Natural
Software
Jazz Sistemas de Gestión
(+5411) 4342-8858
3. Impresión
de Orden de Trabajo
5. Envío
automático de Mails a Clientes
7. Estados
de Ordenes de Trabajo
2. Ordenes de trabajo
Comencemos entonces por la
pantalla principal y sus funciones:
Para acceder a
Desde el menú de Servicio Técnico è
Ordenes
de trabajo
La pantalla principal se
verá entonces de la siguiente manera:
En la captura de pantalla
vemos la ventana de Orden de Trabajo tal
cual aparece apenas abrimos desde la opción indicada anteriormente. Nos
aparecerá una Orden de Trabajo vacía y sin datos. Para poder cargar una Orden
de Trabajo nueva, deberemos utilizar los botones de la barra de herramientas
superior.
El
primero de los botones, entonces, nos servirá para dar de alta una nueva Orden
de trabajo
La pantalla se pondrá color
verde, permitiéndonos comenzar con la carga de datos de
El número de
Luego debemos asignarle el Tipo
de Orden de trabajo, que deberemos dar de alta anteriormente. Como se indica en
dicho punto, el tipo de Ticket u Orden de trabajo determinará también los
estados que se le puedan asignar a
Recomendamos leer el apartado “Tipo de Tickets”.
Ahora veamos los campos a completar:
- Fecha: Fecha de ingreso de Orden de Trabajo
-
Hora: Hora
de ingreso de
- Fecha Entrega: Fecha estipulada para la entrega o finalización de dicha Orden.
-
Código del
cliente: Aquí cargaremos el Cliente al cuál le estamos haciendo
-
Código del
producto: Aquí ingresaremos el producto involucrado en
- Nro Serie: En este cuadro podremos ingresar el número de serie del producto/equipo ingresado. Éste número de serie no está relacionado con los productos que tengamos cargados en Jazz.
- Funciona: Podremos elegir entre Si y No, para indicar si el equipo/producto ingresado se encontraba en funcionamiento o no al ser recibido.
- Medio de Ingreso: el medio por el cual ingresó el producto a la orden de trabajo, puede ser domicilio, salón o teléfono.
- Forma de Entrega: Podremos seleccionar Salón o Domicilio, para que quede asentado si se pasa a buscar o se entrega.
- Responsable: Se puede asignar un usuario del sistema responsable de dicha orden de trabajo.
- Según el cliente: cargamos la información que nos proporciona el cliente sobre el problema por el cual se genera la orden de trabajo.
- Según el técnico: aquí se carga por parte del técnico información de cómo reparo o solucionó la orden de reparación, o que es lo que encontró el técnico sobre el problema.
- Técnico: aquí cargamos el nombre del técnico al cual le fue asignada la orden de trabajo. El Técnico debe estar dado de alta previamente, y al igual que clientes lo podemos dar de alta ahí mismo desde el botón “+”.
-
Presup. Máximo: En
esta opción podremos cargar cual es el monto máximo que el Cliente está
dispuesto a pagar.
-
Costo Real: En
este cuadro podremos cargar el costo real de dicha orden de reparación.
-
Total a Cobrar: Este
campo es el que contendrá el precio que le voy a cobrar al Cliente, y el cuál
el sistema tendrá en cuenta a la hora de generar el presupuesto o el pedido
-
Servicio: Ubicado
debajo de Total a Cobrar, acá seleccionaremos el servicio a realizar (Ej.:
Reparación). Éste servicio debe estar dado de alta desde el ABM de productos y
servicios de Jazz Office. A la vez también es el servicio que usará el sistema
para generar el presupuesto y/o el pedido.
- Históricos de estados: aquí podremos visualizar los diferentes estados por los cuales paso la orden de reparación, ya que una misma orden de reparación puede pasar por diferentes estados.
- Histórico de técnicos: aquí podremos visualizar los diferentes técnicos por los cuales paso la orden de reparación.
- Prioridad: el tipo de prioridad que le asignamos al generar la orden de reparación, puede ser baja, normal, alta.
