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Rubros y Familias
Este menú contiene información sobre Natural Software, registro de propiedad intelectual, numero de versión que usted utiliza, módulos adicionales adquiridos, novedades (acceso directo a nuestro blog jazzgestion.wordpress.com), link a Mis Tickets Web y detalle de otros módulos que ofrecemos.
Escriba un código que represente al Rubro que desee buscar
Si el código no existe ingrese aquí la descripción del Rubro.
Si existe el código este camp será completado automáticamente
Código: Puede ser ingresado tanto en números como en letras (alfanumérico). Recomendamos ingresarlo con letras, siendo estas una abreviación del nombre o descripción del rubro (esto facilitara futuras búsquedas).
Importante: Es indispensable presionar ACEPTAR, luego de realizar un cambio o un nuevo ingreso.
Descripción
Detallara las características de nuestro producto.
Sub-Rubros y Sub-Familias
Esta función se utiliza para lograr una mayor agrupación de artículos.
Aquí seleccionará el rubro al cual pertenece dicho sub-rubro (previamente debemos ingresar los Rubros al sistema).
Aquí asignaremos un código al sub-rubro.
Aquí se describirá nuestro sub-rubro.
Aquí se asignara el descuento por cantidad al rubro.
Listas de Precios
Las imágenes se cargan haciendo doble clic sobre los recuadros y luego se pueden utilizar, para generar listas de precios con fotos de nuestros artículos agrupados por rubro.
¿Cómo Seleccionar un Rubro o Sub-Rubro ya Cargado?
Cuando se trata de RUBROS, presionando F1, o haciendo doble clic en el campo CODIGO, aparecerá una grilla listando todos los rubros ya cargados, para seleccionarlo, presionar doble clic sobre él (Esto ocurre con cualquier entidad del sistema, Clientes, Proveedores, Bancos, Vendedores, etc.).
Para SUBRUBROS, primero debemos seleccionar el rubro desde la lista desplegable. Luego podremos seleccionar el sub- rubro, tal como lo hicimos en el caso de RUBROS.
¿Cómo puedo modificar un rubro o sub-rubro que ingrese por error?
Hay que ir nuevamente al menú: Archivo, Rubro, o Sub-rubro, según corresponda, seleccionar el mismo y modificarlo. Es muy importante que después de haber realizado alguna modificación grabar el cambio presionando Aceptar.
¿Cómo doy de baja o elimino un rubro?
Lo seleccionaremos del mismo modo que si lo fuéramos a modificar y haremos clic en el botón eliminar.
Barra de Herramientas de ABM
Estos botones tendrán las mismas funcionalidades en todas las pantallas del sistema, el ABM se refiere a Alta, Baja, Modificación.
Armado de productos
Existen dos tipos de productos armados, los que bajan stock al facturar y los que bajan stock al ingresar al negocio. La diferencia existe en que los que bajan stock al facturar son productos que se arman minutos antes de ser vendidos, en el segundo caso el producto armado y mantenido en depósito hasta el momento de la venta.
Un ejemplo del primer tipo de productos es un plato de fideos, ya que está compuesto por pasta (fideos), salsa (tuco), etc. Cuando el cliente pide un plato de fideos en la cocina toman las cantidades de fideos y tuco, y arman el plato de fideos. En ese momento se factura (la factura permanece abierta hasta que el cliente se levanta de la mesa) y ahí es cuando se descuenta de stock el tuco y los fideos.
El otro ejemplo es una computadora, ya que esta se arma con sus piezas que ya se encuentran en stock y se deja en el depósito hasta que alguien la compre. Cuando se arma la computadora y se genera una entrada de stock, e inmediatamente el programa Jazz genera una salida de stock de sus componentes. Ya que no podrás vender más un disco rígido, motherboard, etc. Si no que podrás vender una computadora, y en ese momento no se descontaran sus componentes, porque ya fueron descontadas, sino que se bajara de stock una computadora propiamente dicho.
Si usted quiere crear el primer tipo de producto armado debe asignarlo así en el abm de productos y además debe seleccionar que este es un servicio ya que no baja stock.
Por lo contrario, si es un producto armado del segundo tipo debe dejarlo seleccionado en producto. Estas opciones se encuentran en la solapa ‘Más Datos’ dentro del abm de productos.
Una vez creado los productos que desean que sean armados y sus componentes debe dirigirse a Archivo/Armado de Productos y seleccionar el producto armado el cual vamos a asignarle sus componentes. Una vez hecho esto deberemos ir agregando uno por uno cada componente con su cantidad adecuada. Por ejemplo el plato de fideos lleva 200 gramos de fideos y 50 gramos de tuco. Haciendo clic en el botón con el tilde se guardan los datos. TIP: También se puede utilizar la tecla F10 para guardar los cambios hechos al producto armado).
En la siguiente tabla se puede ver en los casos que se aplica la salida de stock de los componentes del producto armado. En la columna ‘Producto / Servicio’ se detalla si se produce la salida de stock de los componentes cuando el producto armado esta dado de alta como producto o como servicio.
Productos / Artículos y Servicios
Es importante la correcta definición de códigos y descripciones de los artículos/servicios, ya que a partir de estas, podremos realizar consultas/búsquedas en el sistema.
En este formulario se definirá el producto que compramos o vendemos. Junto a las características podremos asociar un código de barras, el cual permitirá facturar y manejar el stock en forma rápida y dinámica.
Si usted posee una planilla Excel con sus productos, o datos cargados en un viejo sistema (bajo Windows o DOS), consulte a nuestro equipo por la posibilidad de migrar automáticamente toda su información a Jazz. También existe la posibilidad de adquirir la herramienta de importación de datos “JazzIT Excel” (con la que luego podrá seguir incorporando o actualizando automáticamente las listas de Precios de los proveedores, Clientes, etc.).
Dependiendo del Rubro de su empresa podrá cargar los artículos de diferentes formas que provee el sistema.
Archivo → Productos (ABM). Ingreso artículo por artículo.
Archivo → Generación Automática de Artículos Especiales (medidas, talles, colores, marcas, etc). Ideal para Calzados e Indumentaria
Archivo → Carga Masiva (Grilla símil Excel)
Si sus proveedores les envían las listas de precios por mail, consulte por nuestro modulo JazzIT Excel, para importar automáticamente dichas listas.
Definiciones generales para los artículos/servicios
En la mayoría de las pantallas (ABM) del sistema, podremos asignar un nuevo código y descripción, buscar un código en particular o bien realizar búsquedas en la grilla con F1 o doble clic o pulsando sobre el botón de la lupa (ver Rubros)
Jazz nos permitirá clasificar cada producto como “Servicio” o “Artículos”, también si son “comprados” y/o “vendidos” por la empresa. De tratarse de un producto o servicio, la diferencia se establece sobre el stock, ya que los servicios no manejan inventario.
Si existe un producto en 2 modalidades (original y alternativo), debemos cargarlos en Jazz como 2 artículos diferentes, ya que seguramente poseen precios y cantidades diferentes de stock. Por ejemplo:
PRODUCTO XXX ALTERNATIVO PRODUCTO XXX ORIGINAL
Por lo contrario si nos referimos a un mismo producto que compramos a 2 proveedores diferentes, debemos crear un mismo artículo y asignarle 2 proveedores en la solapa de proveedores del ABM de productos. Ejemplo:
PRODUCTO XXXX
PROVEEDOR A PROVEEDOR B
Archivo → Productos (ABM)
Aquí se definen todos los datos relacionados con el articulo/servicio que compraremos y/o venderemos. Cuantas más características/datos ingresemos en dicho artículo, mas serán los controles, estadísticos e informes que podremos realizar y más fácil será su búsqueda dentro del sistema.
Algunas veces es necesario definir un producto “Genérico”. Esto se utiliza para facturar rápidamente artículos que no están creados, o bien que no me interesa manejar su stock. También para cargar un servicio en un comprobante y utilizar parcial o totalmente su descripción.
Algunos Ejemplos:
A-El producto código = 1 que tenga por descripción un punto “.”
B-El producto código = 2 que tenga por descripción “Clavo”
C-El producto código = 3 que tenga por descripción “Articulo de Ferretería”
D-El servicio código = 4 que tenga por descripción “Servicio”
E-El servicio código = 5 que tenga por descripción “Mano de Obra”
Detalles de los Ejemplos mencionados:
En este caso se reemplaza dicho “.” Por un texto libre, “Remera Roja Talle M”, “Candado 40mm”, “Coca Cola 1 ½ Retornable”, “Servicio de Consultaría Mensual”, esto lo realiza el usuario de forma manual al crear un comprobante.
De esta forma podremos seleccionar “Clavos” sin necesidad de realizar. Búsquedas por descripción.
Esto facilita la selección del artículo, ya que generalmente tampoco se posee un código de barras en cada clavo (a no ser que los empaquemos en bolsitas de 10 unidades y en dichas bolsitas peguemos un código de barras).
Al seleccionar el código 2 en la factura, el sistema seleccionara automáticamente el articulo “Clavos” (los mismos pueden tener un precio asignado, por lo que podremos modificar la cantidad de unidades, o bien, cargar un precio manualmente). En el caso de los clavos se puede manejar la venta por Unidades / Gramos / Kg, etc.
Otra opción es adicionar un mayor detalle al texto del artículo, por lo que si seleccionamos 2 aparece la palabra “Clavos”, pero le podemos sumar “de Acero de 3mm”
Facturamos el artículo 3 para hacer referencia a un rubro en particular y en el ticket siempre dice “Articulo de Ferretería” donde el usuario indica manualmente el monto del comprobante. En las panaderías por ejemplo, se diferencian las “Tortas” del “Pan Común”, ya que los productos tienen asignada diferente alícuota de IVA y muchas veces se factura el articulo “Torta” sin detalle alguno, ya que no se detalla que torta es en particular, sino que se carga manualmente el precio o se vende por peso, por lo que el precio tiene relación directa con la cantidad (Kg). Por lo que en este caso podríamos definir solo tres artículos.
PAN FACTURAS TORTAS
El usuario utiliza ese texto como principio de la descripción y suma el detalle del servicio manualmente, ejemplo “Servicio de Limpieza”.
Este ejemplo podría ser similar al anterior, pero en este caso es un Servicio que no maneja stock.
Nota: En el ejemplo anterior mencionamos la funcionalidad factura para referirnos a cualquier tipo de comprobante, ya que es válido para Presupuestos, Pedidos, Remitos y Facturas.
Si realmente deseamos realizar un correcto control de stock, debemos crear diferentes códigos para cada producto. Duplicar Productos
En Productos y Servicios podemos duplicar un producto si estamos creando productos de similares características y lo único
que cambia entre ellos son datos mínimos como el color, el tamaño, el talle, etc.
Para ello debemos traer el producto a pantalla y pulsar el botón “Duplicar Productos…” debiendo asignar un nuevo código para el producto a crear manteniendo la mayoría de los datos del producto anterior.
La pantalla de productos posee varias solapas, las que detallaremos a continuación.
Solapa General
En este formulario se cargara la descripción, el IVA Compras y Ventas (obligatorios), si es un producto o un servicio, si tiene comisión, marca, código de barra y algunos otros datos referentes a nuestros productos.
Se podrá seleccionar rubro y sub-rubro (para generar uno nuevo, hacer clic sobre los rubros y luego presionamos la tecla “Insert”).
Los campos son opcionales, pero sugerimos cargarlos ya que facilitaran nuestras tareas y controles.
IVA: Haciendo doble clic seleccionaremos la alícuota correspondiente al producto, en el caso que no se encuentre, cerrar la ventana, y en el campo IVA, presionar la tecla INSERT, y aparecerá una pantalla donde se creará la alícuota correspondiente. También se podrá crear desde Archivo → Impuestos.
