SISTEMA PARA CODIGOS DE BARRA
IMPRESORAS TERMICAS
CONTROLADOR FISCAL HASAR EPSON
www.NaturalSoftware.com.ar Tel. (011) 4342-8858
Novedades
Esta pantalla aparece por primera vez al ingresar a Jazz, desde la casilla inferior podemos desactivarla.
Si estamos asociados al servicio posventa de Natural Software, cuando recibamos actualizaciones del sistema, obtendremos el detalle de las mismas
Actualmente se han
incorporado las siguientes funcionalidades al sistema
JAZZ compatible con base de datos mySQL
Informe de productos pendientes de entrega
Informe de productos pendientes de recepcion
Informe de Aplicaciones de Comprobante
Informe de Precios por Proveedor (comparativo)
Informe de totales por medio de pago
Informe de cobros por cliente / pagos por proveedor
Informe de Tipo de Documentos
Informe de Documentos
Informe Comisiones de Técnico
Imprimir el informe de Bancos en Excel
Informe Unificado de Movimientos
Informe de Ordenes de Compras Emitidas, y de Remitos de Compras Emitidos
Informe de Bancos: Puede exportarse a Excel
Informe de Pedidos Emitidos, ahora se puede hacer detallado
Informe de Presupuestos Emitidos, ahora se puede hacer detallado
Informe de Unidades Pedidas por Articulo
Informe Ganancia Por Vendedor: Permite seleccionar si el Costo lo toma del Costo de Lista, Ultima Compra o Costo Real
Informe de Clientes que no registran compras en un cierto periodo.
Informe de Sucesos por Estado: Poder ordenar por fecha de vencimiento
Informes de Precios en 4 columnas
Informe Stock Valorizado: Se puede filtrar por Costo Real
Informe de Insumos de Produccion con campo de Stock Actual y de Diferencia.
En
Productos Pendientes de Entrega / Recepcion: Ahora puede filtrarse por número de comprobante y por cliente
Vista de Precios: Se puede cambiar la moneda de todos los productos, masivamente
La barra de titulo ahora muestra también la fecha del EXE
Stock Valorizado: Ahora también se puede calcular por el Costo Real del producto.
Filtro por usuario de creación y por categoría en el informe de clientes
Filtro por usuario en el semáforo de avisos
Facturacion: Descuento por medios de pago
Transferencia de efectivo entre cajas.
Descuentos manuales en F9
Asignar nombres a las cajas
Imprimir números de serie en lugar de código de barras
Exportar pedidos a Excel
Carga Masiva: El campo Descripción es mas grande!
Ordenes de Compra: Se pueden facturar directamente!!
Exportar grilla de Cheques a EXCEL
Cash Flow: Se puede imprimir el grafico
Chequera para controlar números de cheques propios.
Cuenta Corriente de proveedores en Caja
Periodo de ejercicio en jazz, para control en la carga de datos
Poder ver el cheque de tercero al seleccionarlo, en medios de pago
Posibilidad de elegir más de un informe para imprimir (Desde Configuraciones Personalizadas)
Mostrar una columna con recargo por Precio de Lista
En Facturas de Compra, puede elegirse que traiga el precio de última compra del proveedor
Imprimir órdenes de compra con bultos
Generador de Productos con Medida y Talle
Categorías en Clientes
En Carga Rápida de Comprobantes, STOP, no se agrega directo en la grilla.
Se puede elegir la ruta donde se quiere guardar el archivo HTML que genera la caja
Muestra la cantidad en la grilla de productos, en Cobros / Pagos
Posibilidad de borrar Sucesos (incluye permiso en el ACP)
Remitir solo la cantidad disponible, cuando no haya suficiente Stock
Novedades Jazz office 2011
Servicios
Viernes consultas libres, pueden asistir personalmente todo el día a nuestras oficinas!
Productos
Mailing interno para clientes y proveedores (newsletter)
Catalogo de Productos con Fotos
Conexión con un carrito de compras en la web
Doble unidad de medida
Cálculos para facturar productos con m2 y m3
Hojas de ruta para entrega de mercadería
Control de pedidos y o/c por códigos de barra
Gestión de Cupones de Tarjetas (Liquidación)
Transferencia rápida de stock inter sucursal
Conexión con modulo de Facturación Electrónica e Interfase con SIAP
Mercadolibre: Importar clientes de mercadolibre
Generación automática de N/C por ingreso de descuento
NOVEDAD en MODULO JAZZ SERVICE – CONTROL DE TICKET RMA
Tablero de Comando (Indicadores gerenciales). Se ejecuta automáticamente, permitiendo observar estadísticos de control de Pendientes.
De esta forma se puede designar una PC que constantemente nos muestre las tareas Pendientes!
