SOFTWARE PARA LISTAS DE PRECIOS

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS

IMPORTACION DE PRECIOS Y PEDIDOS

IMPORTACION DE EXCEL

10000 EN 20 MINUTOS

GENERACION AUTOMATICA DE PRECIOS DE VENTA

www.NaturalSoftware.com.ar Tel. (011) 4342-8858

JazzIT es una herramienta que permite importar datos de Microsoft Excel a Jazz. Esta interfase, evita que realicemos cargas manuales de artículos, rubros, marcas, saldos de stock y cuenta corriente, clientes y proveedores a Jazz, procesando los mismos en forma automática (ahorrándonos mucho tiempo en el ingreso de datos). Es un programa que realiza un vuelco masivo de datos (migración) a Jazz Office.

Es común, el uso repetitivo de JazzIT Excel para la importación de listas de precios, porque los proveedores envían las nuevas listas con precios actualizados o bien porque decidimos comprar otra gama de productos a un nuevo proveedor y es por ello que debemos procesar la nueva lista.

En el caso de Clientes, Proveedores, Marcas y Rubros, generalmente se utiliza JazzIT para una única migración, ya sea porque dejamos de utilizar un sistema viejo para comenzar a utilizar Jazz, o bien porque hasta el momento usábamos una Planilla Excel (por ejemplo para manejar la agenda de Clientes) y ahora lo vamos a administrar con Jazz. Por lo que esta migración se realizara una sola vez, dando inicio al uso del sistema.

Esta aplicación es muy útil para comenzar a trabajar con Jazz, ya que muchas veces trabajamos con Planillas Excel y seria tedioso tener que pasar dato por dato al nuevo sistema, sobretodo cuando trabajamos con listas de Precios de mas de 10.000 artículos o tenemos miles de clientes ya ingresados en una planilla.

Una vez ingresados los Productos, Precios y Clientes en Jazz Office, podremos por ejemplo, facturar.

Si la versión de Jazz Office (Access) que utilizamos es para redes, debemos cerrar dicho programa en todas las PCs y ejecutar JazzIT Excel desde el Servidor. En Mysql no hay inconvenientes, ya que se puede utilizar desde cualquier PC.

1. Convertir otros formatos a EXCEL (XLS)

JazzIT interpreta solo archivos Microsoft Excel, por lo que si usted tiene los datos en otro formato (TXT, DBF, MDB, DOC) debe migrar los mismos a Excel

Este proceso muchas veces es tan simple como hacer Clic derecho sobre el archivo correspondiente dentro del explorador, Seleccionar Abrir Con…-> Microsoft Excel.

Y su archivo con extensión TXT se abre en formato Excel.

Luego Ingrese al menú Archivo y seleccionar Guardar Como…

Libro de Microsoft Excel

Y ya tenemos la Solución!

Actualmente varios proveedores envían las listas de precios en PDF, existen conversores gratuitos en Internet que permiten pasarlos a XLS. Busque en Google PDF to XLS.

2. Maestros que puede importar JazzIT

Esta posibilidad dependerá de la versión de JazzIT que usted posee

Artículos (Listas de Precios)
Clientes
Proveedores
Libros de I.V.A. Ventas Historico
Libros de I.V.A. Compras Historico
Facturas de Compra
Facturas de Venta
Pedidos
Rubros y Subrubros
Marcas
Transportistas
Cambiar Codigos de productos
Inactivar productos
Eliminar productos

Nota: La funcionalidad más utilizada por los usuarios de JazzIT, es la importación de Listas de Precios, ya que no solo permite cargar nuevos productos, sino que, cada vez que nuestro proveedor nos envía cambios, se pueden actualizar los precios.

Las demás funciones que posee JazzIT (importar clientes, proveedores, etc), son herramientas utilizadas por nuestros técnicos, para migrar los datos de su sistema viejo/planilla a Jazz Office, por lo que en ese caso no posee mucho sentido capacitarse en ellas, ya que las utilizaría solo una vez.

3. Datos de artículos/productos que Importa JazzIT

Código del producto
Descripción
Costo Estandar
Costo de Lista
Costo de ultima compra
Código de barras
Stock
Ajuste de Stock
Stock Minimo y Maximo
Punto de Pedido
Ganancia
Precios de Venta *1
Proveedores *2
IVA *3
Rubro y SubRubro *4
Marcas *5

*1 Agrega los precios de una lista de precios previamente creada (ver Jazz Office - Manual del usuario. ver “Listas de precios”)

*2 Para ello debe estar creado con anterioridad por el proveedor (cito Jazz Office -Manual del usuario. ver “Proveedores”)

*3 Para que sea cargado automáticamente por JazzIT debemos previamente establecer en parámetros generales del menú herramientas que tipo de IVA llevan estos productos (cito en Jazz Office -Manual del usuario, ver “productos”)

*4 Para ello deben estar creados con anterioridad el Rubro y Subrubro.

*5 Para ello las marcas deben de estar creadas.

