HERRAMIENTAS
Y PARAMETROS EN LOS SISTEMAS DE GESTION ADMINISTRATIVA
CONFIGURACIONES PERSONALIZADAS EN EL SOFTWARE
MODIFICACIONES A MEDIDA
www.NaturalSoftware.com.ar Tel. (011)
4342-8858
1. Menú Herramientas
Parámetros Generales
La pantalla cuenta con varias solapas, en las cuales podremos configurar Jazz.
Personalizaremos algunos parámetros para agilizar el uso del sistema, adecuando el mismo a nuestro rubro en particular.
A continuación explicaremos las opciones a personalizar:
- General: Seleccionaremos la ruta del sistema, y el color de fondo de la pantalla principal. También podremos establecer la cantidad de decimales. Moneda corriente y si nos gustaría que al iniciar Jazz nos de un aviso en particular.
- Impresoras Fiscales:
Desde aquí podrá configurar su Controlador Fiscal.
Puerto: Generalmente es el “
Predeterminada: Marca / modelo
del Controlador. Ejemplo: Hasar
Para verificar el correcto funcionamiento de
esta configuración, por favor vaya al menú
Ventas →
Controlador Fiscal → Cierre Z
Si su impresora Fiscal emite el correspondiente comprobante, la configuración es correcta.
Para mayor
información por favor diríjase a la sección 18. Configuración de Impresoras Fiscales.
- Productos: En esta solapa podemos predeterminar un tipo de IVA al crear un nuevo producto (recomendado para empresas que se manejan con un mismo tipo de IVA para todas sus transacciones).
El recuadro “Controles” permite establecer valores, para evitar posibles errores de carga en la facturación.
Desde aquí también podremos activar la generación de códigos de artículo en forma automática, teniendo en cuenta el rubro/subrubro del mismo. Entonces por ejemplo si generamos artículos de rubro Gaseosas Subrubro Coca, podrían crearse los nuevos artículos con código Coca1, Coca2, Coca2…etc.
Calcular el Costo Real a partir de: Permite seleccionar entre las siguientes opciones “Costo Estándar”, “PPP” o “Costo de Ultima Compra”.
- Empresa: Detallaremos datos generales de la compañía: Razón social, Dirección, CUIT, entre otras.
Estos datos serán reflejados en el listado de IVA Ventas e IVA Compras.
En el caso de adquirir Jazz Fácil (modulo utilizado para que sus clientes abonen las facturas por Pago Fácil o Rapipago) deberá ingresar el Numero de su Empresa asignada por el proveedor en cuestión.
- Impresiones: Podremos determinar los márgenes de cada uno de los comprobantes.
Es común modificar estos datos, cuando nos llegan nuevos talonarios de la imprenta, ya que la mayoría de las veces tienen un pequeño desplazamiento de márgenes, respecto a la ultima impresión de Comprobantes.
Desde esta pantalla podremos establecer si deseamos imprimir primero la factura y luego el remito, o a la inversa.
Asociar impresora a Comprobantes
Relaciona el Recibo de cobranzas y emisión de Pagos a una impresora.
- Ingresos Brutos: Aquí le asignaremos a cada provincia la alícuota de ingresos brutos correspondiente, luego de cargar la de una provincia es importante hacer clic en guardar alícuota, una vez cargadas todas las necesarias haremos clic en aceptar.
- Comprobantes 1: Podrá seleccionar las
siguientes opciones:
q Utilizar la pantalla completa como la predeterminada. Amplia la grilla de carga, ideal para Supermercados
q Utilizar códigos de barras. Ayuda a agilizar las búsquedas
q Notificarme cuando intento dar salida a una cantidad mayor a la que tengo en stock.
q Asociar
los tipos de comprobantes a las diferentes condiciones del IVA del cliente
frente a
- Comprobantes 2: (En el caso de tener impresión por ticket) Le permitirá agregarle un saludo final a su ticket y determinar su ancho. Además podrá seleccionar opciones que, según sus necesidades le facilitará una mas rápida carga de comprobantes.
