UTILIZANDO
UN SISTEMA DE GESTION
CONTROL DE STOCK Y FACTURACION
www.NaturalSoftware.com.ar Tel. (011)
4342-8858
1. Comenzando a utilizar Jazz Office
Estos son los pasos más comunes que utilizan la mayoría de los usuarios para comenzar a utilizar Jazz.
Sugerimos tomar como referencia el orden de los mismos, aunque de ser necesario, por su modo de administración y rubro, podrá cambiar dicho orden o saltear algún paso.
En el caso de trabajar actualmente con un sistema o si posee información de clientes, proveedores o listas de precios en Excel (u otro formato digital) ofrecemos un servicio posventa para la migración de toda esta información a Jazz, evitando así la demora inicial en la carga manual de todos estos datos.
Cabe destacar que opcionalmente necesitaremos ingresar algunos datos, para poder cargar dichas características en otros, por ejemplo si queremos cargar productos con sus rubros y marcas, primero debemos ingresar los rubros y las marcas, para luego cargar los artículos con esas características. Si deseo hacer una factura, primero debemos cargar clientes y productos.
1-Elimine los papeles del negocio
-Cargar Clientes (datos principales y preferencias)
-Ingresar proveedores
*Beneficios: Podrá llevar un registro de seguimiento sobre el cliente/proveedor, imprimir listados y realizar fáciles búsquedas como por ejemplo, conocer rápidamente el teléfono/dirección de un proveedor. Al cargar los comprobantes de compra y venta, es necesario ingresar un Cliente/Proveedor, aunque por un tema de agilidad podríamos generar facturas a un Consumidor Final sin necesidad de ingresar sus datos.
→
2-Digitalice sus listas de precios
-Cargar productos. Manual o Masivo.
Nuestro producto JazzIT Excel automatiza las listas de precios de nuestros proveedores, cargando un promedio de 10000 artículos en solo 10 minutos)
-Asigne costos y precios de venta
*Beneficios: Luego podrá buscarlos por código interno, código de barras, por proveedor y cualquier dato que contenga su descripción. Emitir listas de precios y Exportarlas a Excel para su posterior envió por mail. Aumentar y disminuir precios en forma masiva.
Presupuestar/Facturar artículos/servicios con un precio predefinido (con los permisos necesarios, podremos variar el precio del ítem al ingresarlo al comprobante).
3-Comprobantes
Según su necesidad comience a utilizar cada uno de los comprobantes existentes:
3.1 Ventas
-Presupuestos: Control de Cotizaciones.
-Pedidos: Control de reservas y entrega de mercadería.
-Remitos: Control de Stock y entrega de mercadería.
-Facturas: Automáticamente disminuye el stock y aumenta la caja (registro de diferentes formas de pago en el caso de no utilizar efectivo).
Control de Comisiones, Stock y Caja, Cheques, Tarjetas y Banco.
Recuerde que es posible adaptar la impresión de los comprobantes al formato que usted desee (esto lo puede hacer usted mismo desde el menú Herramientas, o bien solicitar nuestro servicio posventa).
*Beneficios Generales: Buscar rápidamente cualquier comprobante, visualizando su contenido.
3.2 Compras
Al igual que en Ventas, usted utilizara los comprobantes que correspondan a su circuito habitual de administración.
-Ordenes de Compra: Registro de pedidos al proveedor
-Facturas: Automáticamente se incrementa el stock y disminuye la caja (registro de diferentes formas de pago)
4-Control de caja
-Automática: Se realiza con las facturas de contado y las cobranzas/pagos de contado. Se visualizan registros de los totales de otros medios de pago, con un link al detalle.
-Manual: Registro de movimientos manuales (compra de una Coca Cola en el Kiosko), Sueldos, Retiros de Caja, etc
*Beneficios: Total control de sus fondos, cheques en carteras, deudas, etc.
5-Implemente en Jazz las Cuentas Corrientes
Las facturas de compra y venta, se pueden ingresar en cuenta corriente, para luego generar el pago/cobro correspondiente.