4. Columnas para la carga de productos.

Para realizar el proceso debemos dar un formato específico a la planilla de Excel donde se encuentra la información a ser exportada, para hacerlo tendremos en cuenta los siguientes conceptos:

Los datos requeridos deben estar cargados desde la primera fila y columna (A1).
Cabe destacar que un mismo campo podría invocarse de 2 formas, como en el caso de CostoLista y CostoEstandar
La planilla no puede tener otros datos que no sean los debajo enumerados, y no pueden llamarse de otra manera de la aquí establecida

Productos

"Codigo"

"Descripcion"

"CostoEstandar"

"CostoLista"

"CostoEstandarMoneda"

"CostoUltCompra"

"CodBarras"

"Proveedor"

"ProveedorNombre"

"PrecioVenta: COD" (COD = Codigo de Lista en Jazz)

"PrecioMoneda"

"CodRubro"

"Rubro"

"CodSubRubro"

"SubRubro"

"IVAVentas"

"IVACompras"

"Existencias"

"Stock"

"Marca"

"CodMarca"

"CantidadBulto"

"StockMinimo"

"StockMaximo"

"PuntoPedido"

"Ganancia"

"Obs"

“FechaEdicion”

CAMPOS OBLIGATORIOS

Codigo: Debajo de él, estarán todos los códigos de los productos. JazzIT interpreta fácilmente este código:

Si no lo encuentra registrado en Jazz Office, crea un nuevo artículo.
Si lo encuentra, actualiza sus datos, incluyendo el precio y los demás campos que le pasemos en la planilla.

En el caso de no cargar códigos en el XLS, el programa le asignará el último número cargado + 1, si la planilla contiene códigos repetidos, JazzIT aceptará como válido al primero, lo ingresara y luego actualizara con los valores de los registros siguientes.

Por lo que al procesar la planilla anterior, solo queda registrado un único articulo con el código AA28 y le asigna el Nombre REMERA URUGUAY.

Tener en cuenta que si se pretende procesar una lista mas de una vez, como por ejemplo para actualizar los precios, la misma debe de tener los códigos previamente asignados, ya que Jazz en el caso de no tener asociado un código, generaría en cada proceso un código automático diferente, generando dos artículos diferentes con el mismo nombre.

Para trabajar con DESCRIPCIONES UNICAS la columna código no debe contener codificaciones, o sea debe de estar en BLANCO y hay que seleccionar la opción Búsqueda por Descripción.

Descripcion: Debajo de él estarán los nombres de los productos.

CAMPOS OPCIONALES

CodBarras: Podremos cargar los códigos de barra desde la planilla Excel

CodRubro: Podremos cargar los Rubros desde la planilla Excel. Si los rubros no están codificados, simplemente dejar en blanco los registros (líneas) y utilizar también el campo Rubro.

Rubro: Nombres de los Rubros desde la planilla Excel. Si los rubros ya poseen su codificación, no hace falta especificar este campo.

CodSubRubro: Nombres de los SubRubros desde la planilla Excel. Si los Subrubros no están codificados, simplemente dejar este campo sin información en sus registros (líneas).

SubRubro: Nombres de los SubRubros desde la planilla Excel. Si los subrubros ya poseen su codificación, no hace falta especificar este campo

IVAVentas: Se podrá ingresar el valor del IVA Ventas para cada Articulo (Deben ir con su codificación correspondiente, suponiendo que los productos a ingresar posean el 21% de iva en la columna habría que poner 01 (que es el código de IVA ventas)

IVACompras: Se podrá ingresar el valor del IVA Compras para cada Articulo (Deben ir con su codificación correspondiente, suponiendo que los productos a ingresar posean el 21% de iva en la columna habría que poner 04 (que es el código de IVA compras)

Inactivo: Desde aca se ingresara si el producto se encuentra activo o inactivo, lo que implica que el producto no participara de varios reportes. Los ingresos posibles para este campo son : "S", "SI", "YES", "Y", "VERDADERO", "TRUE" . Cualquier otro valor lo pone como Activo.

AjustedeStock: Esta columna se llenara en el caso que deseáramos ajustar el stock que tenemos actualmente, en el caso de querer que el stock disminuya, debemos escribir el número en negativo. Ej: -10. Si queremos adicionar cantidades al Stock actual, simplemente reflejar la cantidad Ej: 25

Stock o Existencias: A diferencia de AjustedeStock, directamente se asigna el stock físico a dicho artículo. O sea si cargamos Stock 20, y actualmente teníamos 7, Jazz hará una entrada interna de Stock por 13 unidades reflejando las 20 indicadas en la planilla a procesar con el JazzIT. Por lo que si ponemos en el Excel Stock 4, hace una salida interna de Stock por 3 unidades (calculando que tenia 7, para llegar a 4, automáticamente restamos 3)

Si actualmente el sistema posee stock, Jazz se ocupará de generar el remito de entrada o salida, según sea necesario.

CostoEstandar o CostoLista: Si se encuentran valores en esta columna se los asignará al campo Costo Estándar/Lista de la solapa productos en la pantalla productos de Jazz.

CostoUltCompra: Los valores que se encuentren en esta columna serán agregados al campo Costo Ultima Compra de la solapa Productos en Productos de Jazz.

DescuentoProveedorHabitual: En el caso que nuestro proveedor nos haga un descuento habitual esta es la columna donde debemos cargarlo(Permite ganancias combinadas).

CodigoProductoProveedor: En esta columna podemos anotar el código interno que le da nuestro proveedor a sus productos para así agilizar en el momento de realizar una orden de compra.