NOVEDAD en MODULO CARRITO DE COMPRAS “CATALOGO WEB con FOTOS”
Catalogo enlazado a Jazz Office, para que sus clientes hagan sus pedidos ONLINE
Stock: Grilla de ordenes de compra automática por stock faltante con evaluación de ultimas ventas “control de pendiente de recepción, entrega y mercadería reservada en deposito”
Ventana emergente con stock actual en el comprobante
Impresiones
Nuevos campos de impresión de comprobantes para imprimir
Comprobantes – presupuestos pedidos remitos facturas (según corresponda)
Actualizar cotización de un comprobante en particular
Estados en comprobantes y definición de cambios por workflow (en compras y ventas)
Carrito de compras para ingreso rápido de artículos al comprobante
Centros de costos/categorías en comprobantes
Pantalla de vuelto para efectivo
Copia de comprobantes
Ventana emergente con calculo de descuento en comprobante
Listas de precios afectadas por descuento por cantidad
Trazabilidad de comprobantes
Trazabilidad de productos
Check en comprobantes (control de pedidos y o/c por códigos de barra)
Formulas de composición de productos
Formulas de composición para producción (productos terminados)
Carga rápida de clientes en comprobantes f12
Precio ultima venta f3
Cálculos para facturar productos con m2 y m3
Ítems predeterminados en los comprobantes (pedidos/facturas prediseñadas)
Videos de capacitación online dentro de la pantalla principal
Búsqueda de comprobantes (presupuestos, pedidos, remitos, facturas)
Columna de estados
Imprimir y exportar a Excel
Grilla con destalle de productos y cantidades (previsualización de los ítems)
Grilla de previsualización de ítems en pedidos de mostrador
Tarjetas
Liquidación y seguimiento de cupones de tarjetas
Estados de cupones
Planes de tarjetas e intereses
Descarga de cantidades
Función ideal para quienes entregan la mercadería por depósito
Nros de serie
Seguimiento y gestión
Informe de números de serie por producto
Impresión de nros de serie junto con el detalle de la factura (sin hoja adicional)
Caja
Cierre de caja a fecha valor (para un mayor control)
Filtro por usuario
Múltiples cajas
Informe de caja con detalle de cuentas bancarias
Informe de caja agrupa total por cuenta de caja
Acp control de permisos
Búsqueda de permisos
Mayor cantidad de permisos
Deshabilitar solapas de abm de productos y clientes
Bloqueos de edición, cancelación y eliminación de comprobantes según usuario, comprobante y estado del mismo
Control de descuentos máximos por usuario
Consulta de precios y stock
Visualización de campos adicionales del artículo
Visualización de una columna de stock por sucursal
Carrito de compras para aumentar la velocidad en la venta
Transferencia rápida de stock por sucursal
Visualización de pendientes de entrega y recepción
Visualización de descarga de cantidades (entregas en depósito)
Interfaces siap
Sirec sired rece citiventas citicompras arib
Transferencias entre bancos
Transferencias de comprobantes entre sucursales
Transferencia de productos entre sucursales
Trasferencias entre cajas
Cheques
Estados de cheques propios
Valorización de cheques en cuenta corriente
Limite de crédito, contempla cheques en cartera
Comparar costos de presupuestos contra precio de venta
Se puede actualizar un remito al facturarlo con los nuevos precios
Iva
Resumen de iva
Nuevos filtros
Invertir n/c entre compras y ventas
Fiscal
Imprimir líneas adicionales en los tickets adicionales epson
Imprimir leyenda legal para rentas en impresores fiscal de pcia de bs as
Productos
Exportar a Excel todos los campos de productos
Comisiones
Nuevas formas de cálculo
Cobros / pagos
Ver forma de pago y aplicaciones desde el cobro/pago
Señas (pagos a cuentas) desde el comprobante
N/c automática por descuentos en cobros
Cobro rápido en efectivo para cta cte
Automatización de aplicación entre comprobantes en cobros pagos
Estados en cobros pagos, para diferenciar una orden de pago / de un pago realizado
Banco
Si concilio bancos y es un mov. De cheque lo coloca automáticamente en estado acreditado
Precios
Comparativo de precios por proveedor (costo real)
Nuevo circuito de descuentos con múltiples combinaciones
Catalogo de productos con precios y fotos
Vista de precios - procesos masivos
Inhabilitar masivamente productos
Costos masivos
Precios de venta masivos
Porcentajes masivos
Rubros masivos
Código de producto de proveedor
Carga masiva de códigos de barra
Limite de crédito
Control de límite de crédito por comprobante y por días de mora
Incluye cheques en cartera y remitos pendientes
Reportes
Nuevo informe de tarjetas y tickets
Mas de 45 informes nuevos
Pedidos por zona por cliente
(símil hoja de ruta para entrega de mercadería)
Cuenta corriente
A) ver detalle
B) solo pendientes
C) saldos
opción para ver cheques en cartera y remitos valorizados
Mas de 250 nuevos parámetros para personalizar el sistema a nuestra medida
Mayor velocidad
Abm de productos
Clientes
Facturación al ingresar los ítems
Cuentas corrientes
Módulos de enlace
*Jazz afip para facturación electrónica online offline
Importación de padrón provincia de bs as
Retenciones iibb bs as
*Facturación electrónica de exportación
*Jazz pedidos, automatización de pedidos para clientes y vendedores
Solución para mayoristas y distribuidoras
*Enlace con winmaker de lepton sistemas
- optimización de cortes de carpintería de madera y aluminio
*Jazz despachos
Despachos con números de serie
Transferencias de productos por despachos y por nro de serie (entre sucursales)
Generación de stock automático por despacho
*Servicio técnico
Nueva grilla de órdenes de trabajo
Estados y teléfono en grilla
Exportación a Excel de la grilla
Reporte personalizado
*Jazz abonos
Liquidación de facturación recurrente
*Jazz rapipago
Grilla con problemas de importación de datos enviados por rapipago y pagofacil
Previsualización de cobros en grilla
*Jazzit excel para importar listas de precios
Filtro por fecha
Importa mayor cantidad de campos
Codigo, descripcion, costolista, costolistamoneda, costorealmoneda, costocalculadomoneda, costoultcompra, codbarras, proveedor
Proveedornombre, precioventa, preciomoneda, codrubro, rubro, codsubrubro, subrubro, ivaventas, ivacompras, existencias, stock,
Ajustedestock, marca, codmarca, cantidadbulto, stockminimo, stockmaximo, puntopedido, comisionporcentaje, comisionmonto, descuentorecargo,
Nroserie, ganancia, obs, descuentoproveedorhabitual, pesoporbulto, codigoproductoproveedor, unidad, despacho, existenciasdespacho
Inactivo, foto, fechaedicion
*Jazz office
Campos adicionales / comodines
Nuevos campos adicionales en comprobantes cabecera e items
Nuevos campos adicionales en productos, clientes y proveedores
LO NUEVO EN JAZZ SERVICIO TECNICO
Se puede elegir un producto y convertirlo directamente en Equipo
Imprime el Teléfono de mi empresa
LO NUEVO EN ACP – Control de Permisos
Permiso para Cotizaciones Emitidas
LO NUEVO EN DESPACHOS DE ADUANA
Se puede sacar el stock de los despachos de dos formas: FIFO o sale primero el que tiene mas stock disponible.