*Beneficios: Control de pagos y cobros, por montos y fechas, verificando la aplicación de comprobantes y cual fue el articulo/servicio que género la deuda.
Se pueden registrar pagos totales, parciales y a cuenta
6-Inventario
Realice un ajuste de inventario. Marque el punto de pedido de cada artículo
Cada compra/venta de productos incrementara/disminuirá automáticamente la cantidad en stock de dicho articulo.
Beneficios: Aviso de reposición de mercadería, control de cantidad, proveedor y valor de la mercadería a reponer. Comparativo de precios por proveedor
7-Informes y Estadísticos
Recuerde que todos los informes pueden ser impresos, enviados por mail y exportados a diferentes formatos como Word y Excel, para luego seguir trabajando con ellos.
Los reportes son el gran beneficio del sistema, aquí podrá conocer, encontrar, verificar y administrar toda la información que ha ingresado en Jazz, agrupándola por Proveedor, Cliente, Articulo, Valores, Bancos, etc.
2. Servicios
Servicios de capacitación,
instalación
e implementación
traspaso de la información de su sistema actual a jazz (migracion de datos)
mesa de ayuda y servicio
posventa
cursos de jazz®, windows® y excel®
actualizaciones de versiones.- (ver
novedades…)
backup remoto (resguardo en servidores dedicados)
adaptación de la impresión de comprobantes (facturas,
remitos, pedidos y presupuestos)
desarrollo de sistemas y ajustes a medida
diseño, creacion y adaptacion de circuitos administrativos
pasos para una correcta implementacion
de nuestro software
distribuidores
en todo el pais le brindaran una atencion
especializada
Tambien ofrecemos
Lectores de códigos de barra (ver modelos)
Detalle de los Servicios
1.
Capacitaciones
En el cd original de jazz, podrá encontrar videos
(símil películas) de las operaciones principales y el manual del usuario
(desde nuestra web, podrá mantener actualizados los
mismos)
A su pedido, consultores altamente capacitados se harán presentes en su
lugar de trabajo, para responder todas sus consultas y brindarle orientación en
forma directa. Luego se evalúa a los usuarios, para asegurar el éxito del
proyecto
Consulte horarios y aranceles de los servicios de capacitación
También ofrecemos asistencia
remota por internet, para guiarlo y ayudarlo como
si estuviéramos literalmente a su lado.
Si usted se encuentra abonado a nuestro servicio
posventa obtendrá capacitaciones y actualizaciones
del sistema sin cargo
2. Instalación
Los sistemas provistos por natural software son auto instalables. Para
ello es necesario un lector de cd-rom
en la pc. Para instalar jazz, ejecute el archivo
setup.exe, que se encuentra dentro del cd original
Aquellos clientes que no dispongan de ese equipamiento o requieran
asistencia, podrán solicitar el servicio de instalación a domicilio de natural
software, comunicándose a nuestro departamento de instalaciones. Para convenir
fecha de instalación y aranceles, en caso de corresponder, comuníquese al (011)
4342-8858 de lunes a viernes de
Este servicio cubre
exclusivamente la instalación física de los sistemas en los equipos donde serán
utilizados, y no incluye tareas de asesoramiento sobre funcionalidad, operación
básica o avanzada, ni migración de datos.
existe la posibilidad de realizar instalaciones remotas por internet
3. Implementación
Al contratar el servicio de implementación
Nuestros técnicos y capacitadores se harán presentes en su oficina y/o
comercio
Ayudando a dar los primeros pasos
Configurando y parametrizando el sistema
Capacitando a su personal (se realizan evaluaciones para validar los
conocimientos)
Logrando que su negocio se encuentre operativo
Luego se podrán pactar visitas futuras para controlar y verificar los
circuitos
Un software no funciona por si solo, sino que acompaña un proceso de
implementación y ajustes lógicos que obedecen a las necesidades del cliente.