No detenerse en el número de comprobante
Se utiliza para la carga automática del número de comprobante, sin necesidad de un ingreso manual por parte del usuario.
Habilitar carga rápida de productos
Es para poder ingresar cantidades de artículos, con solo presionar * y el numero de artículos.
Por ejemplo, si vendo 6 Coca Cola, presiono * 6 y luego ingreso el código del articulo (también puedo obtener el código con una lectora de códigos de barra o buscarlo por descripción).
Al ingresar en
Esta opción permite ingresar a la facturacion y que automáticamente el sistema genere un nuevo comprobante.
Al grabar comprobante comenzar con uno
nuevo Automáticamente
Esta opción permite que al pulsar F10 (grabar el comprobante) se inicie automáticamente uno nuevo. De esta manera se parametriza el sistema para que se facture rápidamente como un “Supermercado”.
- Facturación 1: Entre otros, podemos predeterminar que tipo IVA tendrán nuestros productos, manejar carta de porte, etc. A continuación detallaremos gráficamente.
Si habilitamos F12 para formula de cantidad, podremos obtener un calculo de superficie del articulo vendido. Ejemplo un metro cuadrado de polipropileno.
Habilitar vuelto, es una pantalla que aparece luego de facturar un comprobante de contado efectivo. Entonces nos permite ingresar la cantidad de dinero entregada por el cliente, para calcular el vuelto a entregar. Lo recomendamos para supermercados y maxikioskos.
- Facturación 2: Se podrán realizar algunas configuraciones, entre las cuales por ejemplo podremos habilitar las categorías de facturas, para luego agrupar las mismas por un determinado tipo de categoría. Ver el apartado de Categorías de Facturas del menú Archivo.
- Códigos de Barras: Aquí podremos utilizar códigos personalizados para la configuración de las balanzas electrónicas que generan un código de barras dependiendo del precio o peso del producto.
Códigos de barra comunes
Los productos / artículos generalmente poseen un código de barras asignado por el proveedor que identifica en forma univoca a un producto de otros, ya que este articulo tendrá sus propias características, precios, stock, etc. (Es algo así como un número de documento).
Por ejemplo una gaseosa Pepsi 500ml posee el código de barras 7791813420354
Con esta codificación podremos identificar al producto y facturarlo o consultar de forma rápida su precio por medio de una lectora de códigos.
Existen productos que no poseen códigos de barra, a los cuales les podremos asignar un código que “inventemos” para luego imprimirlos con Jazz desde el menú Informes Productos Códigos de Barras y así poder capturarlos con un lector como con los productos que si vienen precodificados.
Códigos de barra de Balanzas Electrónicas
En el caso de las balanzas electrónicas, las mismas generan un código de barras compuesto por el código del producto, su peso/precio y un digito verificador.
Una de las balanzas mas comúnmente utilizadas es
Para poder identificarse como un código generado por una balanza y que Jazz
Gestión pueda interpretar su contenido, generalmente se utilizan 2 caracteres
como prefijo, ejemplo 20.
Cada carácter de cada una de las ubicaciones corresponde a un valor que se utiliza para identificar el producto, las cantidades, etc.
En los parámetros generales de JAZZ se establecen las siguientes variables:
Valor Bandera: Es el prefijo utilizado para identificar que es un código de barras que proviene de una balanza electrónica.
Comienzo Bandera: Es el numero de posición del carácter utilizado para el prefijo, o sea donde comienza.
Duración Bandera La longitud de este prefijo.
Comienzo Producto: Ubicación del primer digito del código que identifica el articulo.
Duración Producto: Cantidad de espacio que ocupa el código del articulo.
Comienzo Precio Entero: Ubicación del primer digito del código que identifica el Precio.
Duración Precio Entero: Cantidad de caracteres que se utilizan para representar el Precio (parte entera).
Comienzo Precio Decim: Ubicación del primer digito del código que identifica los decimales.
Duración Precio Decim: Cantidad de caracteres que se utilizan para representar el Precio (parte decimal).