LO NUEVO EN JAZZIT EXCEL
Nuevo campo Inactivo para Productos
Nuevo campo IIBB para Clientes
Importar pedidos desde Excel
Muestra productos agregados y productos modificados al finalizar
Se puede subir el descuento del producto
LO NUEVO EN JAZZ ABONOS: Ahora no es necesario incluir la deuda en las nuevas facturas
LO NUEVO EN CONTABILIDAD
Poder heredar los planes de otro ejercicio
Ahora también generan asientos contables los movimientos de Caja.
NUEVAS IMPRESORAS FISCALES COMPATIBLES CON JAZZ
HASAR SMH/PL-
Nuestros Productos
Aquí se detallan los contenidos de cada tipo de sistema que ofrece Natural Software, desde la casilla inferior podemos desactivarla.
1. Anexo búsquedas
Ejemplos de Filtros en la grilla
Lo que primero que debemos seleccionar es el campo por el cual queremos filtrar.
Por ejemplo Descripción (es una opción que se encuentra debajo de la grilla)
Si escribimos CINTA en el rectángulo inferior y presionamos Enter, Jazz nos mostrara todos los artículos que posean la palabra “cinta” en su descripción, ya sea al principio o al final de la misma.
Si esta fuera la grilla de Clientes, podríamos colocar
Buscar: GONZ
Resultado de la búsqueda
Juan Gonzalez
Pedro Gonzalez Martínez
Gonzalo Arias
Ejemplos de Búsquedas Combinadas
Para una mejor búsqueda se pueden utilizar varias palabras o partes de ellas separadas por un espacio
Buscar: caja made
Resultado de la búsqueda
Caja de Madera de 8mm
Caja de Madera de 10mm
Caja de Madera de 12mm con terminaciones
Caja de Metal y Madera
Selección de un producto
Podemos realizar doble click sobre el mismo o bien seleccionarlo con un click y luego presionar Enter. Esto mostrara en pantalla el dato seleccionado
Botón Buscar Siguiente
El mismo permitirá desplazarse por la grilla hasta la próxima coincidencia
Si tuviéramos los siguientes artículos cargados
1-Cinta 2-Serrucho 3-Martillo 4-Cinta de Embalar 5-Cerámica
Buscar: cinta
Presionamos el botón buscar siguiente y automáticamente se seleccionara el registro ‘1-Cinta’ y si volvemos a presionar el botón buscar siguiente se seleccionara ‘4-Cinta de Embalar’
No filtra la grilla como lo hace el Enter (Botón Buscar), sino que va a la siguiente posición donde se encuentra la palabra a buscar actualmente cargada en la grilla.
F1 y F9 en ambas búsquedas
Es posible utilizar filtros por campos adicionales del articulo, visualizar dichos campos y foto del producto (se habilitan por parámetros).
2. Cotización de Dólar y otras monedas
Desde aquí se establecen las cotizaciones de las monedas, se
accede desde
Se genera un histórico de cotizaciones, si no se ingresa cotización, el sistema toma como valida la ultima cotización ingresada
En el siguiente ejemplo la cotización del Dólar actual es $3,06 pero estamos por ingresar una nueva cotización a $2,99
Informes con valores en moneda extranjera
Determinados informes se ven afectados en sus totales por la utilización de otras monedas que no sean la corriente del país.
Ejemplo: En Argentina la moneda corriente es Pesos, por lo que si facturamos en dólares debemos convertir los informes para poder sumar los totales en una misma moneda.
Para ello se deberá seleccionar la opción de Herramientas -> Parámetros -> Avanzados -> Solapa Impresiones
Opción En los informes convertir los importes a Moneda Corriente
Ejemplo si a fecha 26/11/2008 tengo cargadas 3 facturas
-Factura B por $100
-Factura B por u$s 20
-Factura A por u$s 121
El informe del de totales de facturación se podría visualizar de la siguiente manera.