Rubros: Asociar los rubros y sub-rubros a cada artículo nos permitirá generar informes filtrando por dichos rubros y de esta manera obtener agrupaciones de artículos por familias.
Marca: Es una de las características del articulo. Desde el ABM se pueden crear nuevas marcas.
Cod. Barras: Se utiliza para identificar unívocamente los productos con los que trabajamos. Desde los informes de códigos de barras, se podrán generar etiquetas para los artículos que no las posean. Si tenemos un lector de códigos conectados a nuestra PC, podemos cargar rápidamente este dato, simplemente colocando el cursor sobre el campo y pasando el lector por la etiqueta del producto en cuestión.
Inactivar productos: Marcar un producto como inactivo, significa que el mismo no participara del circuito comercial habitual.
No se podrá visualizar en las consultas de precios, ni podrá ser utilizarlo dentro de un nuevo comprobante. Un articulo con movimientos, no se puede eliminar de la base de datos, pero si podrá inhabilitarse para su uso. Aunque el artículo se encuentre inhabilitado, formara parte del histórico de la base de datos.
Inactivar productos: Marcar un producto como inactivo, significa que el mismo no participara del circuito comercial habitual.
No se podrá visualizar en las consultas de precios, ni podrá ser utilizarlo dentro de un nuevo comprobante. Un articulo con movimientos, no se puede eliminar de la base de datos, pero si podrá inhabilitarse para su uso. Aunque el artículo se encuentre inhabilitado, formara parte del histórico de la base de datos.
Imagen: Cada producto puede tener asociada una imagen, la misma se asigna pulsando sobre el botón “Seleccionar” del recuadro “Imagen” y luego realizando doble clic sobre el archivo grafico correspondiente(las imágenes pueden obtenerse mediante una cámara digital, desde Internet o bien solicitando las mismas a nuestro proveedor).
Si trabajamos en red, No debemos seleccionar una carpeta local, ya que las demás PCs no verán las imágenes. Por lo que se deberán seleccionar imágenes desde una ruta de red compartida. Ej.: ( \\servidor\imagenes).
Nota: ‘’Problemas de velocidad en búsqueda de productos’’ Es común que cuando se buscan productos desde la búsqueda se quede “tildada” la consulta durante unos segundos.
En ocasiones sucede porque la foto que tiene asignada el producto no existe o no se tiene acceso de red a esa carpeta y la tardanza se debe a que Windows está intentando acceder a la misma. Jazz emite un mensaje informando de esa situación para entender mejor el por qué de la tardanza. Al colocar una imagen en productos se debe presionar Grabar.
Unir productos
Para unir productos tenemos que tener los productos dados de alta, presionando sobre el producto que va a remplazar a todos el botón de unir:
En la grilla que aparece primero se busca el producto que va a reemplazar a todos, se carga en la grilla y luego se cargan los que vamos a unir.
Se tildan y aparece un mensaje que nos informa que el producto unido se reemplaza con el nombre del nuevo.
El viejo producto quedara eliminado, siendo que todos los comprobantes y movimientos que haya tenido quedaran con el código nuevo que le asignamos.
Precios: Si aun no ingresamos los precios de venta, cuando grabemos el ingreso del producto, Jazz nos preguntará, si deseamos asignar precios de ventas. Si lo hacemos aparecerá una pantalla en la cual elegiremos la lista de precios correspondiente, precio y moneda. También es posible administrar los precios desde la solapa “Precios” y desde el menú Ventas → Precios
Además poseemos varias solapas como ser “Precios”, “Stock”, “Producción-Promociones”, “Proveedores”, “Descuentos por Cantidad”, “Garantías”, “Números de Serie, “Observaciones” y “Campos Adicionales”.
Carpeta Relacionada: Ubicada en el borde inferior derecho de la pantalla. Nos permite relacionar un directorio para guardar Documentación, Fotografías, Planillas y demás archivos referentes al producto en cuestión.
Importante: Cabe destacar que a los efectos prácticos de redacción de este manual, utilizaremos la palabra “Productos”, para hacer referencia a los Artículos, Productos de Fabricación propia o Servicios que deseamos administrar con Jazz.
Copiar productos
Se pueden copiar los productos. Crea un producto con un código nuevo, y la misma descripción este proceso no duplica, nros de serie, descuento por cantidad, insumos de productos armados, stock.
Búsqueda de Productos
Si pulsamos la tecla F1 en el campo Código o bien hacemos clic en el botón de la lupa. En la consulta de Productos (F1) estando posicionados en la búsqueda por código de productos, podremos tipear cualquier parte del código a buscar y en lugar de pulsar ENTER pulsamos la tecla F10.
ENTER: Buscar los códigos que comiencen con el texto indicado.
F10: Buscar los códigos que en cualquier parte contengan el texto indicado.
Como se observa en la imagen de ejemplo, en la parte inferior izquierda de la grilla de búsqueda podemos visualizar atributos de artículos que vamos seleccionando, por ejemplo: Rubro, Sub Rubro, Marca y Proveedor Habitual.
Doble Unidad de Medida
Doble unidad de medida, botón en Búsqueda de Productos (F1)
Haciendo clic en “Doble Unidad” obtenemos el stock del producto calculando por sus Unidades.
Informe de Doble Unidad de Medida: desde Informes → Stock → Doble Unidad de Medida.
Fecha de Vencimiento en productos
Desde Productos y servicios podemos asignar una fecha de vencimiento, y a partir de este dato luego podremos emitir informes
Observación: Sólo se puede agregar una fecha de vencimiento por producto. El uso de este campo puede combinarse con Campos Adicionales donde podemos agregar la ubicación en el depósito, así tendremos acceso a ésta información desde -> Informes -> Productos -> Fechas de Vencimiento:
Ahí filtramos por el periodo de fechas de vencimiento incorporando la opción del campo adicional “Ubicación”.
Pudiendo ordenar el informe por Código, Descripción o Campo adicional del producto.
Además, se incluye este filtro en la Búsqueda Avanzada de Productos, con lo cual se amplía el rango a todos los informes de productos.
Solapa Precios
En ella podremos cargar costos, impuestos internos y precios de venta
Costo Última Compra: Lo podremos cargar manualmente o bien cuando ingresemos una factura de compra para ese producto, se reflejara automáticamente el costo de la misma en conjunto con el nombre del proveedor.
Ultimo Proveedor: Aquí nos aparece el nombre del último proveedor al que le compramos el producto (generado mediante una Factura de compra).
PPP: Precio promedio ponderado. Este dato se calcula automáticamente teniendo en cuenta la cantidad y precio de última compra.
Proveedor de Habitual: Se define en la solapa de proveedores. Es el utilizado por Jazz para hacer los cálculos de precios.
Costo de Lista: A partir del cual podremos calcular el “Precio de venta sugerido” o “Lista 0” según el porcentaje de ganancia que deseamos y un porcentaje de descuento o recargo, como lo detalla la imagen a continuación.
Al realizar todos estos pasos automáticamente calcula el precio sugerido guardándolo en la lista predeterminada que viene incluida en Jazz (Lista 0).
Última Modificación: Aquí nos muestra la fecha en que fue modificado por última vez el costo del producto.
Impuestos Internos: Para que los impuestos internos los calcule después de asignar el % de ganancia y el % dto. / Rec debe tener el tilde en Parámetros Generales/ Avanzados / Productos. Sin esa tilde lo calcula antes del Costo Real. Con el tilde, después del Costo Real.
Ejemplo sin la tilde queda afectando el costo:
Con la tilde aplica los impuestos al precio de venta:
Calcular % ganancia a partir del precio final en Lista 0 (con o sin IVA) en ganancia con el botón F1 aparece la ventana de cálculo de precio final para que calcule el porcentaje automáticamente.
Nota: El cálculo del costo real, se configura desde el menú Herramientas
Impuesto No Gravado (compras): Se utiliza para productos como el combustible, que poseen otros impuestos.
Asignar Precios de Venta: Al presionar dicho botón se visualiza la siguiente pantalla, con todas las listas de precios registradas. Seleccionado una lista podremos agregar o modificar un precio y su moneda (pesos, dólares, etc.). Las listas se crean o modifican desde el menú Ventas → Precios → Listas de Precios
PPP o Precio Promedio Ponderado: Calculo automático, el mismo es influenciado por dos variables (costo y cantidad de compra).
Existen tres maneras de valuar las mercaderías que posee una empresa:
UEPS (Último entrado, primero salido, se valúa los bienes al precio de las primeras compras)
PEPS (Primero entrado, primero salido, se valúa los bienes al precio de las últimas compras.
PPP (Precio promedio ponderado); este último se calcula sumando el valor de las compras que tenemos en existencia, al resultado se lo divide por las unidades de mercadería existentes. Ponderar una cantidad es atribuirle el valor de la media a sus elementos (equilibrar los valores).
Ejemplo de cálculo de PPP:
Suponiendo el mes de noviembre de 2008, el producto “LECHE” Del día 01 al día 10 se vendieron 100 litros a 2,1
Del día 11 al día 20 se vendieron 220 litros a 2,4
Del día 21 al día 30 se vendieron 150 litros a 2,2
El precio promedio ponderado surge de la siguiente fórmula:
(100 x 2,1) + (220 x 2,4)+ (150 x 2,2)
————————————————- = 2,27 = PPP (100 + 220 + 150)
Ejemplo del Cálculo de Costos y Precios de Venta
Suponiendo que un proveedor nos ofrece el producto YERBA MATE a $4.Este será nuestro precio de Costo de Lista $4. Ahora si nuestro proveedor nos realiza un descuento del 10%, el costo realmente será de $3,6 (Costo Real).
Si nosotros deseamos obtener una ganancia del 100%, entonces Jazz generará un precio sugerido de venta de $7,2 que justamente se guardara dentro de la Lista 0 (Cero). Esta lista de precios es una de las tantas que se administran en Jazz, pudiendo manejar cuantos precios necesitemos por cada uno de los artículos.
Las listas de precios pueden estar enlazadas, por lo que al cambiar una podrían actualizarse las demás de forma automática. Usted podrá enlazar una lista completa por medio de Ventas->Precios->Listas de precios o bien modificar ciertos % para determinados artículos desde la vista de precios.
Tenga en cuenta que si trabaja con la lista 0 (precio sugerido) y no carga una Ganancia, estará colocando un precio de venta igual al costo.
Ejemplo: Podríamos tener la Lista Mayorista con un Descuento del 20% sobre la lista 0 y la lista Minorista que tiene un Recargo del 15% sobre la lista 0. Teniendo así, diferentes precios para el producto YERBA MATE:
Lista (0) Automática $7,2 Lista (1) Mayorista $5,76 Lista (2) Minorista $8,28
Solapa Stock
Desde aquí se podrá cargar el punto de pedido del producto, stock mínimo y máximo. También podremos visualizar el Pendiente y Disponible (ambos dependen de los Pedidos y las Órdenes de Compra).
El stock físico nos mostrara el stock real actual.
Ver Stock Físico/Bultos: Nos muestra el cálculo del Stock Físico dividido la Cantidad por Bulto del producto.
La Cantidad por Bulto: Es utilizada cuando el artículo a comprar, viene embalado o envasado en bultos cerrados. Por ejemplo los cigarrillos, los vendemos por unidad, pero a su vez las compras a nuestros proveedores las hacemos como bultos cerrados de 20 paquetes.
Por lo que si mi stock actual sugiere comprar 15 unidades, pero hemos indicado a Jazz que a este producto lo compramos en paquetes de 20 unidades, al verificar mis faltantes, Jazz va a informar que tenemos que adquirir 20.