Ganancia: Aquí se anotará cual es el porcentaje de ganancia que queremos aplicarle a los productos (pueden ser ganancias combinadas).

Marca: Aquí irá la marca a la cual pertenecen los productos.

CodMarca: Aquí ira el código de la marca a la cual pertenecen los productos.

CantidadBulto: Aquí iría la cantidad de productos que vienen por bulto.

Proveedor:

A- Asignar un único proveedor para toda la lista

El proveedor deberá estar previamente cargado en Jazz Office. Solo debemos seleccionar el proveedor desde una de las opciones de JazzIT

JazzIT asociará automáticamente a todos los productos de la planilla el proveedor previamente seleccionado. Este es el caso mas utilizado, ya que siempre la planilla que nos envíe el proveedor será de un único proveedor.

B- Cargar distintos proveedores en una planilla.

Generalmente esto se utiliza para migrar artículos de una base actual (sistema o planilla XLS) para comenzar a trabajar con Jazz. Por lo que en ese caso si pudieran haber varios proveedores en la misma planilla.

Podremos hacerlo de dos maneras (B1 y B2).

B1- Esta manera es para proveedores previamente cargados en Jazz: para hacerlo debemos crear una columna que se llame “Proveedor”, y debajo de ella cargaremos los códigos de proveedores correspondientes de cada producto.

B2- Esta forma es para proveedores que no se han creado previamente en Jazz. Para utilizar este método, debemos crear dos columnas consecutivas en la planilla, una que diga “Proveedor” y otra que diga “ProveedorNombre”, la primera con el código, y la segunda con el nombre del proveedor, debajo de estas columnas, cargaremos los datos correspondientes, haciendo coincidir en cada fila el código y el nombre del proveedor según corresponda. Este campo no es requerido obligatoriamente.

Cumpliendo con estos requisitos JazzIT asociará el proveedor correspondiente a cada producto.

PrecioVenta: Este campo no es obligatorio. Esta columna contendrá los precios de venta de los productos, para que JazzIT asocie estos precios a una lista de precios debemos escribir la columna el “PrecioVenta” “:” “Codigodelalistadeprecios” Ej. Suponiendo que la lista de precios minorista tenga el código “min” la cabecera será la siguiente “PrecioVenta:min” . Este campo no es requerido obligatoriamente.

Para conocer cual es el código de las listas que utilizamos, ingresar en Jazz Office menú Ventas->Precios->Listas de Precios

Lo más común es utilizar una Lista “General”, que posee el código “1”

Por lo que la columna en JazzIT debería llamarse de la siguiente forma

PRECIOVENTA:1

PrecioMoneda: Asociará la lista de precios, y sus precios de venta a una moneda, esta podrán ser pesos, dólares, o euros. Este campo por si solo no hace nada, debe estar acompañado de la columna PrecioVenta.

Para realizar este proceso, debemos escribir los datos de la siguiente manera:

“PrecioMoneda” “:” “Codigodelalistadeprecios” Ej. Suponiendo que nuestra lista se llame mayorista, y su código sea “may”, lo escribiremos de la siguiente manera, “PrecioMoneda:may”, esta columna la podremos poner a la derecha o a la izquierda de la columna PrecioVenta indiferentemente.

Las manera de la que podemos escribir estas tres monedas son las siguientes:

Pesos : "$", "Pesos", "Peso", ""

Dólares : "U$S", "USS", "USD", "U$D", "Dolares", "Dolar", "Dólares", "Dólar"

Euros : "€", "Euros", "Euro"

Cualquier otra cosa se considera Pesos.

PuntoPedido: En esta columna anotaremos la cantidad mínima a la que queremos que se genere el punto de pedido de cada artículo.

StockMinimo y StockMaximo: En estas dos columnas anotamos el rango de stock con el que nos queremos manejar.

FechaEdicion; Con esta columna podemos filtrar por fechas dentro del mismo Excel. Solo se procesaran los campos que entren en el filtro seleccionado en la solapa “General”.

Un caso de uso seria, si tenemos una gran Lista de Precios y solo deseamos actualizar los registros que tienen en el campo “FechaEdicion” un valor superior a cierta fecha. Evitando así procesar registros que no cumplan con dicha condición.

FIN

Es indispensable poner la palabra FIN debajo del último dato de la columna Codigo. FIN no es una columna, es un valor que va debajo del ultimo Codigo.

Esto nos da la posibilidad de procesar planillas que tengan renglones vacíos o libres.