En cambio si tenemos tildada la opción de convertir todo a la moneda corriente (a la cotización del día), los resultados serian los siguientes.
3. Lectoras de Códigos de Barra
Este tipo de dispositivos simulan automáticamente el ingreso por teclado de los códigos unívocos de los artículos
Jazz office permite generar etiquetas de códigos de barra o bien se recomienda utilizar las etiquetas de códigos que ya vienen con los artículos de fabrica (si es que las tienen)
Generalmente estos periféricos se colocan a la entrada del teclado y este a su vez al lector de códigos de barra. En la mayoría de los casos se enchufan y funcionan sin la necesidad de un software especial.
Desde el menú Herramientas usted puede seleccionar la opción para Facturar rápidamente con dichos códigos de barra.
Recomendamos el uso de lectoras marca Metrologic, ya que son muy confiables
Nota: Recuerde que previamente a facturar, deberá relacionar sus productos con los códigos de barra correspondientes.
Esto lo puede hacer desde el menú Archivo → Productos
4. Configuración
de la Impresora Fiscal
Recomendamos leer detenidamente el documento
sobre Controladores Fiscales contenido dentro del CD original de Jazz.
- Herramientas → Parámetros Generales
→ Impresoras Fiscales
Desde aquí se
debe seleccionar el puerto de conexión
(Generalmente es el “
También deberá seleccionar modelo del
Controlador.
Con o sin concomitancia (imprimir el ticket
ítem a ítem, o bien, todo al final). Recomendamos consultar con AFIP y con su
contador, para conocer cual opción le corresponde (depende del rubro de su
empresa).
“
También podrá configurar para que al salir de
Jazz, el sistema consulte si desea realizar automáticamente un cierre Z.
Para verificar el correcto funcionamiento de
esta configuración, por favor vaya al menú
Ventas →
Controlador Fiscal → Cierre Z
Si el Controlador emite dicho comprobante, la configuración es correcta.
Por ultimo, deberá asignar el modelo del controlador, a la configuración de comprobantes, para identificar que comprobantes son impresos por el controlador. Ejemplo: Facturas A y B
Esto se logra, desde el menú
Herramientas → Configuraciones personalizadas → Facturas de Venta
Luego de seleccionar el comprobante correspondiente, se deberá seleccionar el modelo y la marca del controlador fiscal, como así también podrá seleccionar otros datos, como ser, una lista de precios predefinida o la cantidad de copias a imprimir de la factura / remito.
Para comprobar la impresión de las facturas, imprima un comprobante de ejemplo por un monto de $0,05. Si el ticket / factura (según corresponda) fue impreso con éxito, el controlador fiscal fue correctamente configurado.
Jazz es compatible con varios de los modelos de
Controladores Fiscales Hasar, Epson, Samsung,
Olivetti y NCR (Siempre antes de adquirir uno nuevo controlador, verifique con
nuestros técnicos cual es el mas recomendable. No todos poseen la misma
funcionalidad y no son todos compatibles con sistema).
Importante: Si el controlador fiscal no
responde a la generación del ticket, revise la conexión del cable que lo une
con la PC. Luego apague y encienda el controlador.
Impresoras fiscales homologadas,
compatibles con Jazz
Línea Epson
- EPSON
LX-
- EPSON
FX-
- EPSON
TM-300AF
- EPSON
TM-U220AF
- EPSON
TM-U220AF Hera
- EPSON
TM-U220AF Athena
- EPSON LX-
- EPSON
LX-
Línea Hasar
- HASAR
SMH/P-
- HASAR
SMH/P-
- HASAR
SMH/P-
- HASAR
SMH/P-
- HASAR
SMH/PL-
- HASAR
SMH/P
- HASAR
SMH/PL-
- HASAR
SMH/P-PR4F
- HASAR
SMH/P-PR5F
- HASAR
SMH/P-
- HASAR
SMH/P-
- HASAR
SMH/P-
Línea Olivetti
- Olivetti
- Olivetti
Arjet
Línea NCR
- NCR 2008
- NCR 3140 Compatible con HASAR
- NCR 3140 Compatible con EPSON
PUERTOS
COM
Los puertos COM deben estar bien seteados para comunicarse con las impresoras fiscales.
El seteo es:
BAUDIOS=9600
PARIDAD=N
BITS DE DATOS=8
BITS DE PARO=1
Para chequear como está el puerto hagan lo siguiente:
En CMD tipear MODE COM(y el numero de puerto). En el ejemplo es el puerto 3
Va a arrojar los resultados. En el ejemplo está mal seteado
para ser usado por una impresora fiscal.
Para setearlo debemos tipear lo
siguiente:
MODE COM(puerto) BAUD=9600 PARITY=N
DATA=8 STOP=1
Cada vez que
5. Anexo Campos Adicionales
Jazz posee
campos adicionales en clientes, proveedores, productos, comprobantes e ítems de
comprobantes, lo que significa muchísimas soluciones.
Estos
campos suplen cualquier dato que necesitemos administrar dentro de las
entidades mencionadas. O sea, si el dato no esta en Jazz se crea.