Estos ajustes debería ser acompañados con buena
disposición y adaptación por parte de los usuarios
La configuración, parametrizacin e
implementación de un sistema lleva un tiempo lógico, ya que los usuarios se
encuentran con nuevas funciones, nuevos circuitos, nuevas tareas, etc. Todas
estas cosas nuevas son un cambio y la mayoría de las personas necesitan un
tiempo de adaptación a ese cambio.
Una correcta implementación requiere colaboración, predisposición y
flexibilidad de ambas partes. Una excelente solución se genera con proyección,
tiempo y organización.
Es recomendable disponer
de una persona encargada de dicha implementación y tener personal (o alguien
externo) que verifique que las pcs no tengan virus,
funcionen correctamente. Si tenemos una Red, que verifique su correcto
funcionamiento de la misma y instalación de placas,
etc.
Es indispensable que
todo el hardware funcione correctamente CPU, Disco, CD, etc.
-Si no disponemos de
grabadora de Cds, no podremos hacer backup en CD
-Si
-Si
4.
Mesa de ayuda
5.
Otros productos de natural
software
6. Ajustes y modificaciones en el software
Si usted requiere desarrollar un nuevo informe
Agregar filtros a un reporte actual
Incluir nuevos datos a un listado existente
Somos una empresa permeable a sugerencias
Sabemos que nuestro sistema jazz, fue creado con la ayuda de todos
nuestros clientes
Ya que, para crear un sistema no solo se necesita las herramientas
técnicas, sino el profundo conocimiento de cada rubro en particular (el manejo
de cada negocio)
Generamos esta excelente solución gracias a escuchar las necesidades de
miles de usuarios
Jazz cubre la necesidad del 90% de las pymes
Para el 10% restante ofrecemos soluciones a medida
Creamos soluciones que pueden ser un mix entre algo ya terminado y nuevos
desarrollos, para que el sistema se adapte 1oo% a su necesidad
Para cualquiera de los mencionados es necesario un correcto análisis,
diseño, programación, testing e implementación
Ofrecemos
sistemas terminados (listos para utilizar)
Modificaciones y ajustes a medida
Nuevos desarrollos
Natural software ofrece servicios optativos
que acompañan cada uno de nuestros productos
En natural software entendemos que la excelencia se logra con trabajo y
esfuerzo
7. Nuevos circuitos administrativos para su empresa
Toda implementación de software de gestion, requiere muchas veces la adaptación, modificación
o definición (creación) de algunos circuitos administrativos. En caso de
necesitarlo solicite nuestro servicio de gestion de
circuitos
8.
Datos del sistema viejo o planillas excel con listas de precios
Quédese tranquilo que ofrecemos el
servicio de migración de datos para q no tenga que cargar todo a mano
Si usted actualmente maneja un
sistema / software de gestión
Donde tiene cargados todos sus
productos, precios y stock
Tiene las listas de precios y sus
clientes en un excel
Los nombres de sus proveedores en un
word
Todos sus artículos en un txt
Tenemos la solución!!!
Podemos migrar a jazz y salvar todos
sus datos
Clientes, proveedores, cuentas
corrientes, artículos, precios y stock
9.
Ajuste de comprobantes de impresión
Usted podrá imprimir todos sus
comprobantes en impresoras matriciales, chorro de tinta y laser
Si usted lo desea podrá configurar
el sistema
Para adaptar el diseño de las
facturas, remitos, pedidos y presupuestos
Podrá utilizar el diseño de sus
actuales comprobantes o solicitar a su imprenta el diseño que mas le guste, ya
que los comprobantes de jazz se configuran por coordenadas
Esto lo podrá hacer usted mismo o
bien solicitar el servicio a natural software
También existe la posibilidad de
utilizar los tamaños ya predefinidos del sistema
-pequeño 17 x 22cm
-grande a4
Jazz es compatible con controladores
fiscales
10.