5. Notas Importantes

Las columnas pueden estar en cualquier orden.
Si no deseo procesar una Columna simplemente elimino su titulo
Los nombres de las columnas van sin “ ” (comillas) y sin subrayar.
Antes de cerrar Excel para hacer la exportación a Jazz, debemos poner activa la hoja en la cual se encuentra la planilla y guardar los cambios
Los precios de venta incluyen o no el IVA, dependiendo de la lista de precios que utilicemos (en Jazz Office se define si la lista incluye IVA). Para verificar esto ir a Jazz Office menú Ventas->Precios->Listas de Precios
Para conocer si los precios de costo incluyen o no el IVA, abra la solapa precios de cualquier Producto dentro de Jazz Office y vera reflejada dicha información junto a cada uno de los costos.
Recomendamos conocer Excel en profundidad, ya que nos será de gran utilidad para realizar formulas y cálculos con nuestras listas de precios. En determinados casos, es recomendable realizar formulas en Excel y subir los valores finales, respecto a los costos y los precios de venta. Logrando así, aprovechar la gran funcionalidad de Excel en el manejo de números.
Como JazzIT procesa muchos registros de precios, es conveniente hacer un backup antes de procesar, para poder volver atrás en el caso de procesar planillas por error o no obtener los resultados deseados.
La LISTA 0, es una Lista de Precios automática en Jazz Office (JazzIT no puede actualizarla). La misma se genera automáticamente a partir de los costos y la ganancia, por lo que si actualizamos los campos mencionados, dichos cambios se verán reflejados directamente en la Lista 0. (en parámetros del Jazz Office, se puede seleccionar cual es el costo que impacta en el calculo de la Lista 0 automática, ya sea el CostoLista o CostoUltCompra)
Haga una prueba antes de comenzar a trabajar con grandes listas. Arme una lista de ejemplo con 2 o 3 productos y procésela, para luego verificar si obtiene el resultado deseado. Esto le responderá muchas dudas y le permitirá ajustar las listas a su modo de trabajar.
Con JazzIT se pueden procesar los Costos, Ganancias y Precios de Venta (y varios ítems referentes al precio de un producto), pero recomendamos en un principio hacer los correspondientes cálculos en Excel y solo procesar con JazzIT los precio de ventas (que puede ser una única columna resultado final de un cálculo entre varias celdas). Aprovechando así la principal característica de Excel que es el manejo de formulas y cálculos. Una vez que logremos ser usuarios expertos de JazzIT, podremos ir viendo temas relacionados con la rentabilidad o la comparativa de costos entre proveedores.
Si existen diferencias de tipos de campo en el Excel (por ejemplo, en una misma columna datos numéricos y alfanuméricos), JazzIT puede malinterpretar los mismos, para evitar esto, es conveniente concatenar el símbolo “>” (Mayor) en los campos Codigo, CostoLista y PrecioVenta. Utilice la función CONCATENAR de Excel que explicamos en este mismo manual.

Ejemplo: CODIGO

>00001

>AD45

6. Ejemplo de cómo armar una planilla correctamente

Así es como posiblemente nuestros proveedores nos envían la planilla de productos.

Antes:

En la siguiente planilla (ya configurada), aparecerán los mismos datos que se encuentran en el Excel anterior, pero además agregamos el precio de venta(haciendo una formula a partir del costo) y el proveedor (en este ejemplo nuestro proveedor es “Ferresur”, el mismo debe de estar creado en Jazz como proveedor, y el código que le hallamos asignado allí debe ser el que incluiremos en la planilla (la ultima versión de JazzIT Excel permite seleccionar el proveedor actual, desde una lista desplegable).

Después:

Nota: Al grafico anterior falta incluir la palabra FIN debajo del ultimo CODIGO

7. Solapas intervinientes en la importación de Precios

SOLAPA GENERAL

Comúnmente trabajaremos en esta solapa.

Opciones

Agregar a la descripción del producto el nombre del proveedor

Este dato podría ayudarnos en las futuras búsquedas del artículo, ya que se cargara como parte de la descripción del artículo.

Actualizar el costo de Lista en %

Muchas veces se puede optar por realizar formulas en el Excel y directamente subir los valores finales, respecto a los costos y los precios de venta. También es posible asignar un valor en este campo.

Siempre realice pruebas con pocos registros, para verificar si los resultados obtenidos son los deseados. Por ejemplo utilice 5 registros de prueba.

Incluir el siguiente prefijo en el código del producto

Esta opción ofrece solución a productos que no necesariamente son del mismo proveedor, pero podrían duplicar su codificación, porque justamente provienen de diferentes proveedores. También ayudara en futuras búsquedas en Jazz Office, ya que podríamos listar los productos que comiencen con el código ZZ. En ese caso Jazz mostrara ZZ01 ZZ02 ZZ03, etc.

JazzIT propone automáticamente utilizar el código del proveedor como Prefijo. Usted podrá modificar manualmente dicho valor.

Como ya mencionamos, esta opción permite identificar los productos de un proveedor con un prefijo. Ahora bien, si por error proceso los productos del proveedor “Distribuidora Charcas” con una “C” delante (prefijo) de su código y luego vuelvo a procesar la lista, sin marcar dicha opción de prefijo, entonces vamos a experimentar los siguientes resultados.

Ejemplo: El proveedor nos envía una lista con los siguientes artículos.

Codigo Descripción CostoLista

00001 Coca Cola 1 litro $5

00002 Coca Cola 11/2 litros $6

00003 Coca Cola 2 litros $7

Si proceso con el Prefijo voy a obtener los siguientes artículos

C00001 Coca Cola 1 litro $5

C00002 Coca Cola 11/2 litros $6

C00003 Coca Cola 2 litros $7

Si vuelvo a procesar y olvido de marcar el prefijo, mi base quedara así (se duplicaran)

C00001 Coca Cola 1 litro $5

C00002 Coca Cola 11/2 litros $6

C00003 Coca Cola 2 litros $7

00001 Coca Cola 1 litro $5

00002 Coca Cola 11/2 litros $6

00003 Coca Cola 2 litros $7

Asignar el siguiente proveedor a los productos de la planilla

En el caso de migrar los productos de un sistema actual, no hace falta seleccionar esta opción, ya que la misma podría contener varios proveedores, pero si la lista es brindada por un único proveedor (como será el manejo habitual), se le asigna esa característica a los artículos intervinientes.