Compra Mínima: Posee un uso similar a los bultos, pero se utiliza cuando el proveedor nos marca un mínimo a comprar, ya sea por una mejora en el precio o porque simplemente no vende menos de X unidades.
Punto de Pedido / Stock Máximo / Stock Mínimo: Son variables que permiten administrar los faltantes de mercadería (ver Informe Valorización por Reposición).
Punto de Pedido: Cantidad media de stock con el cual trabajamos habitualmente. Jazz nos avisara si estamos por debajo del límite normal de stock y debemos reponer mercadería.
Stock Mínimo: Se utiliza para conocer cuando estamos por debajo del punto mínimo indispensable que debemos tener en el inventario.
Stock Máximo: Aquí la variable controla el máximo de unidades que podemos tener en nuestro depósito. Se utiliza cuando por ejemplo el proveedor hace una oferta por una compra X superior a tantas unidades, por lo que debemos conocer si tenemos lugar disponible en el depósito o en las estanterías.
Stock Físico: Este es nuestro Stock real.
Stock Pendiente de Entrega: Esto es lo prometido a nuestros clientes (Pedidos)
Stock Disponible: Es el Stock Físico menos el Stock pendiente de Entrega (desde parámetros se configura si se tiene en cuenta el Stock pendiente de Recepción).
Stock Pendiente de Recepción: Este es el stock solicitado a nuestros proveedores por medio de las Órdenes de Compra. Fraccionamiento de productos compra mínima doble unidad de medida cálculo.
Sirve para el informe de clientes por zona.
Ejemplo de Cantidad por Bulto y Compra Mínima
Informe de Valorización por Reposición (Faltantes)
Por Ejemplo: Si vendemos Candados de 140mm de Bronce, al ejecutar el informe de faltantes (si tenemos los siguientes datos):
Stock Físico 3 Punto de pedido 10
Dicho informe sugiere comprar 7 unidades
Si tildamos Calcular teniendo en cuenta la cantidad por bulto/compra mínima.
Pero si tenemos cantidad por bulto 3, solo podremos comprar múltiplos de este, por lo que Jazz indicara comprar 9 unidades. Si definimos en Compra Mínima 20 unidades, Jazz indicara comprar 20 (que es mayor a 7).
Si modificamos el stock, al pulsar sobre el disquete se genera internamente un remito de entrada o salida según corresponda.
Entero y Fracción, son características del producto. Por las que luego se podrá agrupar los artículos con dichas características y totalizar los mismos en la impresión de la factura por medio de los siguientes campos:
Total_Enteros Total_Fraccionados
Cantidad / Precio de Venta máximo permitido en Facturación
Controlan que estos campos no se excedan en los valores ingresados.
Caso contrario al cargar dicho artículo en la facturación, Jazz mostrara los siguientes mensajes:
Nota: Usted puede manejar stock de los artículos que desee. Esto significa que podría comenzar con el stock de los productos más relevantes o de fácil gestión. Ejemplo en un Kiosco podríamos comenzar controlando las gaseosas, cigarrillos, enlatados, galletitas, papas fritas (artículos con código de barras) y luego de administrar exitosamente estos artículos, podríamos continuar con la gestión del inventario de caramelos.
Esto no significa que no se pueda llevar un correcto control del stock de caramelos, pero quizá no es tan relevante como otros artículos y podríamos decir no controlar el stock de ellos o bien controlarlo cuando ya tengamos otros temas más importantes resueltos. Esto es para ayudar al usuario a utilizar el sistema y no piense por ejemplo, en cerrar su negocio por 3 días para controlar todo su stock e ingresarlo al sistema.
Diferencia entre Bultos, Compra Mínima y Doble Unidad de Medida Bultos: Son los paquetes cerrados en que nos llega la mercadería.
Compra Mínima: Es la menor cantidad de unidades que podemos comprar a nuestro proveedor.
Doble Unidad de Medida: Es cuando puede medir el stock de un producto de 2 modos diferentes, ejemplo Kg y Unidad, como en el caso de los Quesos o los Helados.
Ejemplo: Imaginemos que tenemos los siguientes artículos:
COCA COLA DE 1 L: Viene en paquetes de 6 unidades DETERGENTE: Viene en paquetes por 24 unidades TAZA DE MICKEY: Viene por 10 unidades
LADRILLOS: Solo nos venden cantidades superiores a 1000 CEMENTO: Solo nos venden cantidades superiores a 500
Las diferencias de resultados presentadas en el siguiente informe son producto de tildar la casilla “Calcular evaluando la cantidad por bulto/compra mínima” en el informe Valorización por Reposición (Faltantes)
Cabe destacar que en el ABM de productos, el artículo en cuestión debe tener seleccionada la cantidad de bultos o compra mínima en la solapa Stock.
Doble Unidad de Medida QUESOS por Kg y por Horma CAÑOS por Metro y Unidad CARNE por Kg y Bulto
MADERAS por Unidad y por Metro
Es para controlar y contabilizar un doble Stock de nuestra mercadería!.Para ello también debemos ingresar la unidad en los comprobantes de compra.
Al habilitar el parámetro correspondiente, se podrá visualizar este campo en los comprobantes. Existe un parámetro, para que el campo Unidad Multiplique o No Multiplique por la Cantidad y así obtener el Precio Unitario.
Esta opción es utilizada para quienes venden rectángulos (planchas) de un tipo de material (goma espuma, cartón, madera) y si se llevan 2 unidades de 2×4 metros, es necesario que se multipliquen ambas variables, en cambio si por ejemplo quiero facturar quesos esto no es necesario, porque peso los 2 quesos (que no siempre tienen el mismo peso) y pongo 2 unidades, y en este caso no hay que multiplicar estos valores para obtener el precio del producto, ya que el mismo se sigue calculando a través del campo Cantidad (Unidad es a modo informativo para controlar el Stock de las hormas de queso).
Ventas por Bulto Cerrado
En la definición de productos se incorporo el control por bulto cerrado para los comprobantes de ventas.
Los productos que tengan esta definición solo podrán agregarse al comprobante de ventas siempre y cuando la cantidad coincida con los bultos. De esta forma obliga al usuario a ingresar los bultos o la cantidad correcta.
Para configurar debemos tener tildado en Parámetros Generales → 1.Comprobantes
Y en la Configuración Personalizada del comprobante.
Solapa Descuentos por Cantidad
Desde aquí se podrá agregar o modificar los descuentos por cantidad del producto pudiendo elegir entre monto o porcentaje del descuento que se realiza sobre el articulo.
Por Lista de Precios.
Desde los Rubros, también podrá realizar descuentos por cantidad de unidades para todo un Rubro / Subrubro. Estos descuentos pueden visualizarse al momento de facturar dicho producto.
Ejemplo
Al facturar 1 clavo (Articulo Nº 2) con precio de venta = $1
Nótese los diferentes descuentos al facturar diferentes cantidades de un mismo artículo. 51 clavos, el descuento por unidad es del 50% 50 clavos, el descuento por unidad es del 50% 49 clavos, el descuento por unidad es del 10% 10 clavos, el descuento por unidad es del 10% 9 clavos, el descuento por unidad es del 1%
1 clavo, el descuento por unidad es del 1% 100 clavos, el descuento por unidad es de $0,2
Copiar Descuentos por Cantidad de Productos
Se incorporo en Productos y Servicios (en la definición de los productos), la posibilidad de copiar los descuentos por cantidad del producto en curso a otro u otro grupo de productos.
Para ello, desde Productos y Servicios, solapa Descuentos x Cantidad, hacemos clic en el botón Copiar estos Descuentos a otros Productos
Así se reflejaría en una Factura:
Descuentos por cantidad y Listas de Precios Es posible que los descuentos por cantidad, únicamente sean necesarios para una determinada lista de precios
Ejemplo:
Lista minorista tiene un 30% de ganancia sobre mi costo
Lista mayorista tiene un 10% de ganancia sobre mi costo
Solapa Producción – Promos/Combos
Ver Anexo Modulo de Producción
Solapa Proveedores
Si cargamos el código con que el proveedor hace referencia al artículo, nos facilitara la forma de realizar los pedidos al mismo. Se pueden establecer algunas variables como ser: Costo (Costo de Lista); Ganancia en Monto o Porcentaje, en caso de ser Porcentaje podrá utilizar Porcentajes Combinados (10 + 5) % y su Bonificación de igual forma que la anterior.
Nota: Esto permite habilitar el Comparativo de Costos de Proveedores
Solapa Garantías
Aquí se establece si el producto tiene Garantía y la cantidad de días de la misma. Accediendo a Informes → Productos → Garantías podremos verificar si el producto en cuestión se encuentra en garantía y en caso negativo, cuantos días fuera de Garantía.
Solapa Observaciones
Aquí tendremos una gran página en blanco para detallar cualquier tipo de observación sobre el Producto/Servicio. Pueden ingresarse uno o varios renglones de comentarios.
Solapa Campos Adicionales
Son campos comodines o lugares adicionales utilizados para ingresar datos/características de nuestros artículos (es similar a los comodines de Clientes). Se generan desde el botón “Administrar campos adicionales”. Su objetivo es poder especificar características del producto no contempladas por Jazz.
Campos Adicionales en los artículos
Nota: Si ingresamos muchos artículos sobre los que luego deseamos cambiar parte de su descripción.
Ejemplo vendo PCs y el usuario las ingreso como
Computadoras
Computadora PIV 1 giga Ram 80 rígido Computadora PIV 2 giga Ram 160 rígido
Si tengo JazzIT Excel (Módulo opcional a Jazz Office para procesar Listas de Precios)
Exportamos mi lista a Excel
Remplazo los textos que no me gusta de forma masiva en Excel menú edición
Los vuelvo a reprocesar y subir la lista automáticamente quedando así:
PC PIV 1 GB Ram 80 Rígido PC PIV 2 GB Ram 160 Rígido
Se pueden crear Campos (inexistentes en el sistema), que detallen ciertas características de nuestros Artículos.
Por Ejemplo:
Ubicación: Datos referentes al lugar donde guardamos dicho articulo
Estante: Ídem ubicación
Góndola: Ídem ubicación
Color: Puede ser muy útil para locales de indumentaria
Talle: Igualmente tenemos un generador automático de artículos con talle y color en el menú Archivo
Estampado: Podría ser una característica de algunos de nuestros productos
O cualquier otro que se nos ocurra! Luego Jazz permite realizar búsquedas por los mismos.
Solución para Primeras Cargas de Artículos
Ingresar unos 10 artículos varios, ejemplo:
- ARTICULOS VARIOS
- SERVICIOS VARIOS
- ARTICULOS DE LIBRERIA
- CUADERNOS VARIOS
- ARTICULOS DE FERRETERIA
- ARTICULOS DE LIMPIEZA
- GOLOSINAS Y GASEOSAS VARIAS
- BULONES VARIOS
- GRAFICA VARIOS
- ART DE COMPUTACION
Estos productos/servicios genéricos podrían o no tener asignado un precio (en ese caso le asignamos un precio al momento de facturarlo). También es posible cambiar manualmente la descripción del mismo al momento de ingresar dicho ítem en el comprobante, ya sea adicionando mas palabras al texto o cambiando totalmente el texto del renglón.
Donde el usuario podrá vender o comprar (con mucha facilidad, tan solo pulsando un numero en el teclado) aunque el artículo en cuestión no exista, entonces ingresamos en el comprobante un articulo genérico (como los del ejemplo) y luego cuando tenemos tiempo, creamos realmente los productos / servicios faltantes (no demorando al cliente que me está comprando en ese momento).