Detallo algunos ejemplos y sus
soluciones
|
RUBRO |
PROBLEMA |
SOLUCION
con CAMPO ADICIONAL |
|
METALURGICA
|
Deseo
conocer por que medio publicitario nos contactan los clientes |
(EN
CLIENTES) |
|
DISTRIBUIDORA
|
Necesito
especificar el modo de entrega de la mercadería de los proveedores |
(EN
PROVEEDORES) |
|
COMERCIO |
Nos
interesa saber en que estante se encuentra ubicado cada articulo |
(EN
PRODUCTOS) |
|
FABRICA |
Deseo
especificar el sector de la empresa que solicita la compra |
(EN
COMPROBANTES) |
|
EMPRESA |
Para
control interno, deseo marcar si entregue un ítem en el pedido |
(EN ITEMS
DE COMPROBANTES) |
CAMPOS ADICIONALES EN CLIENTES/PROVEEDORES
Se pueden crear nuevos Campos, para ingresar datos
específicos sobre nuestros Clientes y Proveedores. Por ejemplo:
Marca Preferida: Es bueno conocer las preferencias de
nuestros clientes
Tipo de Contacto: Podría ser una diferenciación entre un
potencial y un cliente actual
Cuadro de Football: Cuanto más conocemos a nuestros
clientes, mas podremos venderle
Color de Pelo: Muy necesario para Negocios como ser una
Peluquería
Referido por: Podríamos tener un estadístico, por donde nos
contacto nuestro cliente (Google, Mercadolibre, Clarín, Revistas, Radio, TV, etc)
CAMPOS ADICIONALES EN ARTICULOS
Se pueden crear Campos (inexistentes en el sistema), que
detallen ciertas características de nuestros Artículos. Por ejemplo:
Ubicación: Datos referentes al lugar donde guardamos dicho
articulo
Estante: Ídem ubicación
Góndola: Ídem ubicación
Color: Puede ser muy útil para locales de indumentaria
Talle: Igualmente tenemos un generador automático de
artículos con talle y color en el menú Archivo
Estampado: Podría ser una característica de algunos de nuestros
productos
CAMPOS ADICIONALES EN
COMPROBANTES
Se pueden utilizar por ejemplo, para crear datos que
consideremos necesarios en nuestros comprobantes:
Lugar de Entrega: Detallar el lugar de entrega del
comprobante.
Camión: Para detallar el transporte utilizado
Nro de Viaje: Si tengo mi propia flota
de camiones o quiero registrar Nro Hoja de Ruta
Chofer: Registro de camionero
Obra: Si vendemos materiales o realizamos construcciones
Contacto: A quien se le debe entregar el comprobante o la
mercadería.
Sector empresa: Si la empresa a la que le facturamos todos
los remitos a fin de mes, nos exige que indiquemos que sector retiro la
mercadería (compras, ventas, adm.)
Centro de Costos: Simil Sector
empresa
Y cualquier otro dato inexistente en el comprobante, es
posible crearlo de esta manera.
6. Anexo Empresa y Sucursal
Jazz es multiempresa/multisucursal, lo que significa que dentro de Jazz puedo administrar varias empresas y sucursales. Esto implica que dentro del sistema puedo tener más de una agrupación de este estilo. Decimos agrupación, ya que por ejemplo yo podría generar una sucursal llamada Sucursal1 y una segunda sucursal llamada Deposito. Digamos que estas son agrupaciones de clientes, precios, productos, etc
Y la empresa es una agrupación de sucursales. Es como si fuera el rubro y Subrubro de los artículos, donde Empresa es como el Rubro y Sucursal el Subrubro
En el pie de la pantalla principal se establece el usuario, la sucursal y la hora actual
Haciendo doble clic sobre la sucursal o con el botón, podremos cambiar de empresa sucursal.
Aquí también se pueden administrar las sucursales, crear nuevas y eliminar las actuales. Tenga mucho cuidado al eliminar una sucursal, porque podría perder todo su contenido (clientes, productos, precios, etc.).
Para crear o ingresar a una sucursal iremos al icono de la barra de herramientas “Cambiar empresa/sucursal”
Cambiar empresa/sucursal.
Al hacerlo aparecerá el siguiente cartelito, el cual, a modo de ejemplo para el manual, ya tiene creada sucursales:
Empresa
Empresa
Sucursales
Cuando hayamos creado alguna sucursal y queramos operar en alguna de ellas, haremos clic sobre tal sucursal y luego en OK.
Si queremos ingresar automáticamente en la misma sucursal cuando entramos al programa seleccionaremos la opción “Ingresar automáticamente en esta empresa o sucursal” una vez seleccionada la misma.
Desde Administrar Empresas/Sucursales accedemos a la siguiente pantalla
Para crear, eliminar o modificar una de sucursal, haremos clic en Administrar Empresas/Sucursales en la pantalla de la página anterior, al hacerlo aparecerá el siguiente cartelito:
Aquí podemos ver, eliminar, o modificar sucursales, lo hacemos seleccionándola y apretando el botón correspondiente(Eliminar Sucursal, Modificar Sucursal).
Para crear una nueva sucursal haremos clic en el botón Agregar Sucursal, al hacerlo aparecerá la siguiente pantalla:
Eligiremos un numero de sucursal, un nombre, y una tecla rápida (opcional), haremos clic en Aceptar, al hacerlo volveremos a la anterior pantalla en la cual debemos hacer clic en el botón OK, y estará creada dicha sucursal.
Si usted crea una nueva empresa, la misma no tendrá ninguna configuración de impresión de comprobantes, lea dicho apartado para conocer la creación o la copia (importación) de los actuales.