El proveedor habitual, se genera a partir de que nuestros productos pueden tener muchos proveedores. Uno de ellos es el habitual y los demás son alternativos.

No agregar nuevos productos. Solo actualizar los existentes

Esta opción nos permite procesar solo los productos que deseo trabajar, sin importar que el proveedor ofrezca muchos mas en su gran lista de precios.

Antes de procesar por primera vez los artículos de ese proveedor, se eliminan del Excel los productos que no utilizo. Al procesar con JazzIT por primera vez, incorporara a Jazz Office todos los productos de la planilla (Como se eliminaron los que no utilizamos, esos no se cargaran). La siguiente vez que nuestro proveedor actualice los precios, vamos a seleccionar esta opción para no agregar nuevos productos y solo actualizar los existentes. Esta opción configura JazzIT a modo UPDATE (Actualización) y no sumara los productos que no compramos a ese proveedor.

Para tener en Cuenta!

Es muy relevante estar atento a la selección de opciones antes de procesar JazzIT Excel. Ya que si por error, olvido de tildar esta marca, se agregarían cientos de productos no deseados a nuestra base de datos (ensuciando la misma) y si no tenemos un backup de hace un minuto atrás, no es posible volver atrás dicha carga!

Todos los procesos masivos son una excelente herramienta, pero mal utilizados pueden causar un gran desastre en nuestro sistema.

Siempre recomendamos realizar backup antes de procesar JazzIT, hacer pruebas pequeñas y luego de procesar toda una lista completa, verificar si los resultados son los esperados, caso contrario vuelvo al backup previamente realizado.

Búsquedas

A-Por Código B-Por Código y Descripción C-Por Descripción

A-Por Código

JazzIT busca únicamente por el código del producto

B-Por Código y Descripción

Si no encuentra por Código, busca por la Descripción

C-Por Descripción

JazzIT busca únicamente por la descripción del producto

Esto se utiliza para planillas sin código, donde JazzIT auto numera los códigos

Para ello igualmente se debe incorporar la columna código sin necesidad de indicar un código en particular.

D-Por el código que el proveedor le da a los artículos

Esta opción se puede utilizar desde la siguiente solapa “Código de Producto de Proveedor” e inhabilita las anteriormente mencionadas.

Los precios de la última compra son Sin IVA

Tildar esta opción si deseamos trabajar con IVA incluido (en el precio ultima compra)

Los precios son por bulto

Esta modalidad se utiliza cuando compramos artículos por bulto y el precio unitario se calcula dividiendo el precio del bulto por la cantidad de unidades de cada bulto.

Es necesario que el producto tenga asignada la cantidad por bulto, se puede utilizar la columna cabecera “CantidadBulto” de JazzIT para tal fin.

Si los productos ya tienen la cantidad por bulto asignada, no es necesario utilizar la cabecera, solo bastara con utilizar la tilde. Cabe destacar que manualmente se puede cargar dicho campo en el ABM de Productos y Servicios, solapa Stock.

Si desea obtener mas información sobre el uso del campo bultos, por favor diríjase al manual de Jazz Office y lea la sección donde se detalla el uso de la solapa Stock del ABM de Productos.

No crear el producto si el código esta vacío

Esta opción se utiliza, ya que predeterminadamente, si JazzIT encuentra Descripción con un código vacío, crea el artículo incorporando un código automático.

Nota Importante

Es claro que utilizar JazzIT lleva su tiempo de aprendizaje, pero mas tiempo insume cargar manualmente 5000 artículos.

Con el uso frecuente de la herramienta, usted procesara sus listas con mayor rapidez. Tenga en cuenta que si el proveedor envía solo 10 o 20 artículos, quizás sea más fácil ingresarlos manualmente.

SOLAPA CÓDIGO DE PRODUCTO DEL PROVEEDOR

Permite actualizar precios y costo, procesando la lista de precios por el código del producto del proveedor. Tenga en cuenta que cada vez que el proveedor nos envíe su Lista, utilizara sus propios códigos.

Para poder utilizar esta opción debemos tomar una Lista del Proveedor con sus códigos y cargamos otra columna con nuestros códigos

O viceversa, a partir de una lista propia, agrego una columna con los códigos de producto del proveedor

Pasos a seguir:

A – Enlace de nuestro Código con el Código de Producto del Proveedor

Esto se puede realizar manualmente en la solapa Proveedor del ABM de Productos de Jazz Office o bien utilizando los 2 campos mencionados procesándolos con la primer solapa General de JazzIT

B – Proceso la lista de mi proveedor utilizando sus códigos, con la solapa Codigo Producto Proveedor como se detalla a continuación (teniendo la relación hecha, de ahora en mas siempre se utiliza esta solapa)

Los campos son CODIGO (este es el propio) y CODIGOPRODUCTOPROVEEDOR

Hay que tener el código propio y el del proveedor, solo la primera vez que se procesa una lista, para que JazzIT entienda que el código del proveedor corresponde al código propio (es decir, hace el enlace entre los códigos). Luego cuando reprocesamos las listas de los proveedores, solo necesitamos indicar el código del proveedor porque Jazz ya sabe a que código propio corresponde o en caso de que la lista sea de un solo proveedor podemos elegirlo en el combo desplegable y ponerlo como habitual con el tilde en caso de que no lo sea.