- Proveedor: Se puede seleccionar el Proveedor al cual pertenece el equipo/producto, en caso de que esté relacionado con una garantía del mismo. RMA.
- Garantía: Si o No, opción para determinar si está dentro de la garantía.
- Contactado: Esta opción nos permite diferenciar a los clientes que contactamos, de los que no fueron contactados.
- Retirar equipo a Domicilio: Otra opción que nos permite indicar en el caso de que se tenga que retirar el equipo al domicilio del cliente.
- Observaciones: El siguiente botón nos permitirá cargar una observación o bien ingresar un mayor detalle del equipo.
-
Cuadro de texto
en blanco: A la derecha poseemos un cuadro de texto en blanco, donde
podremos detallar o agregar más información a
-
Ubicación:
Nos permitirá dar de alta ubicaciones con el botón “+”, para asignarle a
- Estado: Como podremos observar en la imagen debajo podremos seleccionar entre los estados que hayamos dado de alta previamente (ver punto Estados de Tickets), asignándole a la orden de trabajo el estado correspondiente en que se encuentra.
Campos
Adicionales para las Órdenes de Trabajo desde Parámetros
Categorías para Según el Cliente y para Según el Técnico. Esas categorías sirven para definirlas como
texto del mail automático que se envía al cliente y para futuras consultas e
informes que haremos sobre los tickets.
En la solapa de
configurar categorías se agregan las categorías, en categorías se agregan las subcategorías
Una vez hayamos terminado de
cargar los datos necesarios, con el diskette azul de la barra de herramientas
superior, procederemos a cerrar y guardar
En el caso de que no se quiera
guardar nada de lo que hayamos cargado, simplemente procederemos a cancelar
Una vez guardada
Una vez guardada la orden de compra solamente la podremos modificar utilizando el botón de editar de la barra superior de herramientas.
Al utilizar el botón de editar
Es importante destacar que al editar una Orden de Trabajo, podremos reasignar dicha orden a un técnico distinto o bien pasar de un estado a otro. Simplemente deberemos cambiar el técnico asignado a la orden de trabajo o el estado.
Esta información es súper relevante cuando auditamos el trabajo de los técnicos, respecto al trabajo realizado por los mismos.
Es importante mencionar también, que los estados poseerán un orden. Vamos a poner un ejemplo. El estado “A Diagnosticar” será el primero, luego le seguirá “A presupuestar” y luego “Aprobado”.
Al editar una Orden de trabajo podré cambiar al estado siguiente mediante los botones de acceso rápido de estado anterior y siguiente, a la izquierda y derecha respectivamente del estado actual:
El orden de los estados se configurará al dar de altas los mismos. (Ver punto Estado de Tickets)
Otra de las opciones de la barra de herramientas, es la lupa, botón que nos permitirá buscar ordenes de trabajo por distintos filtros. Este botón solo lo podremos utilizar si no hay ninguna orden de compra abierta:
La pantalla de búsqueda se verá de la siguiente manera:
En la parte superior veremos las órdenes de trabajo incluidas dentro de los filtros de búsqueda seleccionados. Por defecto nos traerá todas las órdenes de trabajo del mes en curso.
En el listado podremos ver el número de la orden de trabajo, el estado, Nro de serie, fecha de vencimiento, cliente y observación:
En la parte inferior tendremos los filtros de búsquedas, donde podremos buscar órdenes de trabajo por Cliente, Comprobante (Nro de Orden), Estado, Fecha, NroSerie, Obs, filtro por Campo Adicional, o vencimiento. Simplemente tenemos que seleccionar de la lista el filtro que deseamos utilizar y completar el cuadro de texto con la búsqueda deseada. Luego para confirmar la búsqueda, presionar la lupa:
En este caso nos aparecerán todas las órdenes de trabajo realizadas al cliente “Natural Software”, dentro de la fecha indicada:
También podremos exportar los resultados de la búsqueda a un Excel, mediante el botón indicado debajo:
Al exportar a Excel tendremos que decirle al sistema el nombre del archivo y la ubicación del mismo donde se guardará el archivo exportado.