Este método no gestiona stock por artículo, pero si permite comenzar a utilizar la Caja, los Presupuestos, los Pedidos, los Remitos, la Facturación, el IVA y poco a poco podremos comenzar a emitir informes, ya se nutren de información histórica para generar estadísticos.
Obviamente cuando logro administrar los puntos mencionados, si necesito gestionar stock, puedo seguir con el control de inventario, ya que conocemos la forma de cargar facturas de compra y venta (que es lo que incrementa o decremento el stock en forma automática).
Lo mismo si uno necesita cargar una F/C y no necesitamos manejar stock y no nos interesan las estadísticas de compras por producto, podríamos ingresar el comprobante de compras (F/C) con un único ítem (ejemplo SERVICIOS VARIOS) por el total de todo el comprobante. Esto también se utiliza cuando ingresamos comprobantes de telefonía, luz, gas, etc. Ya que no es necesario detallar en el ingreso de una factura por ejemplo de Teléfono, los diferentes artículos o detalles de la factura, sino un único ítem GASTOS DE TELEFONIA y problema solucionado.
Cabe destacar que para generar un reporte de estos productos, es posible buscar los mismos por código de artículo o por descripción, ya que como lo indicamos anteriormente quizás cambiamos su descripción manualmente en el momento de la facturación.
Es posible tener artículos de un mismo código, con diferente detalle en la factura”.
Para esto es necesario utilizar informes que muestren el detalle de los ítems de los comprobantes (en este caso podremos filtrar por código y descripción). En el caso de usar informes que totalizan artículos, este proceso agrupa por código, por lo que no podremos buscar por descripción (si buscamos por descripción, lo va a hacer por la descripción original del artículo – sin las modificaciones utilizadas al facturar). En el caso de tener diferentes precios para cada color/tamaño/modelo, deberá definir diferentes productos, entonces podrá controlar su stock en forma individual, caso contrario, defina todo como un mismo artículo genérico y esto facilitara la gestión en Jazz.
Ejemplo:
Ropa / Indumentaria Colores Varios Bulones / Tuercas Varias
Bonificaciones de Artículos por Proveedor
Esta función permite administrar las bonificaciones de uno o varios artículos, para un determinado proveedor.
Genera Automática de Códigos de Barra
Los códigos de barra, al igual que los códigos de los artículos, individualizan los productos. La diferencia radica, en que el usuario tipea manualmente los códigos, y el código de barras puede ser leído automáticamente con una Lectora que interpreta dicho grafico de barras y lo convierte a números (Para JAZZ no existe diferencia, si el código es ingresado manualmente por una persona o automáticamente por una maquina lectora de barras).
Esta pantalla copia el código de cada artículo en el campo código de barras del ABM de artículo. Se utiliza para automatizar la generación de códigos de barra de artículos que no vienen codificados por nuestro proveedor, evitando así el ingreso manual de los mismos.
Esta pantalla copia el código de cada artículo en el campo código de barras del ABM de artículo. Se utiliza para automatizar la generación de códigos de barra de artículos que no vienen codificados por nuestro proveedor, evitando así el ingreso manual de los mismos.
Pasos a Seguir:
Generamos los códigos de barra
Imprimimos las etiquetas desde el Menú Informes Pegamos las etiquetas en los productos
Ya estamos listos para Facturar los artículos, por medio de su código de barras
Para poder facturar con código de barras, si los artículos ya vienen con código de barra impreso sobre el paquete/envoltorio del producto en cuestión, solo necesitamos tomar el mismo y enlazarlo a dicho artículo.
No es necesario imprimir etiquetas de los productos que ya vienen impresos con su propio código de barras (como en el caso de los productos de supermercado).
Atención: Si utilizamos el tilde “Sobrescribir Cód. Barras si el producto ya tiene cargado”, este proceso eliminara los actuales códigos de barra y los reemplazara por los generados durante el proceso como una copia del campo CODIGO.
Generación Automática de Artículos Especiales
En las últimas versiones de Jazz, la generación de artículos fue reemplazada por la generación de artículos especiales.
Dándole así a nuestro cliente la posibilidad de poder manejar muchas más opciones, como Productos con 2 características, Productos con talles, Productos Combinados y Campos Configurables
Esta pantalla se utiliza para generar rápidamente varios artículos de características similares. Ideal para rubros como Lencerías, Calzados, Indumentarias, Buloneras (por los diferentes tamaños y modelos de artículos).
Solapa – Con 2 Características
En este ejemplo se crearan artículos Camisa Hombre con la combinación de las 3 características de tamaño y las 3 características de colores, por lo que arroja por resultado 9 artículos.
Luego de procesar podremos observar el siguiente resultado yendo a consulta de precios:
También se podría haber utilizado para generar múltiples tamaños de Clavos, Tornillos, Bulones, etc. Los artículos deben contener una misma descripción y variar
Ejemplo: En su Diámetro / Largo. En principio se deberán ingresar los Diámetros y Largos que se requieran.
Jazz mezclara la descripción con los diámetros y largos y generara múltiples combinaciones en forma automática, evitando así, la carga manual de cada artículo por separado.
Solapa – Productos con Talles
En el formulario se estableció la generación automática del articulo ZAPATILLA NIKE RUNNING DAMAS, para el rubro DEPORTE, para talles del 32 al 43 (incrementando de a 1 unidad).
Como resultado de procesar la pantalla anterior (con los parámetros marcados) se generaron automáticamente los siguientes productos.
Si se consulta Precios de Venta y Stock se obtiene:
Para la codificación de talles intermedios, se puede utilizar 3 dígitos en vez de 2.
Ejemplo: Lo habitual seria definir la codificación utilizada en la imagen anterior. Donde los últimos 2 dígitos son el talle del Calzado, pero resulta que tenemos talles medios, 33½ 34½ 35½ etc.
Entonces se podría generar la siguiente codificación:
Zapatilla 330 que representaría al entero 33 Zapatilla 335 que representaría al 33½ Zapatilla 340 que representaría al entero 34
Esto permitirá realizar las agrupaciones correspondientes en el informe de stock, que muestra en una grilla el inventario, convirtiendo las filas en columnas.
Ejemplo práctico en Jazz con los rubros Calzado e Indumentaria Si los códigos de los artículos mantienen una misma longitud de caracteres y los últimos dígitos determinan el talle del mismo, podremos obtener informes de stock en forma de grilla de doble entrada.
Informes → Stock → Informe de Stock. Desmarcar: Detalle de los movimientos
Marcar: Convertir Filas en Columnas (Planilla Excel)
Nota: Se debe normalizar la cantidad de dígitos que representan el Talle, Número o codificación por la que se desee agrupar y generar los encabezados de las columnas del informe de stock, dejando toda la codificación de nuestros artículos con la misma longitud.
Los últimos dígitos del código del producto son los que representaran dicho talle.
Ingresar la cantidad total de dígitos que poseen los artículos en cuestión y la cantidad de dígitos (parte derecha) del código que indican el talle o el color.
El resultado será un informe similar al siguiente:
Aquí mostramos otro ejemplo del informe con una mayor cantidad de artículos
Preguntas Frecuentes
¿Cómo hago para agregar un nuevo Rubro, o una nueva alícuota de IVA?
La tecla Insert nos permitirá adicionar Rubros y nuevas alícuotas de IVA, sin necesidad de cerrar la pantalla de productos. Simplemente debemos presionar la misma sobre el campo en cuestión. También lo podemos hacer desde el menú Archivo en la pantalla principal de Jazz, opción Impuestos o Rubros según corresponda.
¿Cómo Codificamos Nuestros Productos?
Jazz permite codificaciones alfanuméricas de 15 posiciones Existen tres formas de ingresar una codificación:
Manualmente, donde podremos ingresar una codificación cualquiera
Automática a partir del Rubro / Sub-rubro. Esta última se activa desde el menú: Herramientas → Parámetros Generales → Solapa Productos, hay que des-tildar la casilla “No generar código de producto automáticamente a partir de los Rubros/ Sub-rubros” Esto combina la codificación del rubro/subrubro, en una codificación para el articulo en sí mismo. O sea si el Rubro es Ferretería y se identifica con el código FER, y el subrubro es Clavos y se identifica con el código CLA, el articulo se codificaría automáticamente como FERCLA1, FERCLA2 y así sucesivamente
Automática, haciendo clic en el botón nuevo (hoja en blanco) o bien pulsando F2 en el ABM de productos. Esta codificación es numérica y avanza al siguiente número disponible.
Grilla de Ayuda
La grilla aparecerá cada vez que presionamos F1 o hacemos doble Clic en un campo “código”. La misma mostrara una lista de los elementos de la pantalla donde nos encontremos.
Por Ejemplo: Si estamos en una pantalla que hace referencia a los Productos aparecerá la siguiente Grilla, en cambio si estamos haciendo referencia al código de los Clientes, aparecerá la grilla con todos los clientes disponibles (el diseño de las posibles grillas es similar, básicamente lo que cambia es su contenido).
En la misma se podrán realizar filtros, para obtener una muestra clasificada de los ítems que contenga la misma.
Existen dos opciones para realizar la búsqueda, una por código de producto, y otra por la descripción, tildaremos cual corresponda.
En el caso de la grilla de productos podremos activar un check, para visualizar la imagen del Artículo en esta misma consulta Parámetros generales → Avanzadas → Productos
Nota: Si recordamos el código propiamente dicho, podríamos ver el contenido de un registro, sin la necesidad de acceder a la grilla. También es posible buscar un artículo por su código de barras.
Ejemplo Grilla de Clientes
Ejemplo Grilla de Bancos
Clientes
Aquí se administran todos los datos de nuestros clientes, como ser Nombre, Domicilio, Teléfono, Mail, etc. Podremos ingresar nuevos clientes, editar y eliminar los existentes.
Tenga en cuenta que las siguientes pantallas son similares a las que administran la carga de los proveedores.
Nota: El código 0 (cero) se encuentra reservado para uso interno del sistema. La codificación es propia de cada empresa.
Si se lo desea al presionar sobre el botón nuevo Jazz sugerirá un numero libre (el ultimo + 1), pero usted manualmente podrá asignar el código que desee. Pudiendo este ser alfanumérico.
Por ejemplo si usted posee una casa de servicios al taxista podría poner la Licencia de cada chofer, o bien si usted quisiera el DNI de cada cliente.
Se recomienda generar un Cliente con el código “1”, descripción “Consumidor Final”, tipo de IVA “Consumidor Final”, para poder facturar rápidamente cuando no nos interesa conocer en detalle los datos del cliente, ni llevar un histórico de sus compras.
Cabe destacar que al instalar el sistema, el cliente Nº 1 se genera automáticamente a modo de ejemplo.
Si el cliente va a tener cuenta corriente, abona con cheques, o por su condición frente al IVA corresponde generarle Facturas de tipo “A”, debemos completar la mayor cantidad de datos posibles, para una mejor administración y seguimiento del mismo.
Para agregar, modificar, o eliminar los datos, usaremos como ya lo hemos indicado en los Rubros, los botones inferiores de la pantalla que administran el ABM.
Si un cliente es marcado como inactivo, Jazz no permitirá generarle una factura, ni tampoco una Cuenta Corriente, etc.
Dicha marca se puede hacer o deshacer en el borde superior derecho de la solapa “Generales”.
Si tilda en Parámetros Generales → Avanzadas → Personalizar
Filtro por Zona, Categoría, Actividad, al dar de alta un nuevo cliente o proveedor.
Doble click en el botón de número automático, usara el código de los campos seleccionados como prefijo del cliente es decir nos buscará un número anteponiendo el prefijo ‘ZC’.