Aclaración:

Los productos tienen que tener su código de producto del proveedor cargado para que JazzIT pueda hacer el enlace de los mismos. Si no están los podemos cargar usando el encabezado CODIGOPRODUCTOPROVEEDOR y procesar la lista estando en la primer solapa “General”.

Si en la lista hay algún producto nuevo (que no encuentra el código de producto del proveedor dentro de la base de datos) se generara un archivo Excel con estos mismos para poder completar los datos restantes y darlos de alta en la solapa “General”.

Es posible asignar manualmente el Código de Producto Proveedor, desde la solapa Proveedores de cada artículo en el ABM de Productos y Servicios de Jazz Office. Como así también el costo y descuento de cada proveedor, permitiendo su posterior comparativo por CostoReal (Costo de Lista - Descuento).

Esto también facilita la carga rápida de facturas de compra, ya que obviamente las facturas enviadas por nuestros proveedores se imprimen sus códigos y no los nuestros. De esta forma evitaremos las búsquedas de artículos por descripción.

Muchos usuarios utilizan el código del proveedor como código propio, solucionando así esta problemática.

Nota: Existe una funcionalidad dentro del ABM de productos de Jazz Office, que permite unificar artículos que se ingresaron duplicados porque en Jazz IT se los proceso 2 veces (una con código propio y otra con código del proveedor).

SOLAPA AYUDA

Nomenclatura de cada uno de los campos.

8. Importación de Listas con Artículos y Precios

Una vez configurada la planilla buscaremos al programa JazzIT ubicado en la misma carpeta que se encuentra guardado Jazz

Generalmente en C:\Archivo de programa\ Jazz\JazzIT.exe

Una vez que encontramos la carpeta haremos doble clic en el archivo JazzIT.exe, al hacerlo aparecerá la siguiente pantalla (depende de la versión de JazzIT que usted adquirió)

PASO I

Para importar artículos o actualizar nuestras listas de precios, seleccionaremos la opción 1 (Deseo importar Productos y Listas de Precios).

Se podrá elegir empresa y sucursal (en el caso de tener varias).

PASO II

Seleccionaremos las opciones que nos resulten de interés, y el archivo Excel correspondiente haciendo clic en el botón que se encuentra a la derecha del campo Archivo, al hacerlo aparecerá una pantalla donde podrá seleccionar dicho archivo:

Seleccione el archivo correspondiente y haga clic en Abrir.

Se desplegara una pantalla donde seleccionaremos la hoja de la planilla en cuestión y automáticamente volveremos a la anterior pantalla en la cual haremos un clic en Comenzar. (Recuerde que los libros de Excel, pueden poseer múltiples hojas).

Por Ej. En este caso la hoja de la planilla a importar se llama ARTICULO.

Si la lista posee mas de 5000 artículos y su PC no es muy rápida, tenga en cuenta que la operación puede demorar varios minutos.

Recomendamos ejecutar este proceso fuera del horario laboral y luego chequear si los resultados obtenidos son los esperados, caso contrario, vuelva a cargar el Backup que debe hacer antes de procesar las listas con JazzIT.

PASO III

Click en Comenzar

Mientras se ejecuta la carga de productos, podemos observar que aparece una barra de proceso, donde se informa el porcentaje actual de la carga.

En promedio, el proceso se demora en una máquina común, unos cinco minutos por cada mil artículos aproximadamente, este proceso se dará por finalizado, si y sólo si, aparece el siguiente cartel:

Al finalizar JazzIT recomienda compactar la base de datos, eliminando información temporal del proceso. Recomendamos realizar la compactación haciendo Clic en SI.

Si usted posee MySQL como base de datos, no hace falta que realice el proceso.

Al pulsar sobre el SI accederemos a la siguiente pantalla

JazzIT solicita una última confirmación para Compactar la base

El siguiente cartel, informa que el proceso fue exitoso

9. Reprocesando mis propios precios

Es posible procesar mis propios precios.

Si nos resulta cómodo realizar cuentas o modificaciones de precios en un Excel:

Podríamos generar un Excel desde Jazz (automáticamente con las cabeceras necesarias para JazzIT)

Luego editamos el Excel cambiando los valores que necesitemos, ya sea manualmente, usando formulas o funciones masivas como el Reemplazar (utilizando todo el potencial de Excel)

Luego importamos a Jazz Office dicha planilla con JazzIT

O sea, extraer los precios que ya tengo cargados en Jazz Office, generar una planilla con los mismos. Hacer los cambios que deseo en dicho Excel (aumentos, formulas, porcentajes, etc.) Y volver a subir con JazzIT dicha planilla

Digamos que a JazzIT Excel no le interesa si estoy procesando una planilla de un proveedor o es mi propia planilla.

