para acceder a diferentes lugares del Programa.
Baja: “Dar de Baja” Eliminar una entidad o dato
Formulario: Pantalla del sistema
JOF: Iniciales de Jazz Office
Base de Datos: Lugar donde se almacenan todos los datos del sistema. Ejemplo, Nombre del Cliente, dirección, teléfono, facturas, etc.
Es responsabilidad del usuario realizar backup diarios de resguardo de información. Ya que en el caso de tener problemas con el equipo o PC (errores de disco, virus, etc), el sistema podrá recuperarse por medio del CD original, pero toda la información contenida dentro de la base de datos podría perderse.
Usuario: Persona que utiliza el sistema
22. Requerimientos Hardware y Software
Requerimientos Mínimos
256 MB de Memoria RAM
400 MB de espacio libre en el disco
rígido
Lectora de CD
Windows 95 o superior
Resolución de Pantalla 800x600
Monitor Color 14’’
Antivirus
Recomendamos
PC Pentium IV
2 GB de Memoria RAM
50 GB de espacio libre en el disco rígido
Lectora/Grabadora de DVDs (Backup)
Windows 2000 / XP
Resolución de Pantalla 1024x768
Monitor Color 17’’
Antivirus
UPS y Estabilizador de Energía
PenDrive para Backups
Internet Banda Ancha
Si trabaja en Red (Servidor Dedicado)
Nota:
En todos los casos, es importante destacar que
23. Tipos de Jazz (Nuestros Productos)
Jazz Comercio – Punto de Venta
Presupuestos, Pedidos, Remitos, Devoluciones
Facturación Compras y Ventas (artículos y servicios)
Notas de Crédito/Debito
Descuentos y recargos
Clientes y Proveedores
Control automático de Stock
Caja automática y manual
Registro de pagos y cobros Cheques, Tarjetas, Ticket o Contado
Formulario de Factura Remito, definible por el usuario
IVA Compras - Ventas
Múltiples listas de precios (manuales y automáticas)
Comparativo de precios por proveedor
Comisiones de los vendedores
Retenciones y Percepciones
Identificación de los productos con Códigos de Barras
Lectura de etiquetas de balanzas electrónicas
Backup (Copias de seguridad) automáticos
Factura y Calcula m3
Multimonedas, precios en dólares y facturar en pesos a una determinada
cotización
Fiscal (Administra un controlador fiscal homologado por
Exporta datos a Excel, Word, texto y otros formatos
Envía presupuestos por mail
Envía todos los informes por mail
Actualiza proveedor, marca, rubro, precios y descuentos en forma masiva
Genera pagina web (html) con nuestra lista de precios (se pueden poner
fotos!)
Genera pedido automático a partir de las faltantes de stock
Genera pedidos automáticos a partir de faltantes en pedidos del cliente
Jazz Office – Gestión para Pymes
Incluye Jazz Comercio
Multi Empresa - Multi Sucursal/Local/Deposito
Cuentas Corrientes (pagos y cobranzas)
Bancos (Administrar cuentas bancarias)
Registro de Depósitos y Transferencias
Generación de facturas “E” para Exportación
Login (Seguridad de usuario, podrá definir quien tiene acceso a cada
pantalla)
Impresión de Códigos de Barra (etiquetas)
Producción / Promociones (Armado de productos y promociones, stock de
insumos)
Control de Números de Serie
Financiación, Planes y Cuotas
Garantías de los artículos/servicios
Jazz Office
con MySQL
Jazz viene en su versión estándar con Access y en caso de ser necesario
se puede migrar de base de datos a MySql sin perder la información actual,
siendo esto transparente para el usuario, que notara un gran incremento en la
velocidad del soft.
-Administra grandes volúmenes de datos
-Mejora notablemente la velocidad del sistema
-Posibilidad de acceder online por Internet
-Este robusto motor de base de datos brinda estabilidad sobre toda su información
-Es compatible con Jazz Office para Redes
-Ideal para consultas de precios rápidas
-Es para manejo de pymes y puntos de venta exigentes
-Permite el trabajo en paralelo de muchas PCs con Jazz
MySQL se utiliza en portales tan importantes como Youtube, Wikipedia o Facebook,
lo que nos hace ver el gran potencial de este motor de bases de datos.
Jazz Stock – Control de Inventarios
Facturación Ventas (artículos y servicios)
Descuentos y recargos
Clientes
Control automático de Stock
Contado Efectivo
Múltiples listas de precios (manuales y automáticas)
Identificación de los productos con Códigos de Barras
Exporta datos a Excel, Word, texto y otros formatos
Envía todos los informes por
mail
Dr. Contable Software Financiero Contable
Software Especial para contadores
Sistema de Gestión Financiera Contable
La más poderosa herramienta Informática Contable para Empresas y Estudios Contables, Optimice Tiempo y esfuerzo
Ideal para Estudios Contables
El sistema tiene como objetivo simplificar el trabajo del Contador
Realiza en Forma Automática el
Mayor, los Balances de Sumas y Saldos e Histórico entre otros.