Comienzo Verificador: Ubicación del digito verificador de la balanza.
Duración Verificador: Cantidad de caracteres del digito.
Precio o Cantidad
Jazz toma como base que el precio cargado en la lista es por una unidad.
Ejemplo si colocamos que el “Chocolate Amargo” posee un precio de venta de $40, Jazz interpreta que la unidad que podría ser Kg. posee ese precio.
Son similares las variables para el precio y la cantidad (el peso) de la mercadería, las mismas poseen su parte entera y su parte decimal.
Esto depende de la configuración de la balanza, si es que se genera un código de barras con el precio y JAZZ a partir del mismo calcula el peso (cantidad). Recordemos que Jazz interpreta que el precio de lista es sobre 1 unidad.
Ejemplo si
O bien a partir del peso (cantidad) genera el precio total, multiplicando la cantidad por el precio unitario de la lista.
Ejemplo si
Por lo que la variable precio se reemplaza por cantidad, quedando los parámetros de la siguiente forma:
Comienzo Cantidad: Ubicación del
primer digito que identifica
Duración Cantidad: Cantidad de
caracteres que conforman
Comienzo Cantidad Decim: Ubicación del primer digito del código que identifica los decimales.
Duración Cantidad Decim: Cantidad de caracteres que se utilizan para
representar
Ejemplo de Código con Precio 2000005100507
Bandera 20
Código de producto 00005
Precio $100,50
Digito verificador de la balanza 7
Esto significa que al facturarlo el sistema va a vender $100,50 y al
tener el precio unitario me calculara la cantidad vendida
Imaginemos una configuración por precio donde el producto JAMON COCIDO
código = 09876 posee un precio de $10 el Kg
Si vendo $15,00.- la impresora podría imprimir un código así
2009876015006
Observemos la codificación separada
20 09876 01500
6
Ejemplo de Código con Cantidad 2002345000106
Bandera 20
Código de producto 02345
Cantidad 00010
Digito verificador de la balanza 6
Esto significa que al facturarlo el sistema va a vender 10 unidades y por
medio de dicha cantidad me calculara el precio de venta.
- Compras: Habilita la opción para traer automáticamente el precio en que fue comprado por ultima vez un determinado articulo.
- Clientes: Configura las listas a visualizar si es que hacemos descuentos especiales para determinados clientes (dentro del ABM de clientes).
- Cheques: Esta solapa indica a Jazz si los cheques rechazados generan o no una Nota de Debito automática, en caso afirmativo, cuales serán los datos predeterminados.
· Backup: Podremos configurar el sistema para que realice backup automáticos. Ver Backup Automáticos en el apartado de Backup dentro del detalle del Menú Archivos en este mismo documento. (función compatible para access)
- Cajas: Esta opción configura el sistema para el uso de múltiples cajas y así dividir cada uno de los puestos de cobro.
- Avanzadas cheques: Admite trabajar con cheques de varias sucursales, en el caso de que Jazz este configurado con múltiples sucursales
- Avanzadas facturación: Permite configurar el modulo de facturación, para obtener una mejora de su utilización de acuerdo al rubro en particular.
- Avanzadas impresiones: Configura los márgenes de las N/C y N/D.
- Avanzadas productos: Configura el modo de calcular los impuestos y otras opciones sobre el ABM de productos.
- Avanzadas Personalizar Pantallas: Desde aquí se podra
personalizar la pantalla de nuestro sistema.
- Avanzadas Compras: Permite configurar el modulo de compras.
- Avanzadas Cobros/Pagos: Permite configurar los Cobros y Pagos.
- Avanzadas Semáforo: Desde aquí se activara la función Semáforo.
A esta aplicación la podemos observar en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla principal (cada semáforo verifica un tema en cuestion)
Avisos
El mismo nos avisa los sucesos cargados cuya fecha de vencimiento sea inferior a la fecha de hoy (o sea el suceso este vencido). Estos sucesos debemos cargarlos con el estado “Aviso” para que el semáforo nos avise de su vencimiento, cuando cambia de “Luz verde” a “Luz roja” nos esta diciendo que tenemos al menos un aviso pendiente, al hacer clic sobre el semáforo nos aparecerá la siguiente ventana donde nos avisa cual o cuales son los avisos que tenemos en el día.