Pasos a Seguir

1-Exporto mis artículos de Jazz Office a Excel

Menú ->Productos->Listado de Precios

Menú ->Productos->Productos para JazzIT

2-Modifico la Lista de Precios en Excel

3-Vuelvo a subir las modificaciones realizadas con JazzIT a Jazz Office

4-Consulto las precios en Jazz Office

Como lo indica la siguiente secuencia.

- Jazz Office →

- Excel →

- Cambio precios en Excel →

- JazzIT →

- Jazz Office

10. Planillas NO compatibles con JazzIT Excel

El siguiente Excel NO podrá ser procesado.

Esta planilla es fácil de entender para el Ojo Humano, pero no para la computadora. Ya que hay registros vacíos o que no corresponden con exactitud a cada uno de los datos.

Si el usuario acomoda la siguiente planilla, para que cumpla con el estándar requerido por JazzIT, la misma podrá ser procesada. Pero cabe destacar que quizá sea muy tedioso tener que cambiar toda la disposición de columnas, mover datos y realizar formulas, para tener una planilla más o menos ordenada para que pueda ser interpretada con JazzIT

En estos casos se recomienda evaluar la posibilidad de realizar una carga manual de dicha Lista de Precios. Si hablamos de miles de registros trataremos de buscar la forma de procesarlo con JazzIT, pero si son 100 registros nos convendrá realizar una carga manual de productos y precios, ya que perderemos más tiempo si adaptáramos la planilla.

11. Diferentes formas de aumentar precios

Dentro de Jazz existen diferentes formas de administrar los precios.

Justamente por eso conviene utilizar una u otra forma según nuestra necesidad.

A-Si necesito cambiar los costos o precios de venta de uno, dos o tres artículos, podremos cambiarlos de forma individual en el maestro de productos de Jazz Office, o bien desde el menú Ventas-> Precios, donde encontraremos varios métodos.

B-Si un proveedor nos aumenta todos los artículos en un 5%

Disminuye el precio del bronce en un 3%

Para todas las gaseosas nos aumenta $2

A la marca FIAT le disminuye %8

En todos estos casos se puede utilizar la Vista de Precios de Jazz Office

C-Ahora si nuestro proveedor nos envía una lista donde cada articulo de forma individual aumenta o disminuye sin un determinado patrón (como los mencionados en el ejemplo B donde utilizamos la Vista de Precios) entonces debemos procesar dicha planilla con JazzIT Excel, ya que esta aplicación se ocupara de verificar que articulo aumento, disminuyo y cual quedara igual (también agregara los nuevos artículos automáticamente a la base de datos).

NOTA: Si usted desea incorporar rápidamente productos que su proveedor NO le envía en una lista de precios (ya sea en Excel u otro formato digital), usted mismo podría generar su propia lista de precios en Excel y procesarla con JazzIT incorporando rápidamente todos esos artículos. Utilizando Excel para hacer cálculos, copiar nombres de artículos similares o realizar formulas para la generación de precios de venta.

IMPORTANTE: Aunque JazzIT permite procesar Costos, Ganancias, Descuentos y Precios de venta, en un principio, hasta que usted se ponga hábil con la herramienta, sugerimos hacer todos los cálculos intermedios en Excel, para solo procesar el Precio de Venta con JazzIT. (Aprovechando todo el potencial de Microsoft Excel en el calculo de precios con formulas).

12. Formulas de Excel que serán de ayuda

Recomendamos al usuario, conocer el uso de las siguientes formulas de Excel, ya que serán de mucha ayuda, para dar formato a la Lista de Precios a procesar

Para conocer su modo de uso, acceder a Excel e ingresar al menú Insertar -> Función..

=CONCATENAR

La misma permite unificar 2 o mas celdas de texto

En este ej. en la celda C2 se unificara el contenido de las celdas B2 y C2 (las comillas son utilizadas para dejar un espacio blanco entre las palabras CANDADO y 40MM)

Sin el blanco quedaría CANDADO40MM

=SI

=TEXTO

=VALOR

=IZQUIERDA

=DERECHA

=SUMA

=BUSCARV

=PROMEDIO

13. Problemas de Formatos

Es muy común que alguna columna de precios no ingrese a Jazz. Generalmente esto se debe a problemas en el formato de la planilla Excel

Detallamos a continuación dos posible soluciones

Solución 1

Una solución podría ser abrir una nueva planilla Excel, seleccionar la totalidad de las columnas y convertirlas a formato texto desde el Menú Formato -> Celdas

Entonces pegar el contenido completo de la planilla original, sobre la nueva planilla

Por ultimo convertir a formato Número todas las columnas correspondientes a Precios.

Luego grabar la planilla y procesarla con JazzIT

Solución 2

Recomendamos realizar el siguiente procedimiento si una de las columnas numéricas (precios) de la planilla Excel tiene problemas de importación a Jazz

Excel. Convertir números almacenados como texto a números

A-Una celda a la vez

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Comprobación de errores.

2. Asegúrese de que estén activadas las casillas de verificación Habilitar comprobación de errores en segundo plano y Número almacenado como texto.