No solo realiza la contabilidad, sino que también se encarga del trabajo
comercial de las empresas ya que maneja facturas de venta, facturas de compra,
pagos, cobros, administra cuentas corrientes, etc. Es decir, realiza la gestión
comercial de cada empresa basada en la contabilidad.
Realiza automáticamente, mas de 30 informes entre los cuales se
encuentran:
-El Mayor
-Balance General (Sumas y Saldos) // (Histórico)
-IVA Compras y Ventas
-Diarios
-Cuenta Corriente
Es muy importante aclarar que todos estos informes los hace
automáticamente desde los asientos, de manera que el único trabajo del contador
será ingresarlos, es decir: Como el sistema tiene gestión comercial enlazada a
la contable, cada asiento tiene información comercial (como la fecha de la
factura o el tipo de factura). Así, el asiento registra al mismo tiempo: El
libro de IVA, el total de los ingresos brutos a pagar, influye en la cuenta
corriente del cliente o del proveedor, etc.
Plan de cuentas general, Deudores, Proveedores, Registro de Asientos, Pagos,
cobranzas y transferencia en cuentas corrientes, Pagos y cobranzas.
Plan de Cuenta Resumido, para el análisis de
gestión de balances; la posibilidad de definir los datos personales de clientes
y proveedores para agregar datos comerciales a una cuenta contable y, en el
ingreso de todos los comprobantes, se pueden configurar restricciones para que
el usuario que haga la carga de información no cometa errores.
Jazz Contable MultiEmpresa (Permite
enlace con Gestión Jazz Office)
Plan de cuentas
Modelos de asientos Prediseñados
Mayor
Balance
Sumas y saldos
Diario
Ajuste por Inflación
Conversión de monedas
Estado de Resultados
Asientos Agrupados
MODULOS
OPCIONALES A JAZZ OFFICE
Jazz Despachos de Aduana
Despachos de Aduana – Lotes
Posee el detalle de cada uno de sus
importaciones
Lotes de mercadería
En la facturación descarga el producto
identificando el despacho como PEPS (Primero Entrado Primero Salido) o
Selección manual
Jazz Abonos – Generación de facturas mensuales
Ideal empresas de Internet – Servicios y abonos mensuales
Modulo de Facturación
Masiva automática, para facturación recurrente
Facturación de abonos
predefinidos
Jazz Fácil – Sus clientes podrán pagar las facturas en Pago Fácil
Impresión de Facturas
con Código de Barras de Pago Fácil y Rapipago
Imprimir etiquetas de
clientes, para que ellos abonen en las sucursales de Pago Fácil
Administra las
cobranzas informadas por Pago Fácil y Rapipago
Se puede enlazar con Jazz Abonos
Jazz Restaurantes
Próximamente Software de
Gestión de Restaurantes y Bares
Jazz Hoteles
Próximamente Software de
Gestión Hotelera
JazzIT Excel – Listas de precios
Ideal Distribuidor – Ferreterías – Sanitarios – Buloneras - Pinturerías
Actualice en forma automática precios y descuentos de proveedores
Importa datos de Excel a Jazz - Clientes, Proveedores y Listas de Precios
Cargue 10000 artículos con descripción y precio en 20 minutos
Ingrese automáticamente en Jazz, todos los
clientes que tiene en su planilla Excel
JazzIT Excel [Modulo opcional de Jazz Office]
IDEAL PARA…
·
FERRETERIAS × DISTRIBUIDORES × SANITARIOS × BULONERAS ×
PINTURERIAS
JazzIT Excel - Listas de Precios
Actualice
automáticamente las listas de precios y descuentos de sus proveedores
Cargue 10000
artículos con descripción y precio en 10 minutos
JazzIT Excel - FULL
Incluye
JazzIT Excel vs Listas de Precios
Importa
datos de Excel a Jazz
Migre a
Jazz todos los Clientes y Proveedores
Marcas,
Facturas de Compra y Venta, Pedidos, Transportistas que tiene en su planilla
Excel
JazzIT - Transferencias
Para enlazar
periódicamente el Stock, Listas de Precios y las ventas de los locales
Centralizar toda la información en casa central
y que los locales tengan los precios actualizados
Jazz Pedidos – Automatización
de Pedidos
Envío de listas de
precios y catálogos a sus Clientes y Vendedores
Automatiza
Fideliza las compras
de sus Clientes con una herramienta de calculo de precios
Este modulo permite
cargar pedidos desde un pequeño sistema llamado JAZZ PEDIDOS que se encuentra
instalado en clientes y vendedores de un mayorista (Casa Central) que tiene
instalado Jazz Office (JOF) Gestión para Pymes.