Actualizaciones
Natural software no deja de poner su
visión en el futuro
Siempre trabajamos con tecnología de
punta
Sabemos que para ofrecer mayor
calidad del producto - servicio es necesario una mejora continua en la cual
trabajamos día a día
Nuestro sector de desarrollo propio
constantemente realiza
- mejoras sobre los sistemas
existentes
- actualiza jazz con las exigencias
legales del mercado
- genera nuevos reportes para
brindar mayor información al usuario
- genera nuevos módulos que
acompañan las herramientas actuales
También creamos nuevos sistemas como
el de hoteles y restaurantes
en los cuales estamos
trabajando actualmente
Nuevamente le damos
Si usted lo desea nuestro personal lo
ayudara a implementar este cambio en su negocio.
3. Recomendaciones Básicas
Instalación
Una correcta Instalación, Implementación y Capacitación son las raíces fundamentales para el buen funcionamiento del sistema.
Capacitación
En el CD original de Jazz, podrá encontrar videos de las operaciones principales y el Manual del usuario.
A su pedido, consultores altamente capacitados se harán presentes en su lugar de trabajo para responder todas sus consultas y brindarle orientación en forma directa. Continuamente dictamos cursos de capacitación, consulte horarios y aranceles.
Soporte Técnico
Si tiene algún tipo de problema o inconveniente, por favor llame ya mismo a nuestro departamento de soporte técnico (011) 4342-8858
Natural Software brinda un mes de mesa de ayuda Gratis, utilícelo para hacer consultas, configurar y poner a punto los parámetros de Jazz. Luego de ese periodo comuníquese con nuestro departamento de ventas para extender dicho servicio.
Como servicio de posventa ofrecemos, mesa de ayuda, soporte técnico y actualizaciones de versiones.
Casillas de mail para Soporte
“Todo mail deberá estar acompañado de un llamado telefónico”
Recomendaciones
1) Antes de comenzar a trabajar con Jazz, lea el manual y reproduzca los videos
2) Es de suma importancia que diariamente resguarde sus datos. Ante cualquier eventualidad con su PC, usted podrá restablecer todas las operaciones hasta la última copia de seguridad (Backup)
3) Tener una casilla de e-mail, para agilizar la comunicación con nuestros técnicos.
4) Compre un cuaderno y ponga de titulo “Consultas de Jazz”, donde cada uno de los usuarios pueda anotar sus dudas, agruparlas y llamar a nuestra empresa logrando así una pronta repuesta.
5) Cuidado con los cuellos de botella, si lo necesita adquiera otra licencia para lograr que varias personas utilicen el sistema en simultaneo, de esta forma usted podrá facturar desde un puesto de trabajo, y otro usuario desde otro puedo de trabajo en paralelo podrá actualizar precios o ingresando proveedores.
6) Es importante contar con un servicio de banda ancha de Internet, para tener una comunicación fluida con nuestra empresa y aprovechar el servicio de acceso remoto.
De surgir consultas sobre sus movimientos y operaciones con el sistema, en caso de que el técnico se lo solicitara, tenga a bien enviarnos un backup a la casilla soportejazz@gmail.com para que nuestro equipo pueda reproducir la misma situación que ocurrió en su Negocio.
Utilizar un Software de Gestión no logra que la empresa/comercio gane más dinero, pero si evita pérdidas causadas por:
- no conocer la mercadería disponible
- comprar mercadería que ya teníamos en stock
- no ofrecer los artículos/servicios que generan rentabilidad
- no comparar los precios de varios proveedores
- tener mercadería sin rotación
- demorar demasiado tiempo en el calculo de una deuda
- pagar recargos por no abonar a término las facturas de proveedores
- desconocer el saldo de caja y cuenta corriente
- no registrar los cheques para su correcta administración
- tener los precios desactualizados
- ignorar que clientes nos dejaron de comprar
Utilizar este software no es difícil, pero manejar toda la administración de una empresa/comercio tiene su complejidad (en mayor o menor grado según el rubro).
Por lo que recomendamos tómese unos días para practicar con el sistema antes de utilizarlo. Sáquese todas sus dudas, para que cuando este ante una operatoria real, ya conozca todas las formas de realizarlas.