Esta pantalla cuenta con otras solapas, para establecer un orden sobre los datos.
Buscar un Cliente
Pulsar F1 con el cursor sobre Código
Atajos en pantalla de Clientes / Proveedores
Al ingresar los campos mail1 y mail2 podemos acelerar el tipeo de correos que sean hotmail, yahoo y gmail, pulsando Control+H (@hotmail) │ Control+Y (@yahoo.com) y Control+G (@gmail.com)
Búsqueda de cliente: Se pueden buscar clientes con los filtros: Zona y Categoría.
Se puede predeterminar para toda la sucursal desde Parámetros Generales → Avanzadas → Personalizar
En el ACP se puede bloquear a los usuarios para que no puedan cambiar esta configuración predeterminada
Ejemplo:
Pues aquí nos trae la búsqueda predeterminada con los clientes que tiene asignada Zona: 1
Actividad / Categoría
Aquí podrá marcar una actividad o categoría para el cliente. Las categorías se cargan simplemente escribiendo sobre la lista y de no existir, el sistema le sugiere crearla.
Tenga en cuenta que el campo es descriptivo, por lo que si genera una actividad llamada “Librerías” y luego genera otra llamada “Librería” el sistema las visualizara como dos categorías diferentes.
Por lo que se recomienda siempre verificar si una categoría existe antes de crear una nueva.
F1 F2 F4 F10 F11
Estas teclas permiten acceder al usuario a determinadas funciones comunes a la mayoría de las pantallas.
Antes de eliminar un cliente verificar que no tenga registros en Facturas, Presupuestos y Servicio técnico. Cabe destacar que no se permite eliminar un cliente que tenga movimientos relacionados, como ser facturas, remitos, etc. Esto se debe a un tema técnico de integridad de base de datos.
Sugerencia CRM, solicite a nuestro servicio técnico, una versión de Jazz con la copia de su base actual, para que procese potenciales clientes para ser llamados por un call center de tele marketing y al convertirlos en clientes reales los pasa a Jazz, sin ensuciar la base real con cientos de clientes potenciales que quizá nunca compran.
Inactivar Clientes
Marcar un cliente como inactivo, significa que el mismo no participara del circuito comercial habitual. No se podrá utilizar dentro de un nuevo comprobante. Un cliente con movimientos, no se puede eliminar de la base de datos, pero si podrá inhabilitarse para su uso.
Aunque el cliente se encuentre inhabilitado, formara parte del histórico de la base de datos.
Idea: Cree al depósito/sucursal/empleado/camión como “cliente” en Jazz…y podrá registrar pedidos o retiros de mercadería/insumos, también ingresar sucesos y emitir estadísticos.
Categorías de Clientes
Dentro del ABM de Clientes tenemos la opción de asignarles a cada uno de nuestros clientes una Categoría, que por ejemplo la podemos utilizar como para diferenciar clientes externos o internos (estos serian sectores de nuestra misma empresa que en tal caso hay que abastecer).
Para generar una nueva Categoría de Cliente, vamos al ABM de Clientes, nos posicionamos en Categoría, ingresamos una nueva Categoría y luego de presionar Enter, Jazz nos preguntara si queremos dar de alta esa Categoría, aceptamos y ya tendremos la nueva Categoría de Clientes generada.
Esta asignación de Categoría nos es útil después para poder generar cualquier tipo de informe que esté relacionado con la Categoría del Cliente, ya que la podemos utilizar como un filtro de búsqueda.
En este caso utilizamos el filtro de búsqueda avanzada de clientes, para solicitar un informe de clientes que solo tengan la categoría externos.
Solapa más Datos
Aquí se podrán cargar datos como mail, dirección Web, deposito y limite de crédito, el cual nos indicara el monto autorizado para dicho cliente.
Zona: De esta manera podríamos agrupar a los clientes de cierta zona, para luego ir a hacer las cobranzas.
Permitir Facturar en Cta. CTE: Si esta tildado, habilita el campo de limite de crédito, caso contrario el cliente en cuestión no podrá tener cuenta corriente. Como una excepción con permiso de administrador, se podrá emitir una factura en cuenta corriente, aunque no se encuentre tildada dicha opción.
Reservado: Se puede definir a un cliente o un proveedor como reservado y no ser incluido en las búsquedas ni en los informes excepto si se es usuario Administrador o se tienen los permisos necesarios. Se define desde la pantalla de Clientes (ídem Proveedores)
Límite de Crédito: El sistema no permite facturar en cuenta corriente más del monto especificado en el campo. Si no se indica un valor, significa que no hay límite de crédito, por lo que Jazz permitirá hacer facturas en cuenta corriente, sin importar el monto del comprobante. Para realizar los cálculos, se tiene en cuenta el monto actual de cuenta corriente del cliente.
Si el check de “Permitir Facturar en Cta. CTE”, no está tildado no importa el límite de crédito que tenga el cliente, Jazz no permitirá ingresar comprobantes en cuenta corriente.
Para controlar el límite de crédito de un cliente en la solapa de “Más datos” debe tener asignado un límite.
En el comprobante aparecerá un mensaje de alerta al usuario que esté intentando realizar un comprobante que pase el lím86ite de crédito del cliente
Para que se pueda autorizar la operación se debe ingresar la clave que tenga el usuario que es administrador del sistema ejemplo, usuario: Supervisor. Tendrá que poner la clave de supervisor ya que es el administrador.
El tilde de visualiza notas de pronto pago en impresión de comprobantes nos permitirá ver cuando facturemos al cliente y se imprima un mensaje informativo.
En este ejemplo veremos la impresión, que muestra el descuento y el saldo por pago antes del vencimiento.
Cond.de Venta: Se puede predefinir desde parámetros, la condición generalmente utilizada para la mayoría de los clientes, para que al facturar aparezca automáticamente (Contado, Cuenta Corriente, Cheques, etc.).
Igualmente esto se podrá modificar manualmente al momento de generar el comprobante en cuestión.
Ejemplo de la Pantalla de Facturación
Días Cta. CTE.
Predefine los días a futuro de la fecha de pago en cuenta corriente, luego al emitir una factura, aparecerá automáticamente la cantidad de días establecidos en la variable.
Solapa Campos Adicionales
Son campos comodines o lugares adicionales, utilizados para ingresar datos/características de nuestros clientes, que actualmente no tienen un lugar predeterminado dentro del sistema. Se generan desde el botón “Administrar campos adicionales”.
Su objetivo es lograr una base de fidelización y seguimiento de nuestros clientes, según el rubro especifico de nuestra empresa.
Ejemplos:
Un consultorio médico podría crear un campo llamado Obra Social.
Una casa de Repuestos podría crear un campo Auto tipo y Color, para conocer cuál es el automotor y por ende los repuestos a utilizar en la reparación del auto de su cliente.
Un campo Patente para poder ubicar a su cliente por el número de Chapa Patente.
Una casa de Informática, podría crear un campo Marca Preferida, para que el vendedor de turno sepa que ofrecer al cliente en cuestión.
Una casa de Indumentaria podría registrar el color preferido de su cliente.
Clientes Reservados (ídem Proveedores)
Se puede definir a un cliente o un proveedor como reservado y no ser incluido en las búsquedas ni en los informes excepto si se es usuario Administrador o se tienen los permisos necesarios.
Se define desde la pantalla de Clientes (ídem Proveedores)
Permiso relacionado para los usuarios que no sean Administradores
Informes (No permitir ver Clientes/Proveedores Reservados)
De esta forma, usted podría listar todos los clientes cuyo cuadro de Football es “River”, y luego cruzar información con los listados de cuentas corrientes, para aprovechar que están contentos y reclamarles el pago, o bien seleccionar los clientes cuyo cabello es “Castaño” y enviarles una muestra del nuevo Shampoo para cabellos Castaños.
Para acceder a dicho reporte ingresar en el menú Informes →
Clientes → Comodines
Si por ejemplo escribimos dentro del comodín F.aviso
El siguiente mensaje aparecerá en el pie de la pantalla de facturación, al seleccionar el cliente que tenga dicho texto en el comodín
Haciendo doble clic sobre el mensaje, nos abrirá la ventana de ABM de clientes en la solapa de campos adicionales, automáticamente para poder modificar el aviso desde allí. El usuario que debe tener el permiso de ver y editar clientes desde el ACP. (Ver permisos)
Podríamos utilizar esta herramienta, para identificar a clientes morosos, con problemas, para alertarnos sobre algún tema en particular, o como un simple recordatorio.
Por ejemplo podríamos poner “Si llama Pedro avisarle que la mercadería llega el jueves”. Si el monitor de nuestra PC esta en el punto de venta y lo visualizan nuestros clientes, simplemente podríamos combinar con nuestro equipo de trabajo, que si se escribe la letra “X” en el F. Aviso eso significa que el cliente tiene problemas de pago, o tiene cheques rechazados, etc.
F.Aviso2 se concatena al actual y se permite hacer Updates masivos para por ejemplo tener un aviso para todos los clientes, que el administrador/gerente ira cambiado semana a semana / día a día, se utiliza para por ejemplo avisar a los vendedores de una Oferta.
Código: 3
Nombre: MARIO MAYER
Domicilio: Localidad: Cód. Postal:
Provincia: (Seleccionar) Tel. Laboral:
Tel. Particular: Tel. Celular:
Mail: Segundo Mail: Fax: Actividad: Ind
Contacto:
IVA: Resp. Inscripto
CUIT: 20-22546522-4
Lista de precios: Lista General Descuento Habitual: 30
Zona: Zona Centro
Vendedor: El Vendedor no existe Transportista: X
Observaciones:
PLAN1: SERVICIO3: SERVICIO2: SERVICIO1: FECHA_ALTA:
F.AVISO: Brindar soporte Comodín: SUCESOS
Campos Adicionales en Clientes/Proveedores
Se pueden crear nuevos Campos, para ingresar datos específicos sobre nuestros Clientes y Proveedores.
Por Ejemplo:
Marca Preferida: Es bueno conocer las preferencias de nuestros clientes
Tipo de Contacto: Podría ser una diferenciación entre un potencial y un cliente actual Cuadro de Futbol: Cuanto más conocemos a nuestros clientes, mas podremos venderle Color de Pelo: Muy necesario para Negocios como ser una Peluquería
Referido por: Podríamos tener un estadístico, por donde nos contacto nuestro cliente (Google, Mercadolibre, Clarín, Revistas, Radio, TV, etc)
O cualquier otro que se nos ocurra. Luego Jazz permite realizar búsquedas y filtros por los mismos.
Solapa Observaciones
Campo de texto libre.
Es posible cargar una o varias líneas de texto y luego modificar o eliminar su contenido.
Carpeta Relacionada
En el pie de página podremos encontrar un path (ruta) donde podremos alojar información referente a este cliente, ya sea contratos, planos, documentación y todos los archivos que se necesite.
Como estos archivos no se guardan dentro de la base de datos, sino que lo que se registra es una dirección a una carpeta, conviene generar dentro del servidor una carpeta compartida con el nombre del cliente, ya que si apuntamos a nuestro disco C:\ ningún otro usuario podrá ver el contenido de dicha documentación.
Ejemplos de carpetas posibles
\\servidor\NaturalSoftware
\\server\cliente33
Solapa Descuentos
Permite enlazar descuentos sobre determinados artículos y servicios, para un determinado cliente. Se puede cargar un descuento general (hasta 20 caracteres), que aplicara al próximo comprobante que le generemos a dicho cliente, por ejemplo aquí si esta asignando un descuento del 10 + 2, que no es lo mismo que el 12%, ya que primero se procesa el 10% y sobre eso se vuelve a procesar el 2%. Jazz permite utilizar el símbolo “+” para sumar descuentos, por lo que podría modificar el descuento de este cliente y asignarle un descuento mas 10 + 2 + 4.