Una vez ingresado el nombre del archivo y seleccionado la ubicación, grabaremos el archivo con la opción “Guardar”. Luego podremos buscar el archivo en la ubicación seleccionada y abrirlo.
Otra de las opciones de la barra de herramientas son las flechas, con las cuáles podremos ir pasando una a una las órdenes de trabajo o ir directamente a la primera/última.
Con el botón de la puerta marrón indicado debajo, saldremos de la pantalla de órdenes de trabajo:
Para finalizar con los botones de la barra de herramientas, vamos a mostrar el
uso del último de ellos: “Grilla de Órdenes de Trabajo”
Ésta pantalla nos generará una grilla donde podremos ver todas las Órdenes de trabajo al presionar el botón de la lupa. Podremos también tildar la opción de Mostrar detalle del Cliente o último suceso para que nos aparezca en la grilla, que se verá de la siguiente manera:
También podremos seleccionar que nos muestre solamente las Órdenes de Trabajo de un determinado estado:
Al igual que en la búsqueda de Órdenes de Compras, podremos exportar los resultados a un Excel de la misma manera, utilizando el botón correspondiente:
O bien generar un informe en pantalla:
En el informe podremos ver los
siguientes datos, incluidos los días de mora, que nos indicarán si
El informe podrá imprimirse mediante el botón “Imprimir”.
3. Impresión de Orden de Trabajo
Se puede personalizar la impresión de la orden de trabajo desde parámetros Reporte personalizado
Se debe tildar Utiliza la configuración de impresión por coordenadas que nos permitirá parametrizar los campos en la hoja
Desde Herramientas, configuración de impresión de comprobantes
Aquí tendremos la grilla con los campos habilitados y los parámetros de impresión.
Si la primera vez no aparece tendría que acceder como cualquier configuración disponible y seleccionar copiar como ORDEN DE TRABAJO
Preguntara la confirmación
Y nos dará el mensaje que copia
Los campos habilitados para configurar son:
TECNICO_CODIGO
TECNICO_NOMBRE
IMAGEN
NUMERO_ORDEN
DESCRIPCION
CLIENTE_NOMBRE
CLIENTE_DOMICILIO
CONTACTO
CLIENTE_TELEFONO
FECHA_INGRESO
HORA_INGRESO
FECHA_ENTREGA
FUNCIONA
LEYENDA1
LEYENDA2
LEYENDA3
LEYENDA4
SEGUN_CLIENTE_LINEA1
SEGUN_CLIENTE_LINEA2
SEGUN_CLIENTE_LINEA3
SEGUN_CLIENTE_LINEA4
SEGUN_TECNICO_LINEA1
SEGUN_TECNICO_LINEA2
SEGUN_TECNICO_LINEA3
SEGUN_TECNICO_LINEA4
SEGUN_TECNICO_LINEA5
DESCRIPCION_LINEA1
DESCRIPCION_LINEA2
NUMERO_SERIE
OBS
PRESUPUESTO_MAXIMO
CLIENTE_LOCALIDAD
OBSERVACIONES_CLIENTE
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL1
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL2
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL3
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL4
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL5
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL6
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL7
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL8
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL9
COMPROBANTE_CAMPO_ADICIONAL10
LINEA1 hasta LINEA100
RECUADRO_1 hasta RECUADRO_10
4. Generar Presupuesto/Pedido
Una vez cargada y guardada
Para poder utilizar esta opción, primero debemos habilitar la solapa
“Presupuesto/Pedido” para el tipo de ticket a la que corresponda
Nos aparecerá la siguiente ventana, dónde podremos habilitar la opción de presupuestos/pedidos para todas las Órdenes de Trabajo definidas para ese tipo (Tipo de Ticket)
Una vez habilitada la opción con la tilde, tendremos los botones de presupuestos/pedidos como vemos en la imagen debajo.
Presionando
el botón de generar presupuesto, podremos visualizar como se genera
automáticamente el presupuesto con los datos ingresados en el orden de trabajo.
Como dijimos anteriormente, el presupuesto se generará con el servicio
ingresado en
De
la misma manera se generará el pedido, desde el botón Generar Pedido.