7. Anexo Login y Permisos de Usuario
Introducción
El módulo de Login y Seguridad nos permitirá establecer restricciones dentro del sistema a uno o varios usuarios. Por ejemplo, el dueño de un negocio no quiere que sus empleados vean las ganancias que tiene su empresa mediante los informes de ventas, por lo tanto podrá eliminar los permisos para que los mismos no puedan visualizar los citados reportes.
Como administradores nos encontramos habilitados para restringir o habilitar cualquier parte del sistema. Para ello, tenemos que determinar quien o quienes son administradores, empleados, vendedores, etc., como así también, contraseñas, y permisos.
En este documento, enumeramos los pasos a seguir para administrar la seguridad del sistema Jazz.
Nota
Si adquirió Jazz Office. Ingrese al sistema con usuario: SUPERVISOR clave: supervisor
Luego podrá generar nuevos usuarios y claves con el ACP.
Este archivo nos permite ingresar al Control de Permisos del sistema, donde podremos establecer los permisos.
¿Cómo acceder a este archivo ACP.exe?
Hay dos formas de hacerlo, a continuación detallaremos la primera manera.
Desde el menú: Inicio → Programas
→ Natural Software → Control de Permisos
Si no lo encontramos de esta manera iremos a Inicio → Buscar → Archivos o Carpetas, al hacerlo aparecerá la siguiente pantallita, en la cual escribiremos el nombre del archivo que estamos buscando, y luego haremos clic en Buscar ahora
Aquí aparecerá el lugar donde se encuentra el archivo ACP.exe, entonces, tal como lo dice el ejemplo, iremos al disco C, luego a la carpeta Archivos de programa, y dentro de ella buscaremos a la carpeta Jazz
Panel de Control
AL hacer clic sobre el archivo ACP.exe aparecerá el siguiente cartelito pidiéndonos la contraseña para ingresar al Panel de Control o Control de Panel:
Al ingresar la contraseña, aparecerá la pantalla de Panel de Control: Desde aquí crearemos grupos, de ellos usuarios, y asignaremos permisos, o no, entre otros.
Menú Archivo en Panel de Control
Archivo → Cambiar contraseña
Desde aquí podemos cambiar la contraseña para entrar al sistema.
Es de suma importancia que el usuario preste atención en la leyenda de las pantallas para una correcta modificación.
Menú Editar
Como anteriormente se enunció, para dar permisos, debemos crear usuarios, a su vez, estos usuarios deben pertenecer a un grupo determinado previamente creado, tales como supervisores, administradores, vendedores, empleados administrativos, etc. O sea, antes de crear un usuario, debemos haber creado un grupo.
Grupos
Esta pantalla ya tiene creado un grupo, llamado vendedores, el cual se le asignaran determinados permisos. Es importante destacar que los accesos o restricciones son asignados a grupos, no a usuarios, ya que los mismos por el solo hecho de pertenecer a un grupo con permisos determinados, quedan estrechamente ligados a este tipo de ajustes.
Para agregar un nuevo grupo, iremos al botón agregar, y aparecerá la siguiente pantalla:
Para hacerlo le
asignaremos un nombre y haremos clic en aceptar.
Una vez creados todos los grupos necesarios, iremos a cargar los usuarios.
Usuarios
Al hacer clic en Editar, Usuarios, aparecerá la siguiente pantalla, la cual ya tiene cargada usuarios.
Para crear un
nuevo usuario, haremos clic en agregar y aparecerá la pantalla de Agregar
Usuario:
Cargaremos su nombre, una contraseña, y seleccionaremos el grupo al cual pertenece previamente cargado, y en el caso de ser administrador, además de asignarle ese grupo, haremos un tilde en la palabra Administrador, ya que esto determinara que ese usuario pueda acceder a todas las aplicaciones del sistema, ya que puede haber grupos de administradores que no accedan a todo el sistema.
Nota: No olvidar aceptar la aplicación.
Nota: del menú Editar, el botón Permisos esta reservado para uso interno del personal de Natural Software
Establecer Permisos y Restricciones.
Una vez cargados todos los grupos y usuarios, procederemos a dar los permisos correspondientes:
Importante: Si en grupo seleccionamos Administradores no será necesario tildar los permisos ya que el administrador manejara todo el grupo.
Aquí seleccionaremos el grupo al
cual asignaremos permisos o restricciones
Luego tildaremos todos los ítems a los cuales queremos que tengan acceso.
Una vez tildados todos ítems deseados para cada grupo ya se podrá dar por finalizada la carga de permisos.
JAZZ se utiliza para Gestionar los siguientes
Rubros
|
Aberturas Artículos de Limpieza Artículos de pesca Artículos de Seguridad Artículos varios Autopartes y Accesorios Bazares Buloneras Calzados Casas de Música Cerrajerías Comercios Constructoras Contadores Corralón de Materiales Cotillones Distribuidoras Electricidad Electrónica Empresas Agropecuarias Empresas de Servicios Estudios contables Fabricas Ferreterías Fotografía FreeShops |
Hardware e Insumos Herrajes Iluminación Importadoras Imprentas Indumentaria Informática Lencerías Librerías Lubricentros Marroquinerías MaxiKioscos Mayoristas Metalúrgicas Mueblerías Náuticas Pinturerías Polirubros Pymes Reparaciones / Talleres Ropa e Indumentaria Sanitarios Supermercados Venta de Productos Venta de Software Veterinarias |
Con una correcta implementación de la herramienta, usted podrá obtener el máximo rendimiento de Jazz, utilizando las funciones más comunes a su rubro.