La pantalla posee dos solapas, que nos permitirán realizar descuentos por Artículos individuales o para todo un Rubro.
Descuentos por Productos
Aquí se establecen descuentos para cada uno de los artículos en forma particular.
Nota: Esta funcionalidad puede asignarse a una determinada lista de precios.
En Parámetros Avanzados \ Facturación: se puede configurar qué hacer cuando algunas de las % bon son cero.
Se refiere a que si un producto tiene % bon para determinado cliente y además el producto tiene un dto.
Fijo asignado (desde la solapa Precios en ABM de Productos), cual es la prioridad que utiliza. Se puede parametrizar para que utilice la bonificación del producto (diferente a cero) antes que la del cliente.
Descuentos por Rubro / Subrubro
Aquí se establecen descuentos para cada Rubro/Subrubro (logrando realizar agrupaciones de artículos con determinados descuentos).
También es posible aplicar un descuento para todo un rubro, tan solo debemos seleccionar el rubro en cuestión y luego en Subrubro seleccionar la opción “Todos”. Desde aquí se seleccionan los rubros / subrubros con Descuentos, y Lista de precios.
En el ejemplo se le aplica un descuento a todo el Rubro Electricidad, pero primero se deberá eliminar el anterior descuento, que solo influye sobre el Subrubro Cables negros.
Solapa Foto
Aquí podemos almacenar la foto o logo de nuestros clientes. Varios usuarios utilizan esta pantalla para resguardar alguna imagen sobre el trabajo/servicio que se le realizo al cliente.
Como sucede en la Carpeta Relacionada, los archivos no se guardan dentro de la base de datos, sino que lo que se registra la dirección del mismo (evitando así, incrementos en el tamaño de la base). Es recomendable generar dentro del servidor una carpeta compartida, sobre la cual deben realizarse continuos backups.
Solapa Sucesos
Es una práctica agenda, en donde se pueden incluir los eventos más importantes del cliente. La misma registra fecha, hora y nota del suceso, logrando diferenciar temas (estados) y usuarios que ingresan la misma.
En la lista “Estado”, podremos seleccionar o agregar (en caso de no existir) temas o categorías. Se recomienda usar un máximo de 10 tipos de Estados, para facilitar la utilización del modulo.
Debajo observamos que en el caso de desearlo podemos hacer uso del filtro por estado o por asunto para facilitar la búsqueda de la información.
En el caso de usar un Suceso con el Estado “Aviso” y colocar una fecha a Futuro, este se reflejara en el Semáforo de Avisos de la pantalla principal del sistema, funcionando como un calendario.
Doble clic en Sucesos
Con dicha pantalla, podremos detallar minuciosamente los sucesos que el usuario registro, especificando en mas renglones cada uno de los ítems.
Para mejorar la velocidad de carga de la solapa de Sucesos (tanto en Clientes como en Proveedores) se filtran por los últimos 50 sucesos y si queremos podemos filtrar por todos.
Solapa Estadísticas
Este formulario permite visualizar reportes del menú Informes, con el cliente actual preseleccionado.
También valoriza los remitos a la fecha de su emisión y a la fecha de hoy.
Desde parámetros es posible configurar el sistema, para que al Facturar los Remitos, se re calculen los precios de la mercadería Remitida.
En Productos Vendidos por Cliente, se puede confirmar la pantalla del informe a emitir para poder cambiar algún filtro.
Solapa Comprobantes
Aquí se pueden ver el estado de los comprobantes emitidos a un cliente.
En la misma se puede apreciar el tipo de comprobante que se realizo, la fecha del mismo y por el color podremos saber si esta paga, impaga o anulada.
Haciendo doble clic sobre cada registro, automáticamente visualizaremos el detalle del comprobante original.
El filtro por observación, nos permite realizar una selección de los comprobantes que cumplan con la característica ingresada.
Seleccionando un solo tipo de comprobante, se mejora la velocidad de repuesta de la grilla.
Si entra al comprobante y lo elimina, luego deberá hacer clic en Cargar Grilla, para refrescar la misma.
Carga de Clientes con Texto tipo Formulario
Se puede dar de alta clientes con la copia de un texto, se debe seleccionar la información y elegir copiar, luego en el ABM de clientes presionamos nuevo y apretamos el botón del medio que es pegar, esto nos completa los campos de clientes.
Archivo de Ejemplo con Todos los Datos Soportados:
Nombre: Juan Aquí se puede reemplazar Nombre por “empresa”
Domicilio: Rivadavia 842
CP: 1002 / “cod. Postal”
Localidad: capital federal / Aquí se puede reemplazar Localidad por “Ciudad”
Teléfono: 4342-8858
Tel. Particular: 1569999955
Tel. Celular: 158777744
Tel. laboral: 4999-8888 / Aquí se puede reemplazar Tel. laboral por “TelLaboral”
Fax: 011-6665555
Actividad: sistemas
Contacto: pepe / Aquí se puede reemplazar Contacto por “Apodo”
Email: info@naturalsoftware.com.ar / Aquí se puede reemplazar Email por “Mail”, “E-mail”
Segundo mail: ventas@naturalsoftware.com.ar
Obs.: esta es una observación
Limite crédito: 1200,51 País: argentina Provincia: buenos aires CUIT: 30-71002525-4
Domicilio Deposito: Maipú 999 WWW: www.naturalsoftware.com.ar Saldo inicial: 900,01
IIBB: 12-565656-1
Descuento Habitual: 10+5 / Aquí se puede reemplazar descuento habitual por “Descuento Habitual”
Proveedores
Aquí se administran todos los datos de los Proveedores, como ser Nombre, Cuit, Teléfono, saldo de la cuenta corriente del mismo y todos los datos inherentes a la información sobre dicho proveedor. Si desea conocer como se utiliza esta pantalla, por favor lea el apartado de “Clientes”, ya que comparten las mismas funcionalidades.
Al igual que la pantalla de Clientes, este formulario posee diferentes solapas en donde encontraremos espacios disponibles, para completar los datos de nuestro Proveedor.
Si tildamos la “casilla Inactivo” el proveedor no aparecerá en ningún movimiento o informe a realizar.
Recuerde que con el modulo Jazz IT Excel puede incorporar las listas de precio de sus proveedores en forma automática.
Con el mismo podrá incorporar 10.000 artículos con descripción y precio en 20 minutos. Consulte por dicho modulo a nuestro departamento de ventas.
Sugerencia
Para AFIP, RETIRO DE SOCIOS y otros gastos, se puede generar un PROVEEDOR INTERNO permitiéndonos así, endosar cheques y demás acciones. También podríamos asociar valores que nos ayuden a identificarlos:
CATEGORIA = ESPECIAL ACTIVIDAD = INTERNO
Para que luego en los informes sea factible realizar el filtro.
Cargue empleados como clientes Dueños como proveedores Locales como proveedores
Camiones y maquinas como clientes
Cambio de Bonificaciones
En la solapa descuentos, podremos asignar bonificaciones (como lo hemos hecho en clientes), pero a la inversa, estos son descuentos en las compras (y no en las ventas como en clientes).
Si en algún momento cambiamos la bonificación que este proveedor nos proporciona, Jazz intentara buscar artículos de este proveedor y de encontrarlos, les asignara automáticamente la bonificación que aquí establezcamos.
Al grabar descuentos para los productos pregunta si se quieren grabar los descuentos para los productos de ese proveedor.
Si se elige que Si, se graba en la solapa Proveedores de cada producto el descuento formado de la siguiente forma: Descuento Habitual + Descuento para el Producto
Automatizando la Carga de Clientes Registrados en Nuestra WEB
Si nuestro site Web permite registrar clientes y los datos de contacto nos llegan a través de un mail similar al siguiente, nosotros podemos copiar dicha información al portapapeles y pegar todos los datos juntos en el ABM de Clientes (Evitando la carga manual).
Empresa: OMAR SOTO Contacto: OMAR SOTO Teléfono: 015545976416 Rubro: EDUCACION
Mail: SOTO236@YAHOO.COM.MX
País: MEXICO
Ciudad: ESTADO DE MEXICO
Si ustedes desean crear este cliente en Jazz, no es necesario que lo registren manualmente.
Deben copiar todos estos datos al portapapeles (Ctrl + C)
Ingresar al ABM de Clientes, pulsar sobre el botón para crear un nuevo cliente (hoja en blanco)
Click sobre el botón que está abajo de la solapa Generales (de los 3, el del medio)
Automatizando la carga de Clientes de Mercado Libre
Del mismo modo anterior, podemos copiar los datos recibidos por la compra de uno de nuestros clientes a través de Mercadolibre y pegar los mismos en la pantalla de Clientes de Jazz Office.
Ejemplo del Contenido del mail de Mercado Libre nos Envía: Nombre: Empresa Carga Norte SA.
Apodo: CARGA NORTE (30)
Cantidad: 1
Precio final: $2250.00 c/u.
E-mail: cargaNorte@gmail.com Teléfono: 011 -1554446666 Ciudad: Capital Federal Provincia: Buenos Aires
Jazz Office nos permite incorporar automáticamente los siguientes datos:
Nombre Empresa Domicilio CP
Cod. Postal Localidad Ciudad Teléfono Teléfono
Tel. particular Celular
Acceso directo a Google Maps
Tel. Celular Tel. Laboral Tel. Laboral Fax Actividad Contacto Apodo Email
Mail Segundo Mail E-mail
Obs.
Límite Crédito País
Provincia CUIT
Domicilio Deposito www
Saldo Inicial IIBB
Descuento Habitual
Tanto en el ABM de Clientes como de Proveedores, al lado del campo Domicilio aparece un botón para ver el mapa tomando la dirección de los datos de pantalla.
Permisos relacionados: “Archivo\Clientes\Ocultar botón Ver Mapa” “Archivo\Proveedores\Ocultar botón Ver Mapa”
Se nos abrirá Internet Explorer con el mapa ubicado en los datos del domicilio (teniendo en cuenta país, provincia, código postal y localidad), desde donde podremos imprimir el mapa.
Vendedores
En esta pantalla cargaremos los datos personales del mismo, además su zona de trabajo, y la comisión que lo favorece, ambos opcionales.
Podrán ser seleccionados al momento de facturar o bien estar asignados a un Cliente (desde la solapa principal del ABM de clientes).
El sistema requiere que haya al menos un vendedor cargado para poder grabar cualquier tipo de comprobante: Por eso, en caso de no tener ningún vendedor registrado se informa el siguiente mensaje al intentar grabar “No tiene vendedores registrados en la base de datos. Por favor, ingrese uno desde Archivo → Vendedores para poder registrar comprobantes en Jazz”
Sugerencia: Codificaciones alfanuméricas, vendedores 001 002 003, permite emitir listados ordenados. Las comisiones pueden ser calculadas de varias formas, las mismas se visualizan desde el Menú Informes.
En este ejemplo ingresamos todos los datos del vendedor, aunque los mismos son opcionales al sistema.
La comisión ingresada es el 3%, lo que significa que podremos obtener el reporte de comisiones para este empleado, con solo haber registrado dicho vendedor en cada venta (factura) que realizo el mismo.
Ver “Rubros” para conocer la funcionalidad genérica a todas las pantallas de ABM.
Abrir Turno
Para poder utilizar esta opción, debemos colocar desde el ACP (Control de Permisos) la tilde que vemos a continuación.
En el caso que quiera informarse más acerca del Control de Permisos por favor diríjase al capítulo que hace referencia a este.