Cambio de Estado de
Comprobantes: los estados para
los Presupuestos y Pedidos generados desde Servicio Técnico se definen en la
misma pantalla de Servicio Técnico solapa Parámetros -> Cambio de Estados de
Comprobantes
5. Envío automático de Mails a Clientes
Envía mails al Cliente personalizando el Asunto del mail del mismo modo que se hace
con el Cuerpo
“Casilla de Respuesta”: para que los mails automáticos respondidos por el cliente sean enviados a la casilla allí indicada
En esta pantalla veremos los campos de configuración
Servidor de correo
Puerto de comunicación
Nombre remitente
Email de remitente
Email de respuesta
El cuerpo del mensaje y el Asunto se configura desde Parámetros, tipo de tickets.
En este ejemplo envía al tipo de ticket consulta en el estado a diagnosticar.
Puede enviarse el mail a cada estado del ticket.
.
6. Técnicos
Los técnicos son necesarios para cargar una Orden de Trabajo. El Técnico será el encargado de la reparación o del trabajo de la misma.
Para dar de alta los técnicos, lo haremos desde la opción Servicio Técnico > Técnicos, en la pantalla principal de Jazz Office.
La siguiente pantalla nos permitirá asignarle un código y nombre a cada uno, como también más datos adicionales. Se le puede asignar también un Monto o Porcentaje de Comisión, que luego podremos visualizar en un informe a partir de las Órdenes de Trabajo asignadas a este técnico.
Una vez cargado los datos requeridos y necesarios, con la tilde verde guardaremos dicha información.
Una vez se hayan dado de alta los
técnicos, ya podremos asignarlos dentro de
También podremos dar de alta técnicos desde la misma, como explicamos anteriormente en las Órdenes de Trabajo.
7. Estados de Ordenes de Trabajo
Es importante, como explicamos al principio, dar de alta los Estados con los que trabajaremos.
Los estados de las Órdenes de
Trabajo nos servirán para determinar en que situación se encuentra dicha orden
de trabajo. Así entonces, primero debemos generar los estados posibles en que
Debemos ir entonces a
Parámetros > Estados Órdenes de Reparación
Nos aparecerá la siguiente pantalla para dar de alta los estados.
Los estados deben tener un código
y un nombre. Podemos ingresar el código manualmente o apretar
Con la tilde verde guardaremos dicho estado.
Con el Tacho de basura se pueden eliminar estados ya creados.
8. Tipos de Tickets
Para poder cargar una orden de reparación es necesario que exista al menos un tipo de ticket. El tipo de ticket sirve para diferenciar distintos tipos de Órdenes de reparación. Ésta es una opción más que brinda Jazz para poder categorizar las órdenes de reparación.
Para dar de alta los tipos de tickets debe ir a la opción Parámetros > Tipos de Tickets:
Se mostrará entonces la siguiente pantalla, donde podremos dar de alta los tipos de ticket, así como también definir los estados disponibles para dicho ticket, es decir que puedo dar de alta estados que estén solamente disponibles para un tipo de ticket y para otros no.
Al dar de alta un tipo de Ticket, deberemos asignarle obligatoriamente un código y un nombre. El código podemos escribirlo manualmente o utilizar el botón de la hoja en blanco de la derecha que vemos en la captura de pantalla en la hoja anterior.
Para asignarle los estados disponibles al ticket seleccionado, deberemos usar los botones “+” para agregar, o “x” para eliminar alguno que ya esté seleccionado. Los estados disponibles aparecerán en dicho cuadro de opción, que veremos debajo:
Una vez hayamos terminado de configurar el tipo de ticket, con sus estados disponibles, podremos asignarle el orden de los estados, con las flechas a la derecha, posicionando el primer estado arriba, y el último hacia abajo, en el orden deseado. (Para más información sobre esto, ver Órdenes de Trabajo).
En la definición de
Tipos de Tickets se puede indicar si determinados estados envían un mail a la
casilla del cliente (Primer mail), indicando un cuerpo del mensaje definiendo
variables para indicar el código de cliente, nombre del cliente, nombre del
técnico, numero de ticket, etc..
Con la tilde verde guardaremos lo realizado.