Los mismos podremos Descartarlos o Posponerlos para uno o más días.
Stock
Cheques
Cuentas Corrientes
- Avanzadas Velocidad: Con esta opción destildada se puede aumentar la velocidad en la carga de comprobantes, si la misma se encuentra tildada al cargar un comprobante verificara entre todos los hechos que ya no exista dicho numero.
Avanzadas Impresoras Fiscales: Aquí tenemos más parámetros para configurar los Controladores Fiscales.
Workflow
Aquí podremos configurar si deseamos que las observaciones pasen de un comprobante a otro, cuando generamos un comprobante partir de otro, desde el menú Acciones.
Respecto al filtro por comodín para Descarga de Cantidades, es muy útil para ver por ejemplo solo artículos del Deposito en la funcionalidad mencionada.
Descuentos - Formas de Calculo
Ingrese a esta
pantalla y lea atentamente los modos utilizados por Jazz para procesar los
descuentos realizados, ya sea por:
-
Cliente
-
Medio de Pago
-
Cantidad de
artículos
-
Rubro
Configuraciones Personalizadas
Facturas de Compra:
Esta pantalla permite entre otras cosas, predeterminar un proveedor, para todas las facturas a confeccionar, esto le es útil cuando se le presentan ocasiones en las cuales deba hacer muchas facturas para el mismo proveedor.
También determinará la cantidad de artículos que podrá incluir en una misma factura. Estos pueden ser ilimitados marcando 0 (cero) en el espacio correspondiente.
Facturas de Ventas:
Esta pantalla permite cargar valores predeterminados, que ayudaran a ingresar datos repetitivos y/o modificar los tipos de comprobantes que utilizamos (según nuestra categoría de IVA). Por ejemplo si generamos facturas “B” o “C” dependiendo si somos Responsables Inscriptos o Monotributistas. Por ejemplo podríamos configurar que al momento de facturar siempre lo hagamos con la “Lista de Precios Minoristas”, sin necesidad de seleccionarla cada vez que necesite cargar una nueva factura.
También podremos configurar cual será la impresora para los Remitos y cual para las Facturas (indicando la cantidad de copias que necesitamos de cada comprobante), etc. Si la cantidad de copias es cero (0), el comprobante no se imprime (Igualmente como los demás comprobantes, se grabaran en Jazz y podrán ser impresos en el futuro)
Es posible predeterminar un Cliente, una lista de Precios y el vendedor para un tipo de factura.
Por ejemplo para el tipo de factura B, podríamos predeterminar el Cliente Consumidor final (primero debe de estar creado), y establecer la lista de precios General como predeterminada, para este tipo de comprobantes. De esta forma lograremos facturar rápido y si tenemos un lector de códigos de barra, lograremos trabajar de forma similar a un supermercado.
Nota: Si el remito
es generado junto con la factura, la casilla “Afecta Stock” debe estar tildada.
Si se generan remitos y luego son facturados en conjunto, se deberá generar un
tipo de comprobantes “Facturar Remitos”, que no descuenten stock, para no
duplicar la salida de inventario e indicar al sistema el momento exacto de la
disminución de la mercadería.
Aquí se podrá establecer cual es la impresora que debe utilizar el sistema para la impresión de Facturas, ya sea una impresora común o un Controlador fiscal dependiendo de su necesidad (consulte con su contador para verificar que tipo de impresora requiere su negocio).
Para el caso de las Controladores Fiscales, ver Configuración de Impresoras Fiscales.
Presupuestos:
Esta pantalla permite cargar valores predeterminados para los Presupuestos de venta.
Entre otras cosas permite seleccionar en que moneda se manejaran los presupuestos, en que impresora los queremos imprimir, la lista de precios con la que se maneja, la condición de venta, etc.