Es importante recordar que los permisos se los asignamos a grupos y no a usuarios, por ejemplo podemos tener varios usuarios dentro de un mismo grupo, aquí vemos el ejemplo en el grupo Vendedor.
Esta opción es recomendable para los usuarios Cajeros, ya que nos permite controlar fácilmente sus movimientos de valores.
Una vez asignado el permiso al usuario a través del ACP, vamos a Archivo → Abrir Turno.
Luego podremos visualizar la pantalla que vemos a continuación, donde podremos ingresar los valores en efectivo con las diferentes monedas (pesos, dólares y euros).
Es importante recordar que si un cajero tiene dos cierres de turnos diarios, debe crear dos usuarios diferentes, una por cada turno.
En la solapa de Tarjetas podremos ingresar los valores que corresponden a las diferentes tarjetas que manejamos.
Zonas
En esta pantalla debemos codificar nuestras zonas y darles un nombre. Con ellas podremos diferenciar las zonas relacionadas a un vendedor o bien asociarlas, para por ejemplo que el cobrador pueda realizar las cobranzas en una misma zona.
Transportistas
En esta pantalla cargaremos los datos de cada uno de los transportes que utilicemos. Usted deberá agregar sus transportistas, si es que lo requiere su administración.
Como cualquier otra de las pantallas del sistema, es conveniente cargar todos los datos posibles, en el caso de contemplar un uso futuro de los mismos.
Por Ejemplo: Podríamos querer especificar que transporte lleva X mercadería, o bien, tener cargados los datos de todos los transportes que utilizamos, a modo de agenda, para que nuestra secretaria contacte un determinado transporte de una manera fácil y rápida; O mejor aún, si la secretaria está ausente, podamos consultar el teléfono del Transportista en caso de ser necesario.
Días en Cuenta Corriente
Aquí se definen las diferentes cantidades de días, para automatizar la fecha de vencimiento de cada factura en cuenta corriente.
Predefine los días a futuro de la fecha de pago en cuenta corriente, luego al emitir una factura, aparecerá automáticamente la cantidad de días establecidos en la variable asignada al cliente en cuestión.
Sugerimos colocar como código el mismo valor que en Cantidad de Días, para luego recordar por ejemplo que el código 30 corresponde a 30 días.
Ver “Rubros” para conocer la funcionalidad genérica a todas las pantallas de ABM.
El tilde de imprimir en comprobante descuento por pronto pago nos permite colocar un descuento que se reflejara en el comprobante a modo de información, realizando un descuento por pronto pago.
Asignación de Categoría de Cliente para utilizar en la impresión del campo INFO_PRONTO_PAGO. Se imprimirán los códigos que tengan la misma Categoría que el cliente del comprobante a imprimir.
Marcas
Aquí se definen todas las marcas con las que trabajamos. Las mismas se asignan a cada artículo, desde el ABM de productos. Ver “Rubros” para conocer la funcionalidad genérica a todas las pantallas de ABM.
Administrar Comodines
Desde aquí se podrá modificar en forma masiva los valores de los campos adicionales, de clientes, productos, comprobantes.
Se debe elegir en tabla lo que se desea modificar.
Con una tilde obliga a que ese campo siempre este completo, debajo aparece la opción para cambiar masivamente el valor de los campos adicionales, donde se elije el campo y se coloca el valor para todo el mismo.
Como interpretar la información del registro LOG
Se accede desde Archivo → Mantenimiento → ver archivo de LOG. Aquí se podrá filtrar por usuario, periodo entre fechas, acción, o palabra/frase, por ejemplo numero de factura.
El programa Jazz, registra las tareas desarrolladas por el usuario en un registro único llamado LOG. La información se guarda cronológicamente indicando cada paso dado por el usuario para completar la tarea. Por ejemplo El usuario genera una nueva factura, la graba, el sistema consulta el medio de pago, se le indica el medio e imprime, el registro seria:
Genera Factura = MOD F/V 8-02
Graba Factura = Se GRABO F/V 8-02 del Cliente XXXX por $ 390.40 Consulta Medio de Pago = Se aplico COB 1-06 de $ 390.40 a F/V 8-02 Graba el Cobro e IMPRIME= Se grabo COBRO 1-06 de cliente XXXXX
Además se dividen los procesos que se realizan en cinco tipos diferentes denominadas ACCIONES.
NUEVO = Indica las altas de clientes, productos, etc.
MODIFICA = Inicio del proceso de carga de un documento (Pedido, Factura, Recibo)
ELIMINA = Cuando se BORRA del sistema información (cliente, documentos)
ERROR = Se guardan los diferentes mensajes que brinda el sistema, que pueden provocar o no el cierre automático preventivo del mismo, por ejemplo FISCAL SIN PAPEL, FISCAL PAPEL ATASCADO.
SENTENCIA SQL=Procesos que el usuario realice desde mantenimiento, por ejemplo liberar un cliente de cobro.
Ejemplo de Procesos Normales
Todos los procesos tienen un circuito básico lógico conformado por:
INICIO TAREA FIN
Por lo tanto podríamos decir que aquellos procesos que no contengan esta lógica estarían incompletos. Una secuencia correcta para el registro LOG se leería de la siguiente forma:
INICIO JAZZ
Bienvenido usuario XXX MOD F/V XXX1
GRABO F/V XXX1 CIERRE JAZZ
Si el usuario requiere de clave para autorizar crédito, cambio de precios o simplemente terminar su jornada laborar el sistema agregaría las autorizaciones con clave de la siguiente manera:
INICIO JAZZ
Bienvenido usuario XXX MOD F/V XXX1
GRABO F/V XXX1
SE CERRO PANTALLA DE FACTURA CON CLAVE RESTRINGIDA CIERRE JAZZ AUTORIZADO CON CLAVE RESTRINGIDA
Ejemplo de procesos en el archivo LOG:
En este caso el sistema está indicando una ACCION = X, que es un mensaje que le salió al operador en pantalla indicando un posible problema o contradicción a la tarea solicitada, en este caso luego de grabar el sistema imprime la factura, y no lo puede hacer por falta de papel.
SI el usuario no corrige lo indicado en el mensaje, el sistema podría llegar a CANCELAR el DOCUMENTO, generando de esta forma una diferencia de caja.
Este caso indica un correcto cambio e pantalla, ambos autorizados por clave, Ver que este proceso cumple con INICIO, TRABAJO, CIERRE.
Aquí se observa el pase correcto entre un usuario que termino el turno y otro que lo reemplaza, en donde tenemos un CIERRE de JAZZ y un INICIO por otro USUARIO
En este caso ante la consulta de forma de pago, el usuario cancelo el pago en efectivo y aplico un pago con TARJETA, véase que el sistema CANCELO un pago con valor 0 y aplico otro pago inmediatamente por el mosto total de la factura.
Este caso presenta un típico abrupto CORTE de sistema, obsérvese que hay dos INICIO JAZZ, sin CIERRE intermedio, el corte se produjo al querer generar un documento con el sistema bloqueado, este generó una eliminación del comprobante y cierre ANORMAL del sistema.
Este caso NO GENERA REGISTRO en la caja, ni en ningún otro registro del jazz de los valores del documento.
Ejemplo de cobros y documentos cancelados, por cambio de forma de cobro
Impuestos
En esta pantalla se debe asignar un nombre distintivo a cada impuesto, así como también el % de Alícuota y el Tipo de IVA, esto permitirá ubicar rápidamente un impuesto para asignarlo a un producto. Recuerde verificar si los valores cargados son correctos, ya que un error en los datos podría ocasionar problemas en los cálculos al momento de facturar o generar los listados de IVA.
Cada producto puede contener una Alícuota diferente, la misma se ingresa desde el ABM de productos, ubicado en Archivo
→ Productos o desde el link de la pantalla principal.
Al codificar las alícuotas, si existiera un cambio en el IVA, simplemente deberíamos reflejar ese cambio en la alícuota correspondiente y todos los productos que posean la alícuota serian alcanzados por la actualización.
Ver “Rubros” para conocer la funcionalidad genérica a todas las pantallas de ABM. Esto nos permite por ejemplo asignar a los productos de:
Computación el 10,5%
Ferretería el 21%
Libros y el Pan el 0% Exentos
Para acceder a los listados de IVA, debemos ingresar en Informes
→ IVA → IVA Compras o IVA Ventas
Impuestos Internos
Cuando se necesite incluir en el costo de un producto un impuesto interno. Se lo puede dar de alta de la siguiente manera:
Archivo -> Impuestos Internos -> Botón de Alta
Luego en la ficha del producto en la solapa Precio se presiona el botón verde de Más y se selecciona el impuesto.
Con éstas opciones el Impuestos Interno afectará directamente el Costo Real.
También puede hacer que el Impuesto Interno afecte directamente sobre el Precio Sugerido luego de calcular los % de ganancia con el siguiente tilde: Parámetros generales -> Avanzadas -> Productos, la opción “Calcular Impuestos Internos después de % de Ganancia y Dto/ Recargo.
En la ficha del producto, el impuesto interno se adiciona (si es importe fijo) o toma como base de cálculo el costo
+ la ganancia
También se pueden definir impuestos internos como el flete/transporte, mantenimiento, embalaje, lavado y secado, etc. Asignando esto a un costo.
Impuestos No Gravados (para cigarrillos)
Esta opción permite crear impuestos que luego se asignarán a productos específicos para que al facturar, el sistema calcule el porcentaje y lo agregue como NO GRAVADO en el comprobante.
Para crearlos se debe acceder a → Archivo → Impuestos → Impuestos no gravados → se debe crear un código manualmente o con la “hoja en blanco”, seleccionar si se aplica por monto o porcentaje y el valor.
Posteriormente se pueden complementar atributos como “aplicar en facturas B” y a “consumidor final”.
Para asignarlo al producto, se debe acceder a → Productos y servicios (F8) → ir a la solapa Precios → lick en la lupa de la opción “Impuesto No Grav.” y seleccionar el impuesto creado.
Estados de Comprobantes
Esta es una más, de las ya mencionadas agrupaciones de Jazz. Lo que permite luego emitir reportes de Presupuestos, Pedidos, Remitos y Facturas filtrando por cualquiera de estas características.
En el menú → Ventas → Cambio de Estados de Comprobantes, se permite configurar en qué estado queda el Comprobante Origen y Destino, luego de la utilización del Workflow de generación automática de un comprobante a partir de otro.
Para los comprobantes de compras, utilice la misma opción pero desde el menú Compras.
Estados de Sucesos
También es posible definir y parametrizar los estados de los sucesos de clientes y proveedores.
Se pueden asignar algunas características como el ticket y la prioridad, que nos ayudaran con nuestro servicio posventa (si es que lo ofrecemos).
Provincias
Este formulario se genera con el fin de poder mantener las compatibilidades fuera de la república Argentina
Monedas
El sistema tiene predefinido las siguientes monedas pesos, dólares y euros. El sistema opera únicamente con esas tres monedas.
Nota: Es importante cargar las cotizaciones de las monedas con las que vamos a trabajar. Es posible activar desde:
Herramientas → Parámetros que al iniciar Jazz, automáticamente el sistema solicite las cotizaciones.
Retención de IIBB
Aquí se definen los porcentajes de cada provincia.
Retención de Ganancias
En la tabla de Retenciones de Ganancia, se definen los diferentes códigos que se relacionan con el porcentajes sobre el monto que pagamos o bien, aplicable a una escala de montos.
Mínimo no sujeto a Retención: Si pagamos un valor menor a dicho monto, la retención no se calcula.
Retención Mínima: Si la retención calculada, es un monto inferior al indicado en este casillero, dicha retención no se aplicara.