Jazz Office permite ocultar la funcionalidad que usted no requiera. Esto se logra con el ACP “Control de Usuarios”.
Ocultando la funcionalidad no correspondiente a su rubro, usted lograra que el personal no cometa errores (solo visualizaran lo que usted les desee mostrar y el sistema será mas sencillo de utilizar).
Por ejemplo una Casa de Informática puede necesitar administrar precios en dólares, el modulo de numero de series y garantías. Si yo administro ese rubro va a ser conveniente que habilite dichas opciones, pero si manejo un Maxikiosko las inhabilito, evitando posibles errores de los usuarios y logrando así obtener un sistema más sencillo, porque ocultamos funcionalidad que nunca utilizaremos.
8. Anexo Ejemplo tipo de Circuito básico de Ventas
Aquí se describen los pasos de los procedimientos a aplicar en el proceso de ventas.-
Estos pasos se resumen en:
Generar un nuevo CLIENTE
Tomar PEDIDO de la venta
Generar un REMITO por la mercadería que retira
Generar FACTURA
Realizar COBROS
Rendir valores de CAJA a administración central CALU
Explicación Básica
Al ingresar al sistema el mismo brinda para seleccionar el usuario y solicitara del mismo la contraseña, dependiendo del nivel proporcionado desde administración central se le brindaran diferentes opciones de trabajo al usuario.-
PANTALLA PRINCIPAL DE ACCESO AL SISTEMA
Como se expuso anteriormente las opciones que se presenten en la pantalla principal estarán acotados por los permisos brindados desde la administración a cada usuario.-
En el caso del ejemplo veremos la pantalla de ENCARGADO de local.-
Desde aquí se maneja la carga de valores y la
transferencia de los mismos a la administración
Sector toma de inventario Sector de carga de mercadería entrante Sector de carga de ventas
En este menú principal tendremos en la pantalla principal lo MAS utilizado durante el día, en el menú desplegable tendremos el resto de las opciones como por ejemplo las NOTAS DE DEBITO o los informes de STOCK.-
Lo mas utilizado será
CAJA,
Desde aquí se podrán visualizar los movimientos de valores del local, en la pantalla principal veremos el efectivo debajo de este veremos el total de los otros valores cobrados (cheques, tarjeta de crédito, transferencias bancarias).-
Los dólares son considerados EFECTIVO y el valor de cambio lo dispone la administración.-
VENTAS,
CLIENTES,
Desde acá se podrán dar de alta o modificar los clientes, una vez que un cliente tenga un movimiento NO SE PODRA ELIMINAR.-
PEDIDOS,
REMITOS,
Son documentos OBLIGATORIOS en su emisión, estos se deben emitir aun en le caso de que el cliente compre y retire en el momento.-
FACTURA,
NOTA DE DEBITO,
Estos documentos cierran la operación con el cliente y se emitirán en el momento de la cancelación de lo pactado, para el caso de pago en CUOTAS se emitirá junto con el PEDIDO.-
COBROS,
Desde acá se registran TODOS los ingresos de valores.
DESCRIPCION PASO A PASO
Toma de pedido a un cliente NUEVO
Para dar de alta un cliente, se puede ingresar a clientes por F1 o desde pedidos con el signo +.-
Una vez ingresados en la pantalla generamos un código nuevo con F2 e ingresamos como datos OBLIGATORIOS los siguientes
NOMBRE
DIRECCION
CODIGO POSTAL
LOCALIDAD
PROVINCIA
TELEFONO
VENDEDOR
TIPO DE IVA y CUIT
Los datos ingresados se confirman siempre con F10, y pueden ser modificados las veces que sean necesarias.-
Una vez que se tiene el cliente ingresado se puede proceder con la carga del PEDIDO.-
Para ingresar a PEDIDOS tecleamos desde la pantalla principal F3
En el pedido se tomaran los siguientes datos
Fecha de vencimiento, solo se carga si el cliente impone una fecha estimada de entrega, aclarando que antes no lo podrá recibir.-
Vendedor deben chequear que el vendedor sea el correcto, ya que a partir de este dato cargado se sacaran los listados para el pago de comisiones.-
Ítems vendidos, en estos se cargaran los ítems que el cliente encarga, se detallaran tanto los ítems a pedir a fabrico como los que el cliente retira en el momento.-
SIEMPRE los montos detallados en el PEDIDO son sin IVA.-
En los pedidos NO intervienen la forma de pago ni el tipo de IVA del cliente.-
Los pedidos se pueden modificar, reimprimir o anular, siempre que NO estén facturas o se halla entregado por remito parte de mercadería del mismo, esto se puede hacer a través del TERCER botón AZUL (editar).-
Como siempre para confirmar y dar por terminado el trabajo de debe teclear F10.-
EMISION DE REMITO PARA ENTREGA DE MERCADERIA
Para poder hacer la entrega de la mercadería detallada en un PEDIDO se deberá ingresar en REMITOS tecleamos desde la pantalla principal F4, la pantalla del remito deberá estar SIN color o de color GRIS, en caso de que este con color (esto significa que se presiono F2) se deberá clickear el botón de cancelación ROJO.-