Una de las opciones mas importantes es la de Reportes relacionados, donde nosotros podemos seleccionar una cantidad de reportes de los que disponemos ya sean los que vienen en Jazz o los personalizados. Si hacemos clic sobre el botón reportes relacionados nos aparecerá la pantalla para elegir los reportes con los que nos vamos a manejar.
Los archivos con el
diseño de los reportes deben estar de forma local en la carpeta donde esta
instalado Jazz en cada equipo dentro de la red, por ejemplo “c:\Archivos de programa\Jazz”; luego de hacer clic en el botón Agregar se desplegara
la pantalla de búsqueda de archivos y ubicaremos el reporte deseado en la
carpeta recién mencionada.
Remitos:
En esa pantalla podremos determinar los datos que queremos que aparezcan por “default” en cada emisión de remitos.
Seleccionaremos la letra con la cual distinguiremos dicho remito, sugerimos la letra R, el cliente que queremos predeterminar, el tope de artículos que se permiten cargar por comprobarte, si lo hay, entre otros.
Si luego le enviaremos la factura al cliente, englobando varios remitos, debemos marcar que estos remitos descuentan stock, y tendremos que configurar un tipo de comprobantes “Facturar Remitos”, que no descuenten stock, para no descontar dos veces del inventario la mercadería
Restaurar Configuración Personalizada de compras y ventas
Exportar configuración de Impresión:
Esto nos permitirá que la configuración de los comprobantes especifica que tenemos la podamos compartir con otras sucursales, esto lo hacemos de la siguiente manera:
Al hacer clic en Exportar Configuración de Impresión aparecerá el siguiente mensaje:
Al hacer clic en Si aparecerá la siguiente pantalla en la cual seleccionaremos la carpeta en donde guardaremos la información, seleccionado el nombre y el destino de la misma.
Una vez realizado lo anterior, y si se pudo concretar dicha exportación aparecerá el siguiente mensaje:
Importar Configuración de Impresión
Cuando queremos que una sucursal tenga la misma configuración de impresión que otra o solicitamos a Natural Software que nos realice una configuración personalizada de impresiones de comprobantes, procederemos a importar dicha configuración, para hacerlo, debemos seguir los siguientes pasos:
Al hacer clic en Importar Configuración de Impresión, aparecerá un mensaje preguntándole si esta seguro de realizar dicha importación, al cual respondiendo Si, dará lugar a que aparezca la siguiente ventana, en la cual seleccionaremos el nombre, y al lugar donde está guardado el archivo de la configuración de impresión:
Luego de seleccionar correctamente la procedencia de este archivo de configuración, aparecerá el siguiente mensaje:
Al aceptar el anterior mensaje
habremos terminado la importación.
Nota: Si creamos una nueva sucursal, la misma no tiene ninguna
configuración de impresión de comprobantes. Tendremos que crearle nuevas o sin
son similares a otra sucursal actual, la podremos copiar con el procedimiento
explicado anteriormente.
Restaurar configuración de comprobantes
Al hacer clic sobre Restaurar Configuración de Comprobantes aparecerá el siguiente mensaje:
Al hacer clic en Si, verá este otro mensaje:
Al hacer clic en Si se
habrán reestablecidos los comprobantes tales como los tenia predeterminados en
un principio Jazz!
Comprobantes
- Para cambiar los Números de Comprobantes podremos en el caso de haberse equivocado al cargar el número de alguna factura, podemos utilizar esta opción para corregirla. Siguiendo los pasos que detallaremos a continuación.
Seleccionaremos que tipo de comprobantes.
Numero de Comprobante:
Ingresar los datos de
Reemplazar por el Comprobante: Aquí cargaremos el número correcto.
Al aceptar nos hará la siguiente pregunta.
- Impresión masiva de Facturas
Seleccionaremos el intervalo que deseamos imprimir y la cantidad de copias de cada una. Ejemplo Cantidad 2 = Original y Duplicado.
Jazz® – Sistema de Gestión
Consultas
online
Mail: info@naturalsoftware.com.ar
(5411)
4342-8858