Ya que siempre deberá superar el valor indicado.
Básicamente es lo siguiente: Se codifican las retenciones, se define un porcentaje fijo que se le calculó al proveedor al momento del pago, o bien se define según una escala aplicable.
Eso depende de la categoría que le corresponde a cada proveedor.
En caso de tener escala aplicable, este es un ejemplo:
Luego se asigna ese código de retención en el ABM de Proveedores
Al realizar un pago se podrá emitir un comprobante de retención como el siguiente:
Para reimprimir el comprobante debe ir a:
Archivo → Retenciones a las Ganancias → Reimprimir constancia.
Tickets
Asignaremos código y nombre (descripción) según corresponda. Los mismos nos permitirán comprar o vender con el medio de pago en cuestión.
Aquí se podrán definir todos los tipos de tickets existentes (Lunch ticket, Canasta, Restorante, etc)
Idea: Podrían definirse nuevos tipos de tickets, simulando una nueva moneda, vale, cupón o Boucher, asignado por el gobierno o simplemente una promoción de nuestra empresa, donde aceptamos dicho Cupón/Comprobante como medio de pago.
Tarjetas
Aquí se definen todas las tarjetas con las que trabajamos y se podrá asignarles el recargo que va a tener en cierta cantidad de cuotas. Luego podremos obtener reportes desde Informes
→ Tarjetas
Jazz Office permite realizar Notas de Crédito para Tarjetas! Dicha función contempla el pago mixto por Tarjeta y Efectivo Al seleccionar la opción de N/C por Tarjeta.
El efectivo lo ingresa a Caja automáticamente.
El usuario deberá cambiar manualmente el Estado el Cupón de
la Tarjeta a “Anulado”. 119
El nuevo módulo de tarjetas permite administrar Estados. Ir a Tarjetas → Cambiar estado de Cupones
Pendientes en Caja: este es un estado inicial automático cuando el cajero lo genera en la caja Pendientes de Acreditar: cuando el cajero se lo da físicamente a la administración.
Bancos → Cambiar el estado a cupones
Acreditados : En el banco… se concilian los cupones con la liquidación de tarjetas Compras → Liquidación de Tarjetas
Anulados (derivados de las N/C)
Planes Tarjetas
El código de plan de tarjetas se puede seleccionar mientras se carga la factura y la otra forma es cuando selecciona medio de pago tarjeta y le pide los datos de la tarjeta; ahí puede también seleccionar el código de plan. Para qué sirve cada uno:
El que se selecciona mientras se confecciona la factura es para que le cargue los descuentos/recargos definidos en el plan y los aplique en la factura (el comerciante es el que financia al cliente)
El segundo es cuando el cliente quiere saber al momento de darle la tarjeta para pagar, cuanto le cobraría la empresa de la tarjeta (Visa, Mastercard) utilizando un plan u otro.
Pero la factura no cambia, es solo a modo de consulta para informarle al cliente, los recargos se lo pagara a la empresa de la tarjeta.
Facturación con Múltiples Tarjetas
Una nueva funcionalidad de Jazz es la de permitir que se puedan seleccionar, para una misma factura, varias tarjetas como medio de pago respetando el recargo que cada una de ellas efectúa.
Esto viene a dar solución a las ventas realizadas con tarjeta que, por determinadas cuestiones comerciales, deben reflejar un recargo. Como ese recargo era aplicado como un porcentaje de recargo general a la factura, si los recargos de las tarjetas diferían unos de otros, se complicaba el reflejo de ese recargo en la factura ya que todos tenían que terminar en un único porcentaje que los englobara; cosa que se complicaba aun mas si además de abonarse con tarjeta se pagaba parte en efectivo y a ese monto en efectivo no se le aplicaba ningún recargo.
De esta manera, lo que se hace es seleccionar las tarjeta y sus planes correspondientes, y los recargos de cada plan serán agregados a la factura como un ítem mas de la factura.
Para configurar, primero debemos definir los planes de cada tarjeta, con sus respectivos recargos.
Como Jazz no maneja recargos de tarjetas sino descuentos, podemos ingresar el descuento en negativo que lo convierte en un recargo.
Para ello, vamos al menú Tarjetas → Tarjetas de Crédito y Débito
Además de definir cada plan correspondiente, asignamos un producto (que debe ser un servicio) que se utilizara para agregar el concepto de “Recargo” en la factura como un ítem más de la misma.
Luego, desde la pantalla de facturas, seleccionamos como medio de pago “Tarjetas” y haciendo clic en Herramientas, luego en Planes de Tarjetas nos abrirá la pantalla para seleccionar cada plan de tarjetas a utilizar.
Para aplicar correctamente la pantalla, seleccionamos el plan, indicamos el monto a aplicar para ese plan.
Por ejemplo, podemos querer pagar $1000 con una tarjeta, $1200 con otra tarjeta y el resto pagarlo en efectivo.
En el importe indicamos el monto a aplicar para la primer tarjeta y hacemos clic en “Calcular” para que los planes se re calculen de acuerdo al importe a imputar. Luego, hacemos doble clic sobre el plan que elegimos.
Si queremos cambiar de tarjeta, hacemos clic en “Buscar Tarjetas” y nos desplegara todos sus planes para que elijamos otro plan mas para aplicar.
En el siguiente ejemplo, se seleccionar dos planes de la tarjeta Dinners y el resto se abonara en Efectivo.
Hacemos clic en “Graba e Imprime (F10)” y se adicionaran a la factura los ítems correspondientes a los recargos de cada plan seleccionado.
Importante: La selección de los planes recién explicados debe hacerse antes de finalizar la factura, luego de haber agregado todos los productos y conceptos de venta.
Finalmente, los ítems de recargo aparecen reflejados en la factura
Recargos/Descuentos por Medio de Pago
Aquí se le asigna el Recargo / Descuento que van a tener los diferentes tipos de pago (cheques, cuenta corriente, ticket, etc). El mismo aplicara sobre el descuento total del comprobante, combinándose con el asignado al Cliente en su correspondiente ABM. De la misma forma que se asignan Recargos, es posible registrar descuentos.
Financiación
Esta opción se activa desde:
Herramientas → Parámetros Generales → Facturación → Solapa 1
En la siguiente pantalla se asignan los diferentes planes de financiación en cuotas. Se genera un código y se le da un nombre (“3 cuotas”, “Financiación en 3 cuotas”, etc.) y se le asigna el interés general que va a tener ese tipo de financiación (en este caso un 10%).
Debemos tener tildadas las casillas “Asignar fecha de la primera cuota al facturar”, así cuando generemos la factura, nos abrirá un calendario y nos pide que ingresemos la fecha del primer pago y tildar la casilla “Asignar días manualmente al vencimiento” así agregamos a cuantos días serán el resto de las cuotas.
Desde Archivo → Financiación, accedemos a la definición de Planes de Cuotas.
Cuando vendamos a un cliente en cuenta corriente, en la factura nos aparecerá debajo de la lista de precios la opción “Financiación”. Ahí mismo haciendo clic sobre la lupa podemos seleccionar las formas de financiación cargadas anteriormente.
Tener en cuenta…
Al generar la factura, la deuda del cliente se visualizara en cuenta corriente de la siguiente forma:
Por lo tanto el cliente debe un total de $2200.00-
Pero según en qué fecha estamos ubicados, veremos únicamente la deuda vencida.
Si hoy fuera 10/08/2018 me aparecería impaga la primera cuota por
$733.34.
La diferencia puede observarse tildando la casilla Composición de Saldos, desde el menú Informes → Cuentas Corrientes → Saldos de Clientes.
Categorías de Facturas
En esta pantalla se establecen las diferentes Categorías o Centros de Costos para cada factura.
Al ingresar cada factura se podrá marcar su categoría y subcategoría, para luego en los informes poder filtrar y agrupar los resultados. Su uso es opcional.
Esta opción se activa desde…
Herramientas → Parámetros Generales → Avanzadas →
Facturación
Backup (Esta funcionalidad solo se encuentra habilitada en Access)
Desde esta pantalla se realizaran los resguardos de información de Jazz!, Evitando posibles pérdidas de datos. Estas pérdidas generalmente se producen por cortes de energía o mal funcionamiento de la PC.
Al realizar Backup periódicos de la Base de Datos nos aseguraremos poder recuperar la información a la fecha del último Backup. Nosotros recomendamos realizar una copia de resguardo luego de cada jornada de trabajo (en diferentes soportes magnéticos
Ejemplo: Un CD diferente por cada día de la semana. Destino: Indicar el lugar (disco y carpeta) donde se realizara el Backup.
Si su versión utiliza base de datos Access puede generarlo desde el menú → Archivo \ Backup donde se creara el archivo Jazz.zip, ese archivo debe copiarlo al soporte magnético correspondiente. Ver Manual- Sección “Backup”
Los backups automáticos (compatibles con versión Access) se activan desde Herramientas → Parámetros Generales → Backup.
Si su versión es MySQL puede bajar el servicio del motor de la base de datos y copiar la carpeta Data ubicada la carpeta de la base de datos a un CD, DVD, etc.
Luego deberá restablecer el servicio del motor, para comenzar a trabajar.
Consulte a uno de nuestros ejecutivos de cuenta, por una aplicación adicional que permite realizar backups automáticos, en cualquier carpeta u otra unidad de disco externa. La misma es compatible con Access y MySql y se puede configurar para que se ejecute en un horario específico, por ejemplo a las 23hs, para que no interrumpa la utilización de Jazz en su horario operativo.
Medios disponibles para generar un Backup: Disco Rígido, CD, DVD, Reproductor MP3 (PenDrive), ZipDrive u otra PC de la red.
Tener en cuenta que no se puede hacer un Backup directamente sobre el CD por una restricción propia de Windows. Por lo tanto debemos tomar el archivo Jazz.ZIP y grabarlo en un CD con alguna herramienta de copiado especifico para CDs. (Ej.
Nero).
Nota: Es recomendable, hacer backups antes de procesar masivamente precios, utilizar la carga masiva, la asignación de precios , la Vista de Precios o JazzIT Excel.
Si luego de controlar el proceso los resultados no son los esperados podremos volver a restablecer la versión tal cual estaba antes de procesarlos.
El uso de esta funcionalidad es obligatorio si estamos recibiendo una actualización o una modificación a medida del sistema. Ya que al utilizarla podremos volver atrás, si los resultados no fueran los esperados.
Restore (Recuperar Backup)
Función para recuperar un Backup. Por ejemplo el jueves a la noche se realizo el Backup del sistema. El viernes al encender el PC descubrimos que el disco rígido no funciona. Luego al cambiar el disco, podremos volver a instalar el sistema y colocar el último Backup.
Esto significa que si la PC se rompe y el mismo viernes la arreglan, ese mismo día podrían estar utilizando el sistema con la misma información con que lo dejaron el jueves por la noche. Origen de la copia: Carpeta donde se encuentra el Backup a recuperar.
Backup Automático
Esta opción permite realizar backups automáticos, estableciendo la periodicidad de los mismos.
Natural Software no se responsabiliza por la pérdida de datos, que pudiera ocurrir bajo ningún concepto.
La utilización y/o almacenamiento y/o manipulación de los datos ingresados en el sistema son de exclusiva responsabilidad del Licenciatario.
Recomendamos realizar un Backup manual diario, en diferentes medios (por ejemplo CDs) de toda la carpeta donde se guarda el sistema (generalmente C:\Archivos de Programa\Jazz\)
Los backups automáticos se pueden activar desde el menú Herramientas → Parámetros Generales → Backup En el ejemplo anterior se detalla, como realizar un Backup automático todos los días.