Una vez ahí iremos al menú ACCIONES, elejimos PEDIDOS, INDIVIDUAL, y el sistema nos mostrara los pedidos que están listos a remitirse.-
Desde acá podremos seleccionar EL PEDIDO, para facilitarnos la búsqueda el sistema nos filtra el mes en curso, nosotros podremos ampliar este filtro poniendo como ejemplo estado PENDIENTE.-
Una vez seleccionado el PEDIDO, el sistema nos preguntara si estamos seguros de la selección, al aceptar nos cargara en forma automática la mercadería del pedido en el remito, pudiendo modificar la cantidad a entregar o eliminar aquellos productos que en ese momento no entregaremos para que el remito sea una fiel declaración de los que estamos entregando al cliente.-
El remito es el documento que controla STOCK del local, por lo que es necesario ser bien específicos en los productos declarados.-
Para dar por terminado nuestro remito se deberá teclear F10.-
FACTURAR
El procedimiento es muy similar al de los remitos, se ingresa a FACTURAS F5, se debe verificar estar en estado de consulta, es decir SIN color o de color GRIS.-
En este estado vamos al MENU ACCIONES, REMTOS, INDIVIDUAL.-
Seleccionamos el remito a facturar, el filtro que nos muestra es por el mes en curso pudiendo modificar este filtro a nuestro gusto, el sistema retiene estas modificaciones.-
Una vez seleccionado el remito, el sistema nos preguntara si es correcta la selección y nos brindara los ítems del remito en la factura.-
Las facturas se hacen SIEMPRE a CTACTE, por lo que confirmar el documento con F10, el sistema se prestara a la siguiente factura.-
EMISION DE NOTAS DE DEBITO
Este procedimiento es prácticamente igual al de facturación, solo que para poder hacer una NOTA DEDEBITO deberemos ir al MENU, VENTAS, NOTA DE DEBITO.
Una vez dentro de la pantalla de
NOTA DE DEBITO estando en estado consulta, sin color, iremos al MENU ACCIONES,
DESCARGA DE CANTIDADES, REMITOS DE VENTA.
El sistema nos pedirá confirmar el remito seleccionado, una vez confirmado nos detallara los ítems y terminaremos el documento con F10.-
COBRANZAS
Las cobranzas se ingresan por COBROS F6, se activa un cobro nuevo con F2 se seleccionamos el cliente a quien se le realiza el cobro, el sistema nos mostrara inmediatamente las facturas o notas de debito que este cliente tiene pendientes.-
Para el caso de que el cliente realice un pago a cuenta se ingresara el valor en la parte inferior derecha en la parte de IMPORTE y se seleccionara AGREGAR, el sistema inmediatamente indicara que es un pago a CUENTA.-
Una vez incorporado el valor con F10 confirmamos y el sistema me pedirá que detalle la forma de pago, que podrá ser EFECTIVO, CHEQUE, TRANSFERENCIA INTERBANCARIA, TARJETA, ETC.-
Esto lo confirmamos con F10, dando por terminado el cobro.-
MOVIMIENTOS DE CAJA
Desde aquí se podrán visualizar los movimientos de valores del local, que siempre se trabaja con la caja CERO (0).-
El sistema siempre nos sugerirá la fecha del DIA, pudiéndose modificar, presionando el botón azul VER
En la pantalla veremos en el centro todos los valores que son en efectivo, sumados los Dólares u otra moneda extranjera, en los botones inferiores veremos el TOTAL abierto por tipo de valor, CHEQUES DE 3, DEPOSITOS, TARJETAS DE CREDITO,
Con la impresora podremos imprimir un resumen a entregar, el sistema imprime siempre lo que esta en pantalla.-
Para hacer ajustes de la caja se deberá ingresar y desde NUEVO MOVIMIENTO ingresaremos la fecha, el concepto de gasto una aclaración de pago y el importe con el botón agregar se incorpora este movimiento al sistema, siempre los movimientos ingresados son de efectivo.-
SE DEBE REALIZAR UNA TRANSFERENCIA COMO CIERRE DE CAJA.-
TRANSFERENCIA DE VALORES A ADMINISTRACION
Para poder realizar una transferencia de valores debemos ir al MENU CAJA, TRANFERENCIA ENTRE CAJAS
El sistema me presentara la pantalla de carga en donde siempre se pondrán en forma fija los siguientes conceptos
CAJA ORIGEN = 0 CERO
CUENTA ORIGEN = LOCAL DONDE ESTE
SUCURSAL ORIGEN = LOCAL DONDE ESTE
CAJA DESTINO = 0 CERO
CUENTA DESTINO = LOCAL DESTINO
SUCURSAL DESTINO = LOCAL DESTINO
CONCEPTO DE RETIRO= NOMBRE DE
CONCEPTO DE DEPOSITO = NOMBRE DE
Se termina el proceso con el tilde VERDE.-
Por cada tipo de valores se deberá hacer una transferencia
NOTA: Se podría utilizar una “Caja Chica” donde se acreditan todos los cobros diarios y al final del día se transfieren todos los movimientos a una “Caja Grande” o “Caja de Administración”
En donde
CAJA DESTINO = 0 CERO
SUCURSAL DESTINO = NOMBRE DE
Se tildan los cheques o cupones y se acepta con el tilde VERDE-
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