Este modulo posee la
funcionalidad de consultar precios y cargar pedidos
Funcionamiento
(pueden verlo en el grafico adjunto)
Casa Central le envía
las listas de precios actualizadas (por medio de un archivo generado por JOF)
Sus clientes /
vendedores le envían los pedidos por mail (JAZZ PEDIDOS genera un archivo con
los pedidos) que podrán ser importados automáticamente a JOF por casa central
Ideal para Mayoristas y Distribuidoras!
Beneficios
Esto beneficia ampliamente
a su usuario ya que evita la carga de los pedidos telefónicos, vía mail y otro
medio que le generan sus clientes
Casa Central (el
mayorista) ahorra tiempo de carga, evita errores en el pedido, evita idas y
vueltas de pedidos que no se especifican correctamente
El usuario de casa
central (Mayorista) tiene actualizado los precios por mail a sus clientes /
vendedores y cuando necesita actualizar fotos, les envía un CD
Los vendedores se
benefician ya que tienen una herramienta ordenada, con todos los precios y las
fotos (Catalogo), es similar a las planillas Excel que por ejemplo les envía un
mayorista de ferretería a sus clientes ferreterías
También JAZZ PEDIDOS
agrega una herramienta adicional, donde el usuario podrá generar sus propios
precios de venta ya q les permitirá ingresar el descuento de su proveedor
(nuestro cliente) y su ganancia, fidelizando así a los usuarios.
Jazz - Servicio
Técnico
Ideal casas de computación, reparación, venta
de Internet, servicio RMA Garantías y cualquier pyme que necesite controlar el
estado de las tareas delegadas
Definición de tipos de ticket (Consulta,
Servicio Técnico, Instalación, Reparaciones, Control de tareas, etc.)
Definición de estados por tipo de ticket, se
define cuantos estados deseemos con cualquier descripción que nos sea más usual
para nuestro rubro. Logrando independizarnos de la cantidad y especificación de
los estados (Según Tipo de Ticket)
Grilla con el Histórico los Estados por
los que paso el TICKETS (fecha, hora y usuario que cambio el estado
Seguimiento de cada equipo, reparación,
diagnostico y presupuesto
Administración de Técnicos / Control de
Histórico de Técnicos del Ticket
Acceso restringido por Técnico a cada etapa de
la reparación
Control por estados en las reparaciones
Informe de comisiones de técnicos filtrando por
la fecha por la cual tubo cierto estado el Ticket, de esta forma pueden
comisionar los técnicos por fecha de Reparación.
Botonera “Anterior” y “Siguiente” para cambios
de estado solo por personal autorizado, esto es un verdadero WORKFLOW de
Estados, ya que si no tenes permisos para saltear de un estado a cualquier
otro, el usuario deberá moverse en una correlación entre los mismos
Stock de Insumos / Exporta datos a Excel, Word,
texto y otros formatos
Control de Fecha de Entrega y Prioridad
Usuario Responsable de
Garantía y Números de Serie / Selección del
proveedor para RMA
Costo, total a cobrar, presupuestos y pedidos
directos / Facturación de Presupuestos
Informes varios, Tipos de Equipos, Equipos por
cliente, Ordenen de Reparación, etc.
Reporte de reparaciones, mano de obra y
componentes utilizados en cada service
Publicidad en Jazz
-La
publicidad en diarios se mira una vez
-Un banner
en Internet se visualiza solo cuando entro a esa web
-Un banner
en un programa de gestión se ve todos los días!
-Su
publicidad será visualizada por el usuario y todos sus clientes
Hemos desarrollado una herramienta
totalmente novedosa para administrar el stock de comercios y empresas.
Jazz Stock se costea con publicidad,
por lo que el usuario final lo obtiene totalmente gratis.
Estamos ofreciendo a los interesados
auspiciar dicho producto que ya cuenta con más de 1200 usuarios y estimamos que
en estos próximos meses se aumentara el uso en un 500% justamente porque este
sistema es totalmente gratis para el usuario final, por lo que a fines del 2009
este sistema estará utilizado por 5000 usuarios
Se entregaran CDs en las próximas
exposiciones!
Este medio es una excelente
oportunidad para usted, ya que diariamente el usuario podrá visualizar su
publicidad, logrando posicionamiento de la marca y accediendo con un solo click
a la web del auspiciante. Donde si su web lo permite se podrían realizar
compras Online.
Target: Comerciantes, Puntos de
Venta, Empresas Pymes Mayoristas y Minoristas
Jazz Stock llega a 1200 usuarios
reales
Proyección: En nuestra web se
producen más de 500 descargas mensuales del producto, por lo que en los
próximos 6 meses estimamos más de 4000 usuarios registrados.
24. Legales
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