Usted puede ingresar clientes, proveedores, productos, stock, presupuestos, etc. como ejemplo y luego, eliminar toda esa información, para comenzar a cargar datos reales.
Porque se deben utilizar todas las funciones de los sistemas de gestión
Enumeramos aquí los motivos por los cuales debemos utilizar todas las funciones del software administrativo para encontrar las soluciones para nuestro negocio. Particularmente se hace referencia al sistema de Gestión Jazz Office, ejemplificando movimientos de compra y venta.
Tener en cuenta que todo es relativo al rubro y forma de administrar un negocio.
Clientes: Seguimiento constante de clientes, detectando si nos dejan de comprar, si le debemos mercadería o nos debe dinero, encontrar un cheque que viene rechazado. Conocer datos de contacto o buscar todos los comprobantes de este cliente, saber que nos compro la última vez que vino al negocio y a que valor accedió al producto/servicio.
Proveedor: Conocer su estado actual de cuenta, saber que productos nos esta por entregar, comparar precios con otros proveedores de un mismo producto. Nos brinda una ficha completa para poder identificarlo y contactarlo. Detallando así negociados o ofertas que hemos concretado con el mismo.
Presupuestos: Para poder tener un seguimiento de las cotizaciones y lograr convertirlas en ventas. Comparar el % de convertibilidad respecto a los pedidos.
Pedidos: Manejan stock de reserva y nos permite saber en que momento debemos entregar la mercadería, aparte de permitir emitir un reporte financiero, donde los pedidos en algún momento se convertirán en dinero
Remitos: Control de entrega de mercadería. A fin de mes se pueden agrupar y convertir todos en facturas
Facturas: Administran el stock (o con remitos) y sumar dinero a la caja o al medio de pago utilizado. Generan el IVA y gestionan las retenciones/percepciones.
Notas de Crédito/Debito: Es importante destacar que para las devoluciones se utilizan estos comprobantes, ya que si por ejemplo utilizo un movimiento manual de caja para ingresar una devolución, no se reflejara en el stock, no impactara en el IVA y no será consistente el cierre Z o X
Cobranzas/Pagos: Nos avisa cuando hay clientes que nos deben más de determinadas sumas de dinero, nos indica como nos pagaron y en que fechas, cuales fueron los medios utilizados, etc. Por lo contrario cuando gestionamos los pagos a proveedores podremos conocer nuestro estado financiero. Se deben reflejar los pagos a cuenta (señas) para dejar constancia del valor entregado por el cliente como reserva del producto.
Cuenta Corriente: Nos permite reclamar a tiempo las cobranzas de los clientes, pagar sin recargo facturas de proveedores, conocer nuestro estado financiero en caso de querer invertir/comprar algún objeto, o bien no seguir dando crédito a ciertos clientes que no abonaron sus deudas.
Caja: Nos permite llevar un orden del dinero, no solo por las ventas producidas, sino por los gastos mínimos que utilizamos para el manejo normal del negocio y que muchas veces no se registran, como comprar un rollo de papel para la tickeadora, un cartucho de tinta o una coca cola, donde parecieran ser valores menores, pero al multiplicarlos por la cantidad de días hábiles trabajados del mes, podemos llevarnos una sorpresa.
Cheques: Permite depositarlos en el banco, son parte del estado financiero y se endosan con pagos en las cuentas corrientes de nuestros proveedores.
Existe un semáforo que nos indica si hay cheques listos para depositar en el banco.
Ticket: Enumera todos los montos abonados con tickets
Tarjetas: Se pueden liquidar las mismas y conocer los valores ingresados por este tipo de medio.
Bancos: El tener al día el banco, es parte de organizar nuestro estado financiero. Tanto para los cobros como para los pagos por depósitos y transferencias.
Precios de Venta: Podemos tener varias listas de precios, que se calculan a partir de los costos con un margen de ganancia (teniendo en cuenta el descuento del proveedor), o bien con precios fijos. Los clientes pueden tener bonificaciones asociadas.