3. Seleccione una celda con un indicador de error de color verde en la esquina superior izquierda.

4. Junto a la celda, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Convertir en número.

B-Corrección de un rango de celdas con problemas de formatos en los Números

Si usted desea realizar cálculos con Excel y tiene inconvenientes en las formulas, realice los siguientes pasos en dicha planilla

En una celda vacía, escriba el número 1.
Seleccione la celda y en el menú Edición, haga clic en Copiar.
Seleccione el rango de números almacenados como texto que desee convertir.
En el menú Edición, haga clic en Pegado especial.
En Operación, haga clic en Multiplicar.
Haga clic en Aceptar.
Elimine el contenido de la celda introducido en el primer paso.

Nota Algunos programas contables muestran los valores negativos con el signo menos (-) a la derecha del valor. Para convertir las cadenas de texto a valores, debe devolver todos los caracteres de la cadena de texto salvo el situado más a la derecha (signo de negación) y multiplicar el resultado por -1. Por ejemplo, si el valor de la celda A2 es "156-" las siguiente fórmula convierte el texto en el valor -156.

Datos	Fórmula
156-	=IZQUIERDA(A2,LARGO(A2)-1)*-1

Selección de pocos Productos de una gran lista

Modo de proceder si solo trabajamos algunos de los productos de una lista completa de un determinado proveedor:

1- Editar la lista del proveedor y eliminar los productos que no le compro o bien copiar a una nueva planilla los productos que si compro (esto depende de la cantidad de ítems, si son menos los que compro o los que no)

2- Proceso la lista con Jazz IT para que crear los productos

3- La próxima vez que necesite reprocesar la misma lista del proveedor, no tengo que eliminar los ítems del Excel, sino tildar la opción del JazzIT (No agregar nuevos productos. Solo actualizar los existentes en Jazz). Si me olvido de esto, puedo generar productos innecesarios en mi base de datos).

El campo prefijo se puede utilizar, para que no se superpongan los códigos de este proveedor con los códigos de otro proveedor

Ejemplo

PROVEEDOR A PROVEEDOR B

COD 1 CANDADO COD 1 ABRAZADERA

Si utilizamos prefijos, el candado va a tener código A1 y la abrazadera B1

Solución 3

Códigos con el signo '>'

Como prefijo cuando las columna contiene códigos numéricos y alfanuméricos mezclados. Eso funciona para el campo CODIGO como para CODIGOPRODUCTOPROVEEDOR, CODRUBRO, etc. para todas las columnas que hagan referencia a un código.

Dicho símbolo se puede adicionar manualmente o con la formula CONCATENAR de EXCEL.

14. Anexo Importar Clientes y Proveedores

Columnas para la carga de Clientes y Proveedores.

Codigo
Nombre

· Domicilio

CP
Localidad
Telefono
Celular
TelLaboral
Fax
Contacto
EMail
Obs
Vendedor
VendedorNombre
LimiteCredito
TipoIVA
CUIT
IdProvincia
IdVendedor
DomicilioDeposito
WWW
SaldoInicial
IIBB
DescuentoHabitual
Categoria
Actividad
Categoria
Pais
Zona
ZonaNombre

Codificación de los Tipos de IVA en Clientes/Proveedores
Mayúsculas y minúsculas es indistinto

Responsable Inscripto -> RI / I / INSC
Consumidor Final -> CF / Consumidor final / F / Final / Cons Final / Cons / C
Exento -> Responsable Exento / Exento / Ex / E
Monotributista -> Monotributista / Monotributo / MT / M / Mono / Monotri / Mon
Sujeto No Categorizado -> Sujnocateg / Sujeto no categorizado / No categorizado / NC / Nocat

Detalle de las Columnas

Codigo: Requerido siempre. Debajo de él estarán todos los códigos de los Clientes o Proveedores. En el caso de no existir código el programa le asignará el último número cargado mas uno, si se llega a encontrar códigos repetidos aceptará como válido al primero, y a todos los demás los eliminará y les asignara código tal como si nunca lo hubieran tenido.

Nombre: En esta columna se anotarán el Nombre o Razón Social de nuestros Clientes o Proveedores.

Domicilio: Aquí se anota la dirección.

CP: Aquí se anota el Código Postal.

Localidad: Aquí se anota la localidad.

Telefono: Aquí se anota el teléfono.

Celular: Aquí se anota el teléfono Celular.

TelLaboral: Aquí se anota el teléfono laboral.

Fax: Aquí se anota el número de Fax.

Email: En estos campos se anotan los respectivos datos de Clientes o Proveedores.

Contacto: En este campo se anota el nombre del contacto que tenemos ya sea Cliente o Proveedor.

Obs: Aquí se anotan las observaciones adicionales al cliente o proveedor.

Vendedor: Aquí se anota el código del Vendedor Asignado para el cliente.

VendedorNombre: Aquí se anota el nombre del Vendedor Asignado para el cliente.

LimiteCredito: Aquí se anota el limite de crédito del que dispone el cliente.

[NombreCampo]: Estos campos se agregan cuando se tienen Campos Adicionales o Comodines creados en el cliente. Entre corchetes se coloca el nombre que el usuario le dio al nuevo campo adicional. No hay límite para la cantidad de campos adicionales a utilizar.

TipoIVA: Categoría de IVA

La pantalla a completar es sencilla, ya que lo único que hay que hacer es seleccionar la planilla Excel a procesar y su correspondiente hoja.