Es factible emitir un catalogo con fotos y precios de cada producto a la venta.
Se pueden variar todos los precios de un mismo grupo de artículos o rubros.
Costos: Permiten obtener la rentabilidad de nuestro negocio y nos ayuda a seleccionar el proveedor mas económico.
Stock: Los estadísticos muestran cuales son los productos con más o menos rotación, cuales nos generan las mayores ganancias y cuales son los que mueven más dinero. Combinando dicho ítem con las variables punto de pedido, máximo y mínimo, lograremos realizar las compras a tiempo, sabiendo cuanto es lo mínimo que debemos tener, cuanto es la máxima cantidad que puedo comprar (en cuanto a capacidad física de nuestro deposito) y cual es nuestro punto medio donde generalmente va a estar el stock para no perder ventas.
Estadísticos: Utilizados para la correcta toma de decisiones, uno podría saber que tiene que ir a comprar unas 80 unidades de cierto producto, pero por el sistema va a visualizar que realmente tiene que comprar 97 unidades y que el proveedor mas barato es uno que comprando 100 unidades nuestro proveedor nos hace 25 % de descuento y nos entrega la mercadería a 7 días y que el consumo promedio mensual de ese producto es de 10 unidades x lo que nos demoraremos en vender dichas unidades unas 10 meses. El sistema cuenta con mas de 150 informes, entre los cuales podremos visualizar datos de compras y ventas, clientes y proveedores, cuentas por pagar y cobrar, etc.
Códigos de barra en productos: Permiten una búsqueda rápida del producto, seleccionándolo para su venta. Jazz lee e imprime códigos de barras con impresoras de tinta, láser y térmicas.
Rubro y Subrubro en artículos: Este atributo permite realizar búsquedas por esos criterios y también nos generan estadísticos que ayudaran en la toma de decisiones, ya que sabremos que grupo de productos se vende con mas frecuencia y cuales no.
Fotos en productos: Al cargar imágenes en los artículos se podrán emitir catálogos y de esta manera evitar errores en los pedidos de artículos inexistentes actualmente en stock, logrando hacer reservas puntuales.
Atributos/Características en los artículos/servicios: Jazz permite cargar Color, Talle, Marca, Modelo, Forma, Textura, Categoría, etc. de cada producto, lo que permite ubicarlo rápidamente y emitir ya sea una factura o un estadístico del mismo.
Campos adicionales: Como los sistemas de gestión Standard se hacen genéricos, como usuarios avanzados detectaremos que necesitamos algún dato adicional de Clientes, Proveedores, Artículos, Facturas, etc. En Jazz Office tendremos la solución a esa problemática, ya que podremos administrar nuevos campos de datos.
Vendedor: Al asignarlo a cada comprobante, luego podremos generar comisiones o bien simplemente saber cual es mi mejor vendedor dentro de un determinado periodo.
Fecha de Vencimiento en Comprobantes: En el caso de los presupuestos, puedo utilizarla para saber cuando caduca dicha cotización. Para los pedidos, seria como la fecha de entrega. En las facturas, es la fecha en que queda vencida la cuenta corriente, por lo que dicho cliente debería abonarla.
Permisos de usuario: Las restricciones de permisos tienen muchos beneficios, entre ellos hacer que el software sea mas fácil al usuario, ya que vera solo las funciones que necesita. Evita errores, por lo que al no ver la función, jamás entraremos por equivocación. Para la gerencia es de suma importancia dicha funcionalidad, para no mostrar información a usuarios de otros sectores.
Configuración de los comprobantes: Para poder imprimir los Presupuestos, Pedidos, Remitos, Facturas con el formato que requiera mi formulario preimpreso generado por la imprenta. Cambiar tipografías y tamaños de letra utilizados.
Backup: Es lo único que nos permite restaurar el sistema en el caso
de tener un inconveniente con
Sucursales: También pueden ser usadas como un depósito de mercadería.
Jazz® – Sistema de Gestión
Consultas
online
Mail: info@naturalsoftware.com.ar
(5411)
